電子檔案管理規范范文
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第1篇
[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）07（c）-105-02
Standard management and utilization for electronic medical record
CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei
(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)
[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.
[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record
電子病歷檔案是醫務人員對病人進行問診、查體、檢查、診斷、治療、護理等醫療過程中形成的文字資料的總和；它不僅是病人住院期間診療過程的真實反映，具有法律效用的原始材料，而且還是醫療機構臨床、教學、科研的寶貴財富以及綜合評價醫療質量、技術水平、管理水平的依據。
1電子病歷檔案的規范管理
環節病歷質量的規范管理與監控是病歷管理中最重要的一環，它能及時發現和糾正醫療運行中環節病歷存在的問題，最大限度地減少醫療缺陷的發生，提高醫療安全。醫院質控部門應按《執業醫師法》、《醫療機構管理條例實施細則》、《醫療事故處理條例》、《病歷書寫規范》等相關法律中，規定的三級查房制度、術前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環節病歷質量。檢查病歷書寫的及時性、準確性、醫療質量、上級醫師審檢病歷等情況。發現有醫療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫療安全，保證病歷質量。
終末病歷是醫務人員對病人診治過程結束后的歸檔病歷，使病歷質量監控由事后檢查向事前預防的方向轉化。終末病歷質量監控是對歸檔病歷認真履行職責，嚴把入庫關工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發現的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實性的情況下進行選擇性的補充和完善。監控措施分兩步：①各科室主任全面負責本科室已完成歸檔前的電子病歷的質檢、評分、簽署等質量管理。②歸檔后由醫院病案統計室的質控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規范》和各種法規進行全面質檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預防丙級病歷的存在。
病歷書寫及時性的規范管理是病歷質量符合客觀、真實、準確的要求。住院志、入院記錄應當于病人入院后24小時內完成；首次病程記錄應當在病人入院8小時內完成；搶救記錄，搶救結束后6小時內完成；手術記錄術后24小時內完成；出院記錄，患者出院后24小時內完成；死亡記錄應當在病人死亡后24小時內完成；出院病歷檔案72小時內完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫療過程中，由于受繁瑣的醫療工作和教學任務的沖擊，有些醫務人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質量的重要一舉。
2 電子病歷檔案的開發利用
設計醫院電子病歷（EMR）與病案統計模塊進行數據交換的網絡接口，從EMR提取病歷檔案信息內容到病案統計系統，病歷內容就是醫院業務統計重要的原始資料，是醫療業務活動數量和質量統計的可靠依據。經過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫院管理和上級部門提供報表服務；為臨床業務開展、專科的建設、病床的分布、人員的安排等制訂切實可行的工作計劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據。②與醫院信息管理系統銜接，可在醫院的局域網內查詢到醫療動態、臨床經驗、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫院管理和臨床診療提供了必要的內容。③據病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進行量化后，導入SPSS中分析某疾病的發生發展、變化趨勢、密切關系、危險因素的相關關系、設計某疾病的診療模型和鑒別診斷服務于臨床。
在臨床教學中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論(如疑難病例、術前病例、死亡病例討論等)，使學生們理論聯系實際，提高感性認識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，更讓學生終身難忘，受益匪淺。一份科學的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。
電子病歷檔案是病人接受醫療診治過程中的詳細記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實踐最直接的記錄，通過分析、總結，對提高醫療質量和技術水平，評價醫療業務能力、發展醫療衛生事業起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發現某些特殊的規律，從而提示醫務人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫學研究提供可靠依據，推動醫學的發展。
