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摘要：我國檔案保管外包服務正處于發(fā)展階段，本文結合醫(yī)院檔案保管的實際狀況，分析了醫(yī)院檔案保管采用外包服務模式的必要性，檔案保管外包服務有助于緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力、有助于醫(yī)院檔案部門提高服務質量、有助于降低醫(yī)院檔案保管成本。同時,本文又從政策、實踐、技術和經(jīng)濟四個角度進行了可行性分析，最后提出進一步完善檔案保管外包工作的建議。

關鍵詞：醫(yī)院檔案保管外包模式

一、概念

隨著檔案數(shù)量的急劇增長，傳統(tǒng)的自行保管檔案的方式已經(jīng)難以適應社會發(fā)展的需要，檔案保管外包服務模式作為一種更加經(jīng)濟高效的管理形式應運而生，逐漸成為檔案管理的新趨勢。檔案保管外包服務（outsourcingservicesofrecordskeeping），又稱為“檔案寄存托管服務”，是指具備檔案保管外包服務能力和條件的企業(yè)法人，受委托方（法人及自然人）委托，對檔案進行保管及相關服務的民事行為[1]。其在不改變檔案所有權和處置權的前提下，委托方將檔案委托給受委托方保管，受委托方為委托方提供檔案保管的庫房、設備，進行日常保管、安全防護，并按需要提供利用的服務過程。

二、醫(yī)院采用檔案保管外包服務模式的必要性

近年來，隨著人們醫(yī)療健康需求的日益增長，醫(yī)院各項活動頻率加快，醫(yī)院需要存儲的文檔資料也越來越多。醫(yī)院檔案部門面臨庫房緊張、人員短缺、設備老化、查找利用繁瑣等檔案保管難題，而檔案保管外包服務則可以用來應對這些問題[2]。

（一）有助于緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力

一般而言，醫(yī)院檔案門類多樣、數(shù)量龐大，近年來不少醫(yī)院面臨檔案數(shù)量激增、庫房緊張等問題。如三級綜合醫(yī)院檔案主要包括以下幾個門類：病歷檔案，一般由醫(yī)務部門下設的病案室管理；綜合檔案(含文書、基建、設備、科研、教學、會計、聲像、實物檔案等