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根據信息化時代和貫徹奧克信息化規劃、計劃的要求,總結近期ERP等信息系統和揚州化工園區等要求提送化工數據的情況和經驗,明確了當前的一項任務是需要提升各公司現有信息化系統業務、設施和人員履職的運營質量水平,以提升我們應對市場、政府和內部等方面對信息數據需求和問題處理的基礎能力。這不僅是各子公司兩化融合審核需要,更是上新項目的基礎和信息化管理上臺階的需要。為此,務請各子公司做好以下信息化基礎工作(包括但不限于):
1. 梳理子公司信息化系統和硬件、網絡(設備布局及網絡拓撲)等部署情況,要建賬列表入檔或修正賬表,要明確位置,有專門的位置擺放和可查閱資料和表賬,包括:信息化系統、軟件、硬件臺賬及其部署位置、時間、價格等,軟硬件的說明書,項目購買、建設實施和交付、驗收的資料。尤其是正在運行的信息系統,如揚州公司的ERP2.0、ERP1.0、PMCI、園區部署的安全信息系統、動設備檢測等系統。
2. 建立各子公司配備的專職或兼職的信息化人員體系,包括ERP的用戶。
3. 梳理和建立健全各系統、硬件等的使用、運維(故障判斷、報修、組織檢修和驗收等工作)和數據更新維護等信息工作職責、任務的建立、落實、檢查考核的制度規定,缺乏的應補建。
4. 梳理或建立子公司信息化部署和日常運維的記錄,至少有故障和問題處理記錄。
5. 總結和制定有效的子公司信息化安全應急措施。
6. 落實和推進子公司兩化融合體系工作(有兩化融合子公司)。
關鍵詞:會計基礎 創新 信息化
一、信息化環境下對會計基礎工作的沖擊
隨著信息技術在會計工作中的應用日益廣泛和深入,會計核算工作實現了由手工記賬到會計電算化再到會計信息化的飛躍,以ERP系統為例,它有效地提高了會計人員的工作效率,但是也對傳統會計基礎帶來不小的沖擊和挑戰:
(一)對會計人員的沖擊
一是會計基礎規范對會計從業人員的任職條件要求包括專業技術資格和職業道德兩方面,其中專業技術資格偏重于對專業知識的要求,但缺少對于信息技術、會計信息系統方面知識和技能的要求。
二是信息化條件下,會計憑證大都由前端業務集成,加強部門間的溝通和協作提上日程,對會計人員的溝通和協調能力提出更高的要求。
(二)對會計崗位設置的沖擊
信息化環境下,會計信息按照流程傳遞,基于會計業務設置的會計崗位和崗位職責顯得不合時宜,需要重新設置崗位和劃分崗位職責;另一方面,為了保證會計數據的完整和信息安全,需要增設其他崗位和職責。
(三)對會計核算的沖擊
隨著信息化的不斷深入,業務集成程度不斷提高,會計核算已經實現了前移,業務部門更多地參與核算中,物資、運維、基建等部門的業務人員通過業務操作直接生成會計憑證,但是各專業業務人員由于自身知識儲備結構的不同,對會計知識掌握程度參差不齊,給會計核算的規范性帶來巨大挑戰。
(四)對會計檔案管理的沖擊
一是信息化環境下,會計憑證、賬簿、報表都以數據形式儲存,電子會計檔案管理的問題亟待解決;二是信息化環境下,大量的會計記賬憑證自動集成生成,且數量龐大,憑證傳遞出現障礙,憑證丟失現象時有發生,會計基礎規范要求在保存電子數據檔案的同時要保存記賬憑證和賬簿,在此情況下,會計檔案管理面臨巨大沖擊。
二、主要做法及成效
(一)“多維立體”培訓,打造全方位復合型財務人員
會計信息化要求會計人員的知識結構不能只局限本專業,而要具備一定的綜合能力,既要懂會計專業知識,又要懂信息技術。會計基礎工作的規范程度、會計信息的質量水平;不僅依賴于會計軟件本身的設計和開發質量,也取決于用戶的使用水平,為此我們建立了會計人員“多維”立體培訓法。
1、“一維”――補充行業知識,促進專業間融合
針對財務人員行業知識缺乏的現象,一是財務人員跟隨接口業務部門深入施工現場,現場學習專業知識;二是邀請生產、營銷、基建等專業部門人員對相關知識進行講解,財務人員不僅能“知其然”,更能“知其所以然”,提高了部門間合作的有效性。