隨著社會醫療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強，病歷檔案的使用范圍日益擴大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫療糾紛中，病歷檔案作為真實有效的憑證和判定責任的重要依據，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機構往往是根據病歷檔案的原始記錄來處理或判明責任。隨著人們思想觀念的改變和醫療制度改革的深化，大病保險和其他商業性的疾病保險，病歷檔案為醫療保險、保險公司補償或理賠提供真實信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據和重要依據。
[參考文獻]
第2篇
【摘要】
闡述了電子檔案的優勢特點，分析了醫院電子檔案管理工作中存在的問題，并立足醫院檔案管理工作實踐，就如何將手工檔案管理向現代化檔案管理過渡，以適應現代醫院數字化發展的要求進行了分析，提出了規范管理電子檔案的措施和做法。
【關鍵詞】醫院電子檔案管理 思考
現代信息社會計算機系統作為工具已經與人們的工作、生活緊密不分，在醫院隨著信息化程度的不斷提高，各種新型信息介質和記錄方式不斷涌現，因此，醫院形成了大量以磁盤和光盤為載體，可以在計算機、局域網、廣域網進行復制、存儲、傳遞、檢索、使用的文字、語音、圖片、影像、視頻動態文件。收集、整理、管理、利用這些有價值的電子文件是電子檔案規范管理所要面臨的問題。
在電子文件產生初期的1988年，當時在法國巴黎召開了第十一屆國際檔案大會，大會的主題就是“新型檔案材料”，會議意識到采用新技術的機讀檔案能為傳統檔案開辟新路。到了1996年的國際檔案大會，會議提出了：檔案館原來只保管實體檔案的傳統做法和理論原則正在受到“虛擬檔案”的巨大沖擊［1］。由此可見，電子檔案的作用和地位在飛速發展，逐漸為人們所重視。進入到21世紀，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，比如醫院這樣的機構，各類檔案也是種類繁多，形式不一，電子檔案呈逐年成倍增長之勢。現在，我院檔案管理模式是：紙質檔案與電子檔案并存，計算機網絡作為一種高效、便捷、處理龐大信息的現代先進工具被較為廣泛地應用，并參與到醫院檔案管理中。這種模式大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間、空間，提高了效率。應用計算機、光盤、硬盤、服務器等高科技存儲、檢索工具，借助網絡信息系統平臺，同時也可以便捷地得到所需的檔案資料，豐富了檔案查借閱手段，有效地提高了檔案查、借、閱效率。
1電子文檔所具有的共同特點和優勢
1.1便于檢索，辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面，計算機強大的信息處理能力參與到文書檔案管理，最明顯的優點就是解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作時出現的信息收集不完整、漏抄、字跡不工整等問題，改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的公文收集、公文處理，節約了人力，也提高了準確性。
1.2電子傳輸跨越時空，實現了資源的共享
電子檔案在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱。因此，電子信息化管理相比傳統的管理方式，檢索效率高，同時還可以將諸如檔案收集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯，快速查找，使檔案利用更加便捷、充分、及時。
1.3存儲時間長，節省資源，信息易于保管
與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防潮、防止蟲蛀，而且可以重復使用、節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案最大的優點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上，占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力［2］。
1.4流程化的業務處理將檔案管理規范起來，強化了制度的執行
辦公自動化軟件的應用使大多數的數據是由協作工作流程執行過程中自動生成的，為醫院檔案管理提供了一個規范的工作過程的管理平臺［2］，因而檔案制度得以規范執行。
1.5傳輸安全性提高
傳統的檔案傳輸是靠人力，在傳輸過程中不免會出現資料的丟失，費時費力，安全性也隨之降低。電子傳輸不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。
2電子檔案管理中存在的問題分析
電子檔案雖然優勢明顯，但是我院檔案室在近年的工作中意識到電子檔案的產生、收集、管理、利用與各部門密切相關；與各種軟件、硬件的配備密切相關；與管理密切相關。各環節管理如果不協調，總有各種缺陷等待完善和彌補。
2.1電子文件自身缺限
電子文件具有依賴性和信息的不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環境的特殊性［3］。因此，電子檔案的收集依賴于操作軟件。電子文件便于修改、復制，使體現原始記錄的內容和形式不復存在。
2.2對電子檔案資料收集整理重視不夠
