紙質檔案管理范文
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第1篇
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取、并可在通信網絡上傳輸的文件，將電子文件整理、歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲、多信息集成、大容量傳輸等相對于傳統檔案無可比擬的優勢，日漸成為各類文件檔案的主導形態。但是，從信息技術的發展現狀來看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優勢本身也同時成•60•為其難以克服的劣勢，概括起來主要有:
1.1存儲介質的不穩定性降低了電子檔案的真實性和可靠性
首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復制變得輕而易舉，并且價格低廉。又由于電子文件的技術特征只體現在計算機運行過程當中，而不表現在最終的運行結果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復制之后無法區分原件與復制件，造成電子檔案的真實性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學載體，與傳統的紙質載體相比，其穩定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質、磁場的作用、系統軟件的不斷升級、存儲介質的預期壽命等，并且影響因素更多、更復雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經過現代科學研究證實的各種存儲介質的預期壽命:
1.2文件結構的復雜性影響了電子檔案的系統性和完整性
文件結構包括物理結構和邏輯結構，簡單地說，載體及其狀況代表著文件的物理結構，文件內容的編排就是邏輯結構。對于紙質文件來說，載體與信息是不可分離的，因而其物理結構與邏輯結構是統一的。而電子文件的物理結構與邏輯結構關系則比較復雜，由于文件內容并不固定依附于特定的載體，它可以通過拷貝的形式依附在多個載體上，也可以通過分布式存儲的方法，將文件內容分解后存儲于不同地點和設備，這樣就造成同一份電子文件的內容在存儲時出現載體分離現象，我們在讀取這份文件時就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統性和完整性就受到了破壞。
1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據性
傳統檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個實體，而且文件最初形成時的標記也被同時固定于這一實體當中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實體形態進行加工和管理，這種可分離性使得一個電子檔案往往要經過幾次形態轉換才能保存或還原，而經過轉換以后的電子文件顯然失去了它的原始價值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機讀形式和人可讀形式。脆胃機讀形式，就是儲存在計算機設備上的電子數據，這其實是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計算機及其附屬設備才能識別，而不為人所直接識別，因此無法作為憑據使用。所謂人可讀形式，就是將電子數據通過計算機處理和設備的輔助，轉換為文字、數字、符號、圖形等可為人識別的表達方式。但也正是由于這種轉換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實性和完整性往往容易被人質疑，因此與紙質檔案相比，電子檔案的憑據作用受到了極大的削弱。
1.4網絡環境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性
電子文件的共享性是通過網絡環境實現的，但隨著網絡化的發展，網絡安全問題日益凸現。例如，非授權訪問、冒充合法用戶、線路竊聽等非法手段會侵犯文件所有人的合法權益，造成電子檔案的泄密;利用網絡傳播病毒、干擾系統正常運行等惡劣手段會破壞文件數據的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內容、改變文件來源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執等主動性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。
1.5信息的系統依賴性增加了電子檔案的管理成本
電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統才能實現，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質量和效率具有直接的影響。電子文件的系統依賴性包括對字符編碼、軟件、硬件、標準、技術設備更新以及加密技術的依賴，例如:一旦設備發生故障或系統癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計算機設備會使電子文件無法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實現格式轉換;出于安全保密需要，人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學技術的發展，軟硬件更新換代速度的不斷加快，又進二步加大了電子文件的系統依賴性。因此，很有可能出現的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無相應的讀取環境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時，確保文件原有的讀取環境完整保存，這樣無疑大大增加了電子檔案的管理成本。
1.6信息的環境依賴性增大了電子檔案保管和維護的技術難度