2、“二維”――組建關鍵用戶團隊,提升信息化水平
一是抽調公司財務人員組建關鍵用戶團隊,團隊定期開展培訓活動,研討信息化最新動態和適用性;二是發揮關鍵用戶的輻射作用,以點帶面,提升財務人員整體信息化應用水平;三是利用工作空檔,給前端業務部門相關人員開展財務知識培訓,規范前端業務操作,促進財務基礎工作規范化。
(二)新增會計崗位、重新劃分崗位職責
隨著信息化的不斷深入,集成程度的不斷提高,原有會計崗位的工作量發生變化,同時會計信息化衍生出的一些工作難以劃歸為某一現存崗位,因此有必要新增會計崗位和重新劃分崗位職責。公司在實際實踐過程中新增會計信息化崗位。
信息化程度越高,對于信息系統的依賴也就越高,信息系統此時的角色已經不再是會計核算的輔助工具,可以說是承擔了絕大部分的核算業務和部分預測、決策事項。信息系統的運行和維護工作不容忽視,為此,設置信息化崗位勢在必行,作為分公司,這個崗位的職責偏重于接收最新的信息化動態,指導財務人員提升信息化應用水平和監控各項信息化指標。
(三)增設“一紙一簿”,提高檔案管理質量
1、“一紙”――彩色憑證紙
信息化環境實現了會計系統和業務系統的協同,會計記賬憑證有多種表現形式,實行統一編號,不是簡單的“收付轉”三大類,不再區分現金、銀行和轉賬,且記賬憑證大小與原始憑證一致,顏色一致,會計檔案查詢難度大。公司創新性的采用粉、綠、藍三色彩紙作為記賬憑證打印用紙,粉色代表現金憑證,綠色代表銀行憑證,藍色代表轉賬憑證。在查閱憑證檔案時,一是能迅速區分記賬憑證與原始憑證;二是在記賬憑證統一編號、統一裝訂的情況下,能夠迅速在一本憑證中找到要查閱的憑證,節約了大量的時間。
2、“一簿”――會計憑證傳遞簿
前端業務集成使記賬憑證數量大增,給會計憑證的歸檔帶來很大困擾,如果不做記錄,很難查出憑證傳遞到哪個環節;如果不做記錄而發生憑證丟失的情況,也很難界定過失責任。為此,我們設計了會計憑證傳遞簿,該備查簿每人持有一本,將自己傳遞出的憑證登記在自己的備查簿中,接收人接收到憑證時在傳遞人備查簿中登記以備查詢,會計憑證傳遞簿記錄了一個憑證從產生至歸檔的全過程,保證了憑證歸檔的及時性和會計檔案的完成性。
三、 今后的發展方向
公司針對信息化環境下的新要求,對會計基礎工作做的少許創新,有效緩解了信息化對會計基礎工作現階段的沖擊,但是,會計信息化仍在不斷推進,針對新形勢必將提出更新的要求,對會計基礎工作也將是不斷磨合改進的過程,今后可能存在的問題和發展方向:
關鍵詞:信息化;資源共享;現狀;解決方法
信息技術是當代最具潛力的新的生產力,信息資源己成為國民經濟和社會發展的戰略資源,信息化水平己成為現代化水平和綜合國力的重要標志。企業信息化就是圍繞提高企業的經濟效益和競爭力,充分利用電子信息技術,不斷擴大信息技術在企業經營中的應用和服務,提高信息資源的共享程度。
在新世紀之初,人類正走進以信息技術為核心的知識經濟時代,信息資源已成為與材料和能源同等重要的戰略資源;信息產業已發展為世界范圍內的朝陽產業和新的經濟增長點;信息化成為了推進國民經濟和社會發展的助力器,信息化水平則成為企業管理水平及在市場競爭中綜合實力表現的重要標志。早在黨的十五屆五中全會就明確提出“大力推進國民經濟和社會信息化,是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措,以信息化帶動工業化,發揮后發優勢,實現社會生產力的跨越式發展”。在黨的正確領導下,全國各地的各行各業都在加緊制定自己的信息化發展戰略。近年來,很多企業都相繼投入了大量的人力、物力、財力在企業的信息化基礎建設上,主要是建立了以財務管理為主的信息化管理系統,實現了部分資源的共享。那么對于建筑施工企業來說,由于受行業自身特點影響,信息化發展程度相對較其他行業低一些,但在當前經濟發展情形下,信息化的發展水平也決定著建筑施工企業的生存發展,尤其在當前全球金融危機的環境中,建筑施工企業加強信息化基礎建設也是增強企業國際遇競爭力的必然要求。
