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《國(guó)際商務(wù)財(cái)會(huì)雜志》2014年第七期

一、對(duì)過程管理的全方位審計(jì)是物資采購(gòu)審計(jì)的基礎(chǔ)

采購(gòu)管理本質(zhì)上是采購(gòu)流程的業(yè)務(wù)管理。采購(gòu)流程是否合理，各環(huán)節(jié)是否得到有效管控，這既是采購(gòu)管理的基本內(nèi)容，也是采購(gòu)審計(jì)的基礎(chǔ)。以下環(huán)節(jié)是采購(gòu)業(yè)務(wù)流程審計(jì)的重點(diǎn)：

（一）采購(gòu)計(jì)劃通過查閱月度采購(gòu)計(jì)劃和年度采購(gòu)計(jì)劃的編制和審批情況，審查物資采購(gòu)計(jì)劃的編制是否有依據(jù)，是否及時(shí)和科學(xué)，是否履行了審批程序，計(jì)劃制定是否考慮了庫(kù)存因素，采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)施結(jié)果是否一致，采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施等，重點(diǎn)審查無計(jì)劃采購(gòu)、超計(jì)劃采購(gòu)和不考慮庫(kù)存的采購(gòu)行為，確保采購(gòu)計(jì)劃的嚴(yán)肅性。

（二）采購(gòu)比質(zhì)比價(jià)這是物資采購(gòu)過程中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)。應(yīng)從財(cái)務(wù)明細(xì)賬著手根據(jù)采購(gòu)總體規(guī)模抽查相應(yīng)數(shù)量的需要招投標(biāo)的大金額采購(gòu)實(shí)例，檢查招標(biāo)過程資料的完整性，參加招標(biāo)人員是否來自于各相關(guān)部門，數(shù)量是否符合制度規(guī)定，應(yīng)標(biāo)的供應(yīng)商是否高于制度規(guī)定的最低限額，是否從合格供應(yīng)商名錄中選取，如果是新入供應(yīng)商是否對(duì)其進(jìn)行了資質(zhì)考察。采購(gòu)業(yè)務(wù)招標(biāo)書是否具體、規(guī)范，涉及技術(shù)要求的是否有詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)。

（三）合同簽訂依法簽訂采購(gòu)合同是避免法律糾紛，維護(hù)企業(yè)利益免受損失的重要途徑。應(yīng)對(duì)抽取的合同中規(guī)定的品種規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)要求、交貨時(shí)間、結(jié)算方式、付款進(jìn)度、逾期損失等主要條款，結(jié)合企業(yè)的合同管理制度逐一審查，要關(guān)注是否存在條款約定不足或約定不明確，顯示不公平的現(xiàn)象，是否在遵循法律法規(guī)的基礎(chǔ)上最大的維護(hù)了公司利益。同時(shí)也應(yīng)該對(duì)合同管理情況予以關(guān)注。

（四）物資驗(yàn)收入庫(kù)這一環(huán)節(jié)中，應(yīng)審核采購(gòu)人員是否參與了驗(yàn)收，對(duì)于技術(shù)含量較高的物資還應(yīng)有技術(shù)人員參與。審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時(shí)與供方協(xié)商處理，對(duì)不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對(duì)有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進(jìn)行了妥善保存，以備查詢。是否對(duì)物資進(jìn)貨、入庫(kù)、發(fā)放過程進(jìn)行驗(yàn)收控制。物資出入庫(kù)單據(jù)是否齊全，是否按類別按規(guī)格建立了完備的倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬，與實(shí)際庫(kù)存是否核對(duì)相符。物資是否得到了妥善保存，對(duì)易氧化、易腐蝕的大宗物資是否得到了妥善處置；物資積壓浪費(fèi)和損失是否積極查找原因，是否對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行了追責(zé)。

（五）財(cái)務(wù)付款應(yīng)充分了解公司資金審批管理辦法，結(jié)合財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，審核是否按照合同的要求付款，是否存在提前付款的情況，重點(diǎn)關(guān)注預(yù)付款支付理由是否充分，預(yù)付掛賬時(shí)間是否過長(zhǎng)，是否存在越權(quán)審批資金支付的情況，有無非物資采購(gòu)部門辦理大額物資采購(gòu)及付款情況。審計(jì)過程中如果發(fā)現(xiàn)存在對(duì)方無法提供銀行賬戶而由他人賬戶代替，或存在虛假發(fā)票報(bào)銷的情況，應(yīng)詳細(xì)核實(shí)原因。