檔案管理人員仍然將目光停留在傳統的檔案管理模式上，往往只注意收集醫院頒發的行政文件，忽略了醫務人員在從事醫療活動中形成的各種學術資料、電子視頻教學傳承資料、發表的論文、開展的科研課題、典型案例的影像資料等材料的收集歸檔，從而造成流失。
2.3對電子檔案的管理仍然缺乏應有的專業技術能力
隨著檔案管理的數字化發展,電子文檔越來越普遍。電子文檔是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本和副本的差異，文件與檔案之間很難劃定界限，并且在機器上可以隨時方便地復制電子文檔。醫院的檔案管理者對這一新問題明顯認識不夠、經驗不足。盡管引進了現代化設備，但是缺少專業培訓，僅滿足于一般的計算機操作，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等知識匱乏，與醫院檔案量快速增長、檔案信息電子化發展的需求存在一定的差距。
2.4在電子檔案信息安全與保密方面重視不夠
電子檔案具有存放位置不固定性、載體可轉換性、信息接受對象開放性以及文件內容可分解性的特點。電子檔案原始數據來源于醫院各個部門，各部門是電子檔案的建立者或者是第一收集者，檔案管理人員無法參與到檔案的始建階段，也無法控制各部門傳播和利用的過程，因此，電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。分布在醫院各部門的載體一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
3規范電子文檔管理的措施和體會
我院是一所有著半個多世紀悠久歷史的三甲中醫醫院，檔案管理的歷史相對也較長，傳統檔案形式保存較多。作為中醫醫院在信息化建設方面雖然起步較晚，但是，近幾年來，由于領導重視,投入增加，建設速度很快。目前，計算機管理已全面應用于醫院的醫療、管理活動中。醫院信息系統（HIS）可以為醫院所屬部門提供病人醫療信息、財務核算分析信息、行政管理信息和院長統計決策信息，具備收集、存儲、處理，具有提取信息和數據通訊的能力，基本能夠滿足各部門用戶的信息需求。醫院信息系統、電子病歷病案系統、辦公自動化系統、成本控制系統等電子信息技術的普及，醫院辦公自動化、網絡化的日趨完善，極大地完善了醫療服務管理,提升了工作效率。醫院各部門之間的信息交流90%均在網絡中完成，由此，相應也減少了很多傳統文件，而產生了大量的電子文件。如何收集、保存、利用好電子檔案，醫院對此具有前瞻性,非常重視。2011年以來，根據精細化管理的要求，結合當前檔案工作的新趨勢新特點，我院在規范電子檔案管理方面主要采取了七個方面的措施。
3.1建立電子歸檔的管理要求，明確電子資料的歸檔范圍
2011年我院明確了電子文件歸檔范圍和電子文件類型。參照有關紙質、磁性載體、照片等文件材料的歸檔范圍，劃定保管期限。歸檔內容包括相應的背景信息和元數據等。凡是在醫院活動中形成的具有一定價值，通過計算機操作、傳輸、存儲等處理的公務文件，明確規定均應收集、拷貝，按時歸檔。具體包括：①電子文書：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等；②電子圖像：用數碼相機、掃描儀等設備獲得的靜態圖像文件；③圖形文件：采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件；④影像文件：用視頻設備獲得并經計算機處理的動態圖像文件；⑤聲音文件：用音頻設備獲得并經計算機處理的文件；⑥多媒體文件：用計算機多媒體技術制作的文件；⑦數據文件：用計算機軟硬件系統在信息處理中生成的各類參數、數據等；⑧程序文件：指計算機使用的或在某特定平臺上開發的系統軟件、支撐軟件、應用軟件以及相關軟件的版本信息等。
3.2建立了完善的醫院檔案管理網絡
實行院內三級檔案管理網絡，明確了檔案室和各電子檔案產生部門的相應職責。我院電子檔案管理工作實行統一領導，明確分工，嚴格執行檔案集中管理，由醫院檔案室具體負責，檔案室隸屬于醫院辦公室，由辦公室予以指導，一名副院長分管醫院檔案工作，做到了層層負責，層層把關。三級檔案管理機制相互配合、協作，把規范化管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，提前介入電子文件的運作與管理。院內行政管理與電子檔案管理規范結合后，使文件的形成、檢查、鑒定等一系列環節有章可循。所以，電子文件一旦形成，即可按照檔案室提出的要求，進行鑒定、編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案室保存，檔案室及時備份、存儲，并定期歸檔，避免了電子文件被隨意刪除。
3.3嚴格執行電子文檔歸檔操作要求
3.3.1醫院建立了一整套科學、合理、嚴密的《電子文件管理制度》。將電子文件管理工作納入檔案管理流程和相關人員的崗位職責中，旨在通過加強對電子文件制作、形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄，實現對電子檔案的全程管理，提高醫院電子檔案歸檔質量。
3.3.2檔案室現行檔案實行紙質媒介和電子文件并存形式，兩者之間相互聯系，相互補充。在整理文書檔案時，實行在案卷目錄中注明文件的電子檔案編號，以利對應查找，規范文件的名稱、主題詞、關鍵詞和邏輯結構，以便分配、檢索。
3.3.3電子文件歸檔要求拷貝兩套，一套封存，另一套提供借閱。對于醫院發生的重大活動、重要事件所產生的電子文件，歸檔時進行輔助認證工作，并要求與相關紙質文件結合，定期完成物理歸檔，載體要求選擇通用性好、存儲質量好、存儲容量大的。
3.3.4對醫院陳舊檔案分步實行“數字化”管理。我院建院歷史較長，目前檔案室室藏檔案仍以傳統載體為主，如紙質檔案、照片檔案、錄像帶檔案等。由于電子檔案具備諸多優勢，目前我院檔案室正在計劃分批逐步對現有檔案實施經過數字設備等加工服務，轉變為數字化圖像，形成數字化檔案［4］。尤其對醫院珍貴檔案進行專業、大像素掃描，進行服務器和磁盤柜存儲，再備份刻錄成DVD光盤或膠片，制作成數字化檔案，為搶救和更好地保存原始檔案作出努力。