一、加強信息化基礎工件的必要性及意義
從施工建筑企業的現狀來看,加強信息化基礎工作,推行信息資源共享尤為必要。
(一)財務信息失真、嚴重滯后的問題
集團各下屬企業財務人員由于受到內部的控制、部門利益和業務能力局限、未能實現財務信息化管理,為了及時出報表等的影響,常會造成會計核算不準,提前結賬、手工及半手工填制報表,難免不出現這樣和那樣的疏漏,造成報表不真實,如果集團各下屬企業之間的往來業務頻繁、內部交易量大,由于地域分散、入賬不及時等問題難以及時的對賬,信息不能及時的匯總核銷,極大地影響了對外關聯交易的披露和合并報表的抵消工作,這樣就會讓合并會計報表掩蓋了下屬企業的實際經營狀況,賬物不符、賬表不符;造假賬問題也就不同程度存在。而且即便是提前結賬報表也很難及時上報,每一個下屬報表單位每月少則都要拖個三五天才能上報,集團公司匯總則要推個十天八天數據才能合并匯總,報表匯總、合并、內部交易處理周期長、準確性低,造成提供的財務信息失真及嚴重滯后。
(二)集團監管乏力
由于目前建筑施工企業集團公司下屬各單位在信息系統建設上還存在分散化管理模式,各下屬單位自行開發或使用不同的管理軟件,集團公司管理層無法實時了解下屬企業的信息資源(財務狀況、經營成果、工程項目進展情況),對項目的切實監管也就無法實施。
(三)數據的可比性和一致性較差
集團企業信息化建設缺少統一的整體規劃,各分子公司采用的財務軟件不盡相同,有些集團公司即便是統一了財務信息系統并對會計科目設置和核算原則規定了統一標準,但在下屬單位具體應用中自行添加和修改的情況也是普遍存在的。集團難以通過匯總子公司的財務數據進行分析和管理,信息沒有在整個集團管理范圍內共享。
(四)管理模式與信息系統工具的矛盾日益突出及各種管理軟件之間的不相容
目前很多財務軟件的功能和定位是幫助企業實現會計電算化,以代替手工核算為目的,不能適應財務工作從核算到管理再到決策的趨勢,更無法適應集團企業財務管理的要求,管理模式與信息系統工具的矛盾日益突出;而且在一個集團公司內部的不同部門使用不同的管理軟件,各種軟件與企業財務軟件不能建立接口實現對接,資源不能共享。
因而在當前全球金融危機的形勢下,加強企業信息化基礎建設工作,推行信息資源共享,使用企業各職能部門之間信息得以連接,從根本上改變部門之間信息不對稱的現狀成為建筑施工企業提高管理水平的首要目標。
二、目前建筑施工企業信息化基礎工作中存在的不足
受行業特點及工作環境的影響,目前建筑施工企業信息化建設工作與其他行業相比還存在一定的差距,在信息建設中存在的不足,如信息觀念滯后,認識不足,信息化投入低,對信息資源的開發利用有限,對信息技術的應用欠缺,具體來說就是:“重建輕聯、重硬輕軟、重投輕用、重有輕管”;從事信息和計算機人才相對缺乏;基礎設施建設相對落后;這些都制約了施工企業信息化建設的發展。
(一)對信息化的認識上片面性及領導的重視程度不夠
對企業而言,信息化不單純指是實現網絡化辦公以及電腦的普及。確切地講,信息化不僅是一次技術革命,更是一次深刻的認識革命。信息化就是信息資源與信息技術,是同企業提高經濟發展需求相互聯系、相互結合的過程,這種聯系和結合越緊密,信息化水平就越高。總而言之,信息化是一個長期、艱巨、復雜的系統工程,涉及到企業管理理念、模式、資金運作、工程項目管理實施等諸多方面的變革,需要結合企業的實際情況分階段地逐步實現。但在現實工作中,企業領導雖然對企業信息化建設的重要性有了一定的認識,并加大了對信息化基礎建設的投資,但并未改變企業的管理模式,對信息化建設的實施情況及發展戰略并未給予更多的關注,讓有些信息系統的建立只流于一種形式,并未增強企業的管理水平。目前我國大部分建筑施工企業的信息化水平只能說是實現的財務電算化,并且是單機核算,即便使用ERP管理信息系統也只是應用了簡單的財務核算工作,僅僅是利用了計算機計算速度快的特點。