二、采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)是否得到有效控制是物資采購(gòu)審計(jì)的重點(diǎn)

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制是物資采購(gòu)管理工作的重點(diǎn)，也理應(yīng)是采購(gòu)審計(jì)的重點(diǎn)。對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控的審計(jì)不能拘泥于風(fēng)險(xiǎn)分類上，而應(yīng)該抓住本質(zhì)，關(guān)注重點(diǎn)。在外因型風(fēng)險(xiǎn)中，合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要與供應(yīng)商關(guān)聯(lián)，技術(shù)進(jìn)步、意外風(fēng)險(xiǎn)和價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)都有市場(chǎng)影響的因素。而內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)則主要是采購(gòu)過程管理中表現(xiàn)出來的問題，主要集中體現(xiàn)在過程管控疏失、內(nèi)部信息溝通不暢、采購(gòu)行為人道德問題等所帶來的風(fēng)險(xiǎn)上面，如采購(gòu)計(jì)劃制定不當(dāng)、合同簽訂不當(dāng)?shù)却蠖际沁^程管控疏失造成的。只有抓住了這些重點(diǎn)，才能使物資采購(gòu)審計(jì)工作有的放矢。

（一）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)首先要檢查供應(yīng)商體系建設(shè)情況。一個(gè)組織體系完善，收入達(dá)到一定規(guī)模、擁有較為穩(wěn)定的客戶資源的發(fā)展前景良好的企業(yè)，應(yīng)建立一整套合格供應(yīng)商體系。重點(diǎn)審查是否建立了合格供應(yīng)商名錄，進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商是否經(jīng)過企業(yè)資信、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)指標(biāo)、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、交貨及時(shí)性和售后服務(wù)等方面的考核，是否存在非合格供應(yīng)商名錄外采購(gòu)現(xiàn)象。其次檢查合格供應(yīng)商是否進(jìn)行定期評(píng)價(jià)，是否建立了科學(xué)合理的評(píng)價(jià)依據(jù)和評(píng)價(jià)體系，特別是產(chǎn)品質(zhì)量是否在持續(xù)改進(jìn)，是否發(fā)生過較為嚴(yán)重的產(chǎn)品質(zhì)量問題，交付是否及時(shí)，價(jià)格是否合理。這些評(píng)價(jià)是建立在歷史數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析基礎(chǔ)之上的。對(duì)于不合格供應(yīng)商要及時(shí)淘汰。第三，檢查供應(yīng)商的誠(chéng)信問題。從投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單、招標(biāo)過程管理等方面檢查供應(yīng)商是否存在串標(biāo)行為，是否存在合同欺詐，是否存在采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)行情偏離較大的問題，產(chǎn)品質(zhì)量是否存在惡意的以次充好現(xiàn)象。第四，檢查獨(dú)家供應(yīng)情況及供應(yīng)鏈優(yōu)化方案。獨(dú)家供應(yīng)商大多是因?yàn)楫a(chǎn)品技術(shù)的原因所造成，其危害是可能造成供應(yīng)商控制或供應(yīng)鏈斷裂等問題。重視獨(dú)家供應(yīng)商問題，培育供應(yīng)商成長(zhǎng)也是物資采購(gòu)管理的重要問題。

（二）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)工作主要應(yīng)關(guān)注兩點(diǎn)：一是是否對(duì)大宗物資的價(jià)格變動(dòng)有應(yīng)對(duì)措施。比如供暖用煤，在冬季由于需求較旺盛，其價(jià)格一般會(huì)比在淡季的時(shí)候高，適時(shí)啟動(dòng)反季節(jié)采購(gòu)，可能會(huì)節(jié)約大筆采購(gòu)資金。再如大宗鋼材采購(gòu)，由于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，對(duì)價(jià)格變化趨勢(shì)判斷準(zhǔn)確，將會(huì)規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，贏得采購(gòu)收益。二是是否對(duì)市場(chǎng)技術(shù)進(jìn)步帶來的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)有應(yīng)對(duì)措施。器材技術(shù)指標(biāo)是研發(fā)部門考慮的范疇，但對(duì)于市場(chǎng)技術(shù)發(fā)展，采購(gòu)部門有可能最先得到情況，這要求研發(fā)部門和采購(gòu)部門密切配合，關(guān)注關(guān)鍵物料的市場(chǎng)技術(shù)動(dòng)態(tài)，及時(shí)溝通有關(guān)情況，以免造成采購(gòu)損失。審計(jì)應(yīng)該對(duì)由于技術(shù)進(jìn)步導(dǎo)致庫(kù)存積壓的損失給予關(guān)注并進(jìn)行責(zé)任評(píng)價(jià)。