首先，電子文件中的信息必須依存于數字化的環境，為保證這些以數字化形態存儲的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應的讀取、顯示等軟硬件設備，并保存相關參數，因而增加了電子檔案保管的技術難度。其次，由于數字化形態的信息不能被人所•直接閱讀，其維護工作也就不可能像傳統檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數字編碼往往要經過加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護工作涉及多方面的復雜因素，對技術性也提出了更新、更高的要求。
2現論技術的發展使加強紙質檔案管理成為可能
以紙質檔案為代表的傳統檔案，由于數量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項管理工作帶來了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢。但隨著現論技術的進一步發展，改進和加強紙質檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:
2.1現代檔案學的建設為加強紙質檔案管理提供了理論指導
從檔案學的發展狀況來看，現代檔案學不僅成為一門獨立的科學，而且已經建設成包括.檔案管理學、檔案編纂學、檔案保護學、檔案文書學、檔案史料學等若干分支學科構成的科學體系。這些分支學科大量的研究成果，為改善紙質檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個環節提供了豐富的理論指導。
2.2現代科學的發展為妥善保護紙質檔案提供了客觀條件
現代物理、化學、生物學、氣象學、光學、建筑學和環境科學等多學科的理論發展，均有助于提高紙質檔案保護的技術水平。比如，通過建立環境自動化保護體系，可以實現檔案庫房溫濕度的自動調節和防火、防盜的自動監測;通過預防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長紙張的預期壽命;通過建筑結構和光熱效能的綜合運用，可以有效改善紙質檔案的生存環境，等等。
2.3縮微技術的成熟使紙質檔案的傳遞和存儲變得更加經濟
檔案存儲的縮微技術，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復制品，進行儲存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影?？s微技術的成熟，一方面使我們在傳遞、運輸和查閱檔案文件時，無需再面對汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復制品的普遍運用也對紙質檔案原件起到了很好的保護作用。此外，目前世界上有些國家已經承認縮微復制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認同，那么檔案的存儲成本將會得到極大的降低。
2.4計算機的推廣使紙質檔案的查找和利用變得更加方便
電子計算機的普遍應用，可以實現紙質檔案編目與檢索的自動化。而計算機檢索和手工檢索相比具有明顯的優勢:一是方便實用。利用計算機提供的各種軟件，可以通過查找關鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項目結合起來進行組合查詢。二是簡明快捷。只要在檢索系統上輸人幾個關鍵詞語，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質量較好的軟件時，計算機檢索的“查全率”和“查準率”都會明顯高于手工檢索。
3紙質檔案管理的現狀仍需得到進一步改進和加強
前文說明了電子信息時代加強紙質檔案管理的必要性和可能性。但從當前檔案管理的現狀來看，紙質檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進一步改進和加強，主要表現在以下幾個方面:
3.1檔案管理人員觀念陳舊
我國檔案工作的傳統職責是“資政存史”，檔案管理人員習慣于長期的封閉禁錮、因循守舊、與世無爭，“重保管、輕利用，重歷史、輕現實”的狀況一時難以得到根本扭轉。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉變觀念，盡快樹立和不斷增強開放服務的意識，創新發展的意識，競爭生存的意識，下大力氣研究傳統檔案的開發與利用，在妥善保管的同時努力提升檔案文化的品位，經常性地開展專題展覽活動，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質量的研究成果。
3.2專業館與各單位發展不均衡
隨著對檔案工作重要性的不斷認識，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業場館外，企、事業單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動化技術日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過分強調“無紙化辦公”，忽略了紙質檔案的收集與保管，使電子檔案成為無源之水。一旦由于載體受損或計算機系統升級而造成電子檔案的缺失，往往會給單位工作帶來極大的被動。
3.3紙質檔案與電子檔案不相配套
由于電子檔案的原始性、真實性、憑據性不如紙質檔案，而紙質檔案在存儲、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長期并存，雙軌運行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質檔案是紙質檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運作、互不關聯，失去了并存的實際意義。只有在電子文件歸檔的同時，附上與其內容一致并帶有完整簽章和說明的紙質文件，讓兩種載體相互配套，并軌運行，才能真正達到加強檔案管理的最終目的。
3.4檔案文書質量不高
文書是檔案的源頭，文書處理工作質量的好壞，將直接關系到日后檔案工作能否順利開展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業單位的常見現象。文書體例不合規范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴重影響了檔案的保存與使用價值。這就要求我們從源頭抓起，在加強檔案管理的同時狠抓文書的質量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。
