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摘要：

隨著社會不斷的發展，信息技術在人們的日常生活、工作、學校檔案管理中得到廣泛的應用，在學校的檔案管理中發揮出了重要的作用。現階段，我國各學校在開展學校檔案管理工作時，由于檔案數量在不斷的增加，其內容變得越來越復雜化，利用信息技術是十分必要的，同時也是學校檔案管理工作在未來發展的趨勢。利用信息技術可以有效的減少大量的人力、物力、財力和時間，保證學校檔案管理的工作效率，從而提高我國各學校的檔案管理水平。本文對信息技術在學校檔案管理中的有效運用進行了簡單的分析。

關鍵詞：

信息技術；學校檔案管理；有效運用

前言

隨著信息技術和科學技術不斷的應用，各行各業在發展過程中都廣泛的應用信息技術，從而提高經濟效益與工作效率。信息技術不僅能應用到我國商業發展中，同時還能應用到學校的檔案管理中，從而解決一些檔案信息中的瑣碎性問題，減少工作流程，節省人力、物力、財力，應用信息技術最重要的一點就是提高檔案信息的工作效率。因此，做好信息技術在學校檔案管理中的應用，才能有效的促進學校快速發展。

1傳統學校檔案管理模式弊端的研究

學校檔案管理是學校發展的重要組成部分，學校檔案管理的好壞會直接影響到學校的發展。就目前來看，學校檔案管理是一種便捷的數據信息查詢方式，在人們需要數據信息時，能準確、及時、查找到有效的數據信息。在傳統的檔案人工管理過程中，不能滿足準確、及時、查找到有效的數據，其中存在著很多的不足，傳統的檔案管理需要人們將其進行不斷的研究。

1．1工作效率較低：由于學校人數較多，檔案數量也在逐漸的增加［1］。傳統的學校檔案管理方式主要是使用人工管理方式進行，對一些大量的數據信息進行整理收集，從而降低學校檔案管理工作效率。

1．2保密性較差：使用學校檔案管理方式，接觸檔案信息人數較多，導致檔案在管理過程中沒有較強的保密性。

1．3檔案檢索、維護工作困難：隨著社會不斷的發展，檔案數量不斷的增加，僅僅依靠人工進行管理很難實現檔案在日后的檢索與維護工作，從而降低學校檔案管理的工作效率及檔案的利用率，使檔案工作無法正常進行。

2現代化的學校檔案管理系統的特點

在這個信息技術快速發展時代，學校檔案管理工作也逐漸采用一些現代化手段來完成管理工作，從而跟上社會發展的腳步。信息技術在學校檔案管理中的應用可以有效的克服傳統工作的弊端，提高學校檔案管理工作效率［2］。

2．1檔案數據處理速度較快、容量較大、檢索方便：現代化信息技術在使用過程中包含了多種管理軟件，其自身在使用過程中都有著各自的功能。在學校檔案管理系統中，應該為其制定對應的工作目標，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去。在開展學校檔案管理工作時，現代化信息技術具有較強的系統容量，在學校檔案管理中常常會使用一些電子軟件、表格等，從而方便人們對檔案信息的查找工作。

2．2學校檔案管理工作需要專業工作人員擔任：在開展學校檔案管理工作時，所選取的工作人員要有較高的綜合素質水平、專業知識技能、職業道德，并了解現代化信息技術的操作，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去［3］。現階段，我國學校檔案管理相關工作人員普遍存在專業知識水平較低的現象，因此，學校應該定期開展現代化信息技術教育培訓，從而提高學校檔案管理人員的專業知識水平。

2．3現代化學校檔案管理工作中的不足之處，主要有以下幾點：（1）在使用信息技術將檔案數據信息存儲過程中，其存儲載體出現了較大的變化，將傳統的紙質檔案改變成電子文件檔案，從而產生一系列的學校檔案管理問題；（2）我國對現代化信息技術學校檔案管理制度不夠完善；（3）將傳統的紙質文件轉變成電子文件這對學校檔案管理人員來說是一項非常困難的任務，而且電子文件的數據信息也容易被復制，從而導致電子檔案的易改性存在著一定的不足。

3學校檔案管理工作信息化的有效途徑

3．1提高學校檔案管理標準化水平：傳統的學校檔案管理過程中，需要整理大量的紙質檔案，學校還需要投入大量的人力、物力、財力，并且在整理過程中其工作效率也不是很高［4］。直到現代化信息技術的出現，傳統的學校檔案管理方式得到完善，解決了傳統學校檔案管理中的不足。同時提高了學校檔案管理標準化水平，通過人們對信息技術不斷的研究，在學校檔案管理中得到了廣泛的應用，并深受檔案工作人員的歡迎。

3．2做好檔案數據庫建設工作：現階段，我國的學校檔案管理信息化還處于發展階段，還需要通過人們不斷的研究為其建立一個科學合理的數據信息庫，只有這樣才能將現代化信息技術在學校檔案管理中得到廣泛的應用，并提高學校檔案管理工作質量與工作效率。

3．3加強辦公自動化建設：信息技術可以有效的解決學校檔案管理中的信息數量，加強了學校檔案管理辦公自動化建設工作，主要體現在以下幾點：第一，建立全新的學校檔案管理制度，只需要一兩名專業技術人員進行管理，減少了一定的人力、財力、物力；第二，加大了信息檢索的功能，減少遺漏檔案信息存儲的問題，檔案信息也不會因為時間較久而產生變化，同時還方便人們使用；第三，加強了檔案管理的保密工作。

3．4提高學校檔案管理人員的綜合素質水平：只有學校檔案管理人員的綜合素質水平與專業知識技能達到指定的要求，才能做好學校檔案管理工作［5］。除此之外，學校檔案管理人員還需要具有多方面才能，并熟練掌握現代化信息技術，具有多方面的專業知識，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去，從而提高學校檔案管理工作效率與工作質量。

4總結

總而言之，在這個現代化信息技術快速發展的時代，只有保證學校檔案管理工作跟上社會發展的腳步，才能將學校檔案管理工作順利進行下去。同時在學校檔案管理發展過程中還要充分利用好現代化信息技術，從而提高學校檔案管理工作質量與工作效率。

參考文獻：

［1］李麗．信息技術在學校檔案管理中的有效運用［J］．佳木斯教育學院學報，2012，01：318＋331．

［2］楊麗麗．試析信息技術在學校檔案管理中的應用［J］．網絡安全技術與應用，2014，05：209＋211．

［3］韓玲．信息技術在學校檔案管理中的有效應用研究［J］．商，2015，19：74．

［4］鄒正華．加強信息技術在學校檔案管理中的應用［J］．學校檔案管理理論與實踐－浙江省基層檔案工作者論文集，2012，00：271－273．

［5］鄢虹英．信息技術在學校檔案管理中的運用策略［J］．現代經濟信息，2016，06：124．

作者:黃海洪 單位:云南省普洱市職業教育中心