（三）過程管控疏失風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)計(jì)劃人員未及時(shí)掌握科研生產(chǎn)狀況而導(dǎo)致采購(gòu)數(shù)量偏大或者供貨不及時(shí)，合同約定不明或?qū)彶椴粐?yán)而導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失，到貨驗(yàn)收不認(rèn)真導(dǎo)致數(shù)量缺斤少兩、質(zhì)量以次充好等，都是過程管控疏失風(fēng)險(xiǎn)。

（四）采購(gòu)行為人的道德風(fēng)險(xiǎn)由于采購(gòu)涉及大量利益關(guān)系，因此采購(gòu)舞弊現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。采購(gòu)人員為了個(gè)人私利，可能會(huì)與供應(yīng)商合謀，制造虛假比價(jià)等手法；在招標(biāo)采購(gòu)過程中，評(píng)標(biāo)專家違反原則，傾向于有利害關(guān)系的供應(yīng)商；保管人員和使用部門合謀，導(dǎo)致虛假出入庫(kù)。這些都是采購(gòu)行為人的道德風(fēng)險(xiǎn)問題，需在采購(gòu)審計(jì)中予以重點(diǎn)關(guān)注并加以規(guī)避。

三、采購(gòu)管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及績(jī)效改進(jìn)是物資采購(gòu)審計(jì)的重要內(nèi)容

采購(gòu)績(jī)效是指采購(gòu)產(chǎn)出與相應(yīng)的投入之間的對(duì)比關(guān)系，它對(duì)采購(gòu)效率進(jìn)行全面整體評(píng)價(jià)。對(duì)物資采購(gòu)的審計(jì)工作不僅要關(guān)注管理的過程，也要關(guān)注管理的結(jié)果。審計(jì)采購(gòu)績(jī)效改進(jìn)應(yīng)檢查以下主要指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況：

（一）采購(gòu)的及時(shí)率采購(gòu)是否滿足科研生產(chǎn)的正常需要，是否造成嚴(yán)重的停工待料情況。這是考核采購(gòu)績(jī)效的首要指標(biāo)。

（二）庫(kù)存周轉(zhuǎn)率庫(kù)存周轉(zhuǎn)率是一種衡量材料在工廠里或是整條價(jià)值流中，流動(dòng)快慢的標(biāo)準(zhǔn)。提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)速度，最大限度地壓縮庫(kù)存，是防范物資積壓風(fēng)險(xiǎn)、增加企業(yè)價(jià)值的重要手段。很多企業(yè)充分發(fā)揮社會(huì)物流的作用實(shí)行零庫(kù)存，還有一些企業(yè)與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，將倉(cāng)庫(kù)設(shè)在供應(yīng)商處，這些都是對(duì)采購(gòu)績(jī)效的重大改進(jìn)。

（三）采購(gòu)價(jià)格控制指標(biāo)完成率最簡(jiǎn)單的方法是考核實(shí)際價(jià)格與過去移動(dòng)平均價(jià)格的差額，但由于實(shí)際價(jià)格受市場(chǎng)影響因素較大，這種方法存在不科學(xué)性。最常用的方法是將當(dāng)期采購(gòu)價(jià)格與基期采購(gòu)價(jià)格的比率與當(dāng)期物價(jià)指數(shù)與基期物價(jià)指數(shù)的比率相互比較。

（四）采購(gòu)質(zhì)量合格率即考核物料復(fù)驗(yàn)合格入庫(kù)的數(shù)量與采購(gòu)物料總數(shù)量之比率。這一考核指標(biāo)要求采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)源頭——供應(yīng)商給以應(yīng)有的關(guān)注。

（五）信息手段利用情況采購(gòu)信息化有別于傳統(tǒng)管理方法，是全新的商業(yè)模式，是現(xiàn)代采購(gòu)發(fā)展的方向。目前對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理而言有許多先進(jìn)的管理手段和信息平臺(tái)。審計(jì)既要關(guān)注考核的結(jié)果，更要關(guān)注各指標(biāo)的考核方法是否科學(xué)合理。

作者：田偉單位：航宇救生裝備有限公司