3.5檔案調閱和周轉速度不快
形成這種狀況的原因主要有兩個:一是室藏檔案結構缺乏整體性，卷內文件組合缺乏連續性，造成查找資料困難，影響了調檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉速度。這就要求檔案管理部門與業務部門保持經常性的業務聯系，把好整理立卷關;督促文書部門建立嚴格的呈閱、催交制度，把好文件運轉關;規范文件交接、鑒定、歸檔手續，把好歸檔接收關;積極組織協調，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環關。
第2篇
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
第3篇
1.電子檔案和紙質檔案共存的基本現狀
隨著網絡技術的發展，90%以上的文件產生方式均為電子化，電子檔案的產生也變得更為普遍化。紙質文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進行利用，紙質文件和電子文件是一對一存在的，想要實現紙質文件和電子文件可以通過以下2種方式來完成：（1）由計算機生成調子文件，然后通過打印形成紙質文件；（2）將紙質文件通過掃描手段之后再進行數字化處理，從而形成電子版本。1.1對電子檔案認識不夠充分，收集不夠完整電子文件相對于紙質文件而言是一項新生的事物，人們對于電子文件的功能和作用沒有得到充分的認識，尤其是先前比較熟悉傳統紙質檔案管理模式的管理者，沒有及時準變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質文件的管理上，對于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現。舉例來說，各個檔案形成部門從計算機形成電子文件，在歸檔時將電子文件打印成紙質文件之后移交給檔案管理部門。但是，當檔案部門歸檔之后，需要對紙質文件進行數字化處理，掃描之后將紙質文件轉化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財力等資源的浪費，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過程中存在一定風險電子檔案是信息技術的產物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達結構和表達性能，而且也把安全性方面會出現的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來方便的同時，還帶來了安全信息泄露的風險。
2.紙質檔案、電子檔案的基本特點
2.1紙質檔案的基本特點（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統一，構成了紙質檔案原始記錄性的特點，此種方式不僅僅體現在存儲介質的原始真實性方面，而且還體現在原始依附性上面。在傳統介質上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實踐研究證明，紙張能夠長期保存好檔案文獻。紙質具有很強的耐久性，在一定條件下發生水解反應時，不難發現紙質檔案能夠延長到上百年左右或者上千年的時間；（3）原始憑證性。從發展過程中來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化過來的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點（1）豐富性。電子檔案信息存儲具有豐富性特點，電子檔案信息的存儲介質主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點使得電子檔案信息的存儲量變得越來越豐富，相比起紙質媒體而言，存儲的信息不僅僅能夠簡化各種信息檔案管理環節，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動形象性。隨著網路技術的發展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過視頻和數字代碼等形式來存儲信息的原來形態，不僅僅能夠反映出信息的動態化，而且能夠改變傳統紙質檔案的單一性；（3）準確性。由于電子計算機具有高效率的信息處理功能，通過記錄代碼或者數組等形式，對信息進行存儲或者編輯處理，從計算機逐漸轉換成可聽或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開發工作中的各種處理能力；（4）共享性。網絡和計算機技術的發展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網絡系統可以隨時更換檔案信息內容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時擺脫空間和時間的制約，在不同的時間以及不同的地點進行共享成為可能，讓人們能夠從第一時間獲得自己想要的文件資料信息?？偠灾娮訖n案有效縮短了查檔案的管理實踐，廣泛提高工作效率，降低工作強度。
3.紙質檔案和電子檔案的主要缺點
紙質檔案的主要缺點表現在：（1）同一實踐和同一地點只允許一個人使用，而不能夠將信息資源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來很大不便，管理手段相對而言比較落后。電子檔案的主要缺點表現在：（1）電子文件可以被修復，可以被復制，但是修復之后不會留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導致電子檔案不能夠被之間進行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對于環境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲介質壽命比不上紙質檔案。
4.紙質檔案與電子檔案并存時期檔案管理的策略研究