由于認識上的不足及領導的重視程度不夠,造成建筑施工企業信息化基礎建設現狀可以用16個字代替,也就是“重建輕聯、重硬輕軟、重投輕用、重有輕管”。主要表現是:信息化、網絡化建設技術開發上的盲目性,未能使正在使用軟件從局域網向廣域網的方向直接轉化;雖重視服務器等硬件設備的投資,卻忽略了信息系統的整體開發,造成各部門重復開發,加大資本耗費;雖然投入了大量的資金搞信息化建設,但實際工作中卻未真正的使用,依然按照傳統模式進行工作造成資源的極大浪費;有些單位雖然建立了信息化系統,但卻沒有安排專業的信息系統管理人員對系統進行管理,或者信息系統管理人員的業務素質偏低。
(二)精通信息化系統管理的復合型人才的缺乏及系統應用的人員相關培訓的不足
一方面,由于管理模式的制約,建筑施工企業長期以來,對計算機知識及專業管理知識的培訓是相互脫鉤的,缺乏對復合型人才的培養,過于單一化,造成懂計算機的不懂企業的業務操作及其適用的管理方法。不能把優秀的管理方法應用在信息管理系統中。
另一方面,建筑施工企業工程項目上財務人員受傳統管理模式的影響及局部利益的考慮,對信息化系統的使用抵觸,主觀上不愿意使用信息管理系統。計算機相關知識培訓的缺乏。目前有些工程項目上的財務人員對計算機應用的水平有限,對網絡知識掌握得也比較少,只限于單機操作和簡單的編輯工作,雖然經過短期的系統使用培訓,但由于思想未能轉變及培訓時間較短,具體應用時的效果并不理想,還存在問題,也造成信息管理系統在整個集團的全面應用的有效實施。
(三)個別地區信息系統所依附的網絡基礎設施的不暢通
由于建筑施工行業的特點,有些工程項目建在比較偏僻的地方,這些地方網絡基礎設施沒有建立,政府在通訊基礎設施建設等方面支持力度不夠。如果為了實現信息資源共享,使用集團信息化系統,就必須專門從網絡開通的地方拉一條專線,此項投資費用可能會超出其為企業所帶來的經濟效益,從企業經濟效益戰略管理角度來看,就為實現信息化建設帶來的困難。由于網絡流量的限制,影響工作效率,長期發展,使用者就會對其的失去興趣不再使用,這也是加強信息化基礎工作的主要問題。另一方面,政府信息化程度不高,沒能為企業信息化提供良好的支持環境和對接方式,未發揮對企業信息化的推動作用。
三、加強信息化建設的基礎工作推進信息資源共享
我國建筑企業信息化發展滯后于其他行業,因此,現階段我國建筑企業信息化的投資發展策略,主要應該是
對信息化建設有個正確的認識,根據自身財力、技術、發展戰略、市場核心競爭力等,研究介入信息化建設的時機、投資的力度、建設信息化的模式等。
(一)提高認識,加強重視,結合各集團公司的實際情況制定企業信息化建設的發展戰略
建筑企業促進信息化建設的戰略實現信息化是建筑企業生存發展、增強國際競爭力的必然要求。所以加強信息化基礎工作,推進信息資源共享首要任務就是,建筑企業必須深刻地認識到信息技術在工程項目實施過程中扮演著越來越重要的角色,從而加大這一方面產品的應用工作。而且信息化建設一定要從企業的本身條件出發,按照客觀規律的要求來推進。為此,建筑企業必須準確理解和應用信息化管理,對信息化管理進行評價,制定并實施有效的信息化發展戰略:
企業內部進行資源整合、準確定位。盡管在企業制度、管理模式、發展階段、經營規模等方面具有共性的企業,可以相互借鑒信息化建設的經驗教訓,但是,任何企業信息化模式(即使是非常成功的)都是不能完全照抄照搬的。