3.4改善存儲條件，妥善保管
3.4.1創造良好的保存環境。根據載體的特性，2011年我院增設了一間適合于磁、光電介質保存環境的檔案室間，該空間保持了良好的溫度和濕度，能夠滿足避光、防塵、防蟲、防有害氣體腐蝕污染及防機械磨損和強烈震動等條件，對于保存電子檔案、延緩載體的自身老化，減緩載體所存信息的自然衰減起到了較好的保障作用。
3.4.2加大投入,不斷完善檔案室信息化建設。近年來，醫院先后配備了先進的電腦、專業掃描儀、刻錄機、大容量硬盤、防磁柜等，購置了專業檔案軟件，為電子檔案管理工作提供了良好的條件。
3.4.3對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護，同時保證電子檔案所依靠的技術及相關支持軟件。定期復制、轉儲（每三年至五年一次），轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。對于出現破損的電子檔案及時修復和補救。
3.5確保電子檔案載體的安全
由于電子文檔不同于紙質載體形成的文檔，其安全性特別重要。在國外電子檔案已經實施多年，許多國家和國際組織都頒布了指導原則，電子管理方面均有一套嚴密的管理制度，這些是我院值得借鑒和學習的。因此，我院檔案室在電子文檔安全管理方面結合網絡安全要求和保密制度，草擬和制定了更加切合實際的電子文檔管理辦法。該辦法主要針對電子文檔的非法訪問、拷貝和對電子文檔的篡改、非法打印問題，實施了一系列的安全措施。①通過對文件設置入口命令、口令、加密、注冊登錄來控制非法用戶的訪問。②通過提供特殊服務器來控制用戶對文件的拷貝、下載、打印，利用防寫技術將電子文檔設置為“只讀”狀態，只允許讀取而不能對其做任何修改。③在電子文檔管理全過程中，嚴格遵守操作規程，并對其原始性進行認定，實行備份制度。④實施跟蹤記錄機制，實時記錄電子文檔的收集、整理、管理和使用等情況，在形成、處理、保管的過程中都有真實記錄供查詢，進行有效的跟蹤監控。安裝先進的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網中應用VLAN（虛擬局域網技術）等［5］，強化網絡安全，阻止病毒傳播，隔離廣播風暴，防止對電子文檔惡意破壞和篡改。2012年我院全部實行了內外網物理隔離，確保了電子檔案安全。
3.6加強醫院辦公自動化系統建設
由于醫院辦公自動化系統與檔案管理系統、醫院局域網系統之間存在不兼容情況，要實現依托醫院HIS系統強化醫院辦公自動化系統、實現醫院行政工作效率的提升、實現檔案信息資源共享，必須在三者之間建立交換平臺。2009年以來，我院在信息化建設方面實行有目的、有計劃、有步驟，科學、合理發展。2011年辦公自動化系統投入使用，該系統涵蓋了醫院各項業務辦公領域，非常有利于歸檔各種電子檔案。今年，我院繼續完善信息化建設，在近期提出的第四期信息化建設需求分析中，檔案室提出了通過進一步規范和統一網絡辦公自動化，規范辦公自動化系統的操作管理，借助計算機網絡技術和現代通訊技術，組建聯合信息網絡，實現不同軟件下的數據轉換，目前正在落實當中，不久將較好地解決我院多個網絡系統無法對接，多數職能科室知識使用計算機單機辦公，對所形成的電子文件未能進行統一管理的問題，節省時間，避免重復著錄工作，方便網上電子檔案的提供利用，有利于做好計算機組卷歸檔。
3.7注重檔案管理隊伍建設
積極培養檔案隊伍“多能”型復合型人才。要求檔案員既要掌握專業知識、掌握現代化信息技術，又要熟練運用計算機以及現代化辦公、通訊設備進行電子信息制作、使用、維護、管理，介入文件的形成和保管，參與電子文件管理、檢索系統的規劃設計。
電子文件來源廣泛，形成者有業務管理部門也有數據錄入人員、信息管理人員、計算機技術人員，醫院檔案室定期組織各部門此類檔案兼職人員進行電子文檔業務知識培訓學習。將醫院制定的電子文件管理制度形成文字材料，發到醫院各職能部門，組織電子文件全程管理學習，并將電子文件歸檔工作納入本部門的目標考核中。強化檔案意識、保密意識、信息安全意識，提高運用和處理現代化信息的能力，擔負起對電子文檔監督管理的責任。
信息高速發展對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理方式必然向現代信息化電子檔案管理方式轉變。醫院電子檔案規范化管理是一項系統工程，醫院應根據自身實際情況，創造條件，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件綜合條件，采取措施，確保電子檔案管理形成一套科學化、規范化、流程化、標準化的安全、高效檔案管理模式，以適應現代醫院數字化發展的要求，更好地為醫院決策層、為醫院建設發展提供有價值的檔案信息服務。
參考文獻
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［2］殷紅娟,王宏偉.文書檔案管理的探討［J］.健康大視野,2012(8):239-240.
［3］朱煥芝.信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考［J］.河北聯合大學學報:醫學版,2012, 14 (2):278.
第3篇
關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施
引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
四、結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
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