明確企業信息化建設的總目標和階段目標。由于企業的信息化建設是一個動態、長期的過程,因此,企業首先應制定總體目標,同時,根據企業本身的經營方式、產品特點、管理流程來規劃信息化發展的階段目標。一般來說,企業信息化建設的總目標有:加強企業各層人員(部門)之間、企業與各合作單位之間的溝通;加強客戶關系管理,提高服務質量;加強和優化企業管理水平,提高企業生產效率等。只有逐次實現階段目標才能不斷推進企業的信息化進程,如建立企業內部網絡,加強信息資源的開發利用,加強信息化基礎設施建設,包括計算機系統、數據庫系統、網絡系統、信息應用系統等;加快信息流通,實現內部資源共享;連接企業內部網絡和外部網絡,充分利用企業網和互聯網,建立網上招標及采購系統,積極推進企業電子商務,實現公司經營信息化,實現經營信息系統輔助決策智能化,建立工程項目管理信息中心系統;利用企業信息化系統的先進管理理念,調整企業管理與組織模式,使之與信息化系統相配套的,逐步實現企業各項工作的信息化管理等。
確定啟動信息化建設的時機及投資力度。信息化建設是一項系統工程,它的啟動涉及到企業管理理念的變革、流程的新建、重組與再造及企業資源的整合;關系到人員的工作方式、思想觀念等。因此,啟動時機和投資力度的選擇就變得至關重要,企業應全面、客觀地分析國家對信息化建設和企業自身對信息化建設的關系,蓄積動力,克服阻力,積極地、有計劃地準備信息化實施所需的條件,并由此確定啟動信息化建設的最佳時機和最佳投資額。建立信息化建設的總體預算,并形成基金式管理,以加強對后期升級及維護提供有效的資金保障。
(二)加大培訓力度,包括信息化專業治理人才的培訓及全體信息系統應用人員的培訓
由于信息化管理是一種技術上的變革,也是一種認識上的變革,同時更是一種管理模式上的變革,這就要求加強信息化基礎工作。推進信息資源共享的次要任務就是:應加強對既熟悉信息化系統又了解企業業務及管理方法的復合型人才的培養,同時還應加強對信息管理系統應用人員管理思想及系統應用的培訓工作。培訓的重點對象應該是具備較高的計算機技術和財務管理知識、將來充實到企業管理戰線來實施和應用這一系統的主要力量。一個企業應該擁有自己信息化治理專業人才(包括專業治理人才、系統配置人才、系統維護人才、網絡安全管理人才等)并設置專崗管理。企業應該在內部發掘一些有潛力的人員,并實施嚴格的培訓,使他們達到專業化水準,這樣不但減少了對外部專業技術人員的長期依靠,而且也實現了內部人員的優化配置。對企業財務人員及其他系統的應用人員而言,應在信息系統建立初期就對其對信息系統的認識和應用加以培訓,提高對信息化管理的認識以及應用水平的同時加強其對使用企業信息化系統時對標準化方案及政策的貫徹和執行,讓其能主動和自覺地使用信息化管理系統。
(三)政府加大通信基礎設施的投資力度,支持建筑行業信息化建設或是尋求開發一種能適時或不定期與信息化管理網絡系統實現對接的其他替代軟件
通信系統的不暢通也是影響建筑施工加強企業信息化基礎工作、推進信息資源共享的另一個重要因素,為了減少企業投資,降低風險,應尋求政府對建筑施工行業的支持,加大對通信基礎設施的投資力度,或者是尋求開發一種可以適時或是不定期能與企業信息系統實現對接的單機版軟件替代,以消除網絡不暢通給集團公司信息共享帶來的影響。
四、結論
綜上所述,我們已經認識到企業信息化管理是一個長期、艱巨、復雜的系統工程,建筑施工企業可根據企業實際情況出發,加強信息化基礎工作、推進信息資源共享,必須提高認識,領導加強重視,加強相關人員的培訓及尋求政府的支持。遵循著以財務管理信息系統的建立和開發和應用,逐步到工程項目管理信息系統與財務管理信息系統的溶合,從而實現整個企業的信息化管理的建立、改進和不斷地完善,使我國建筑施工企業盡快真正地實現信息化管理,信息資源達企業中達到真正地共享,方能在國際競爭中立于不敗之地。在當前全球金融危機的情況下,能適時地改進企業的管理模式,最終實現企業價值的最大化。
參考文獻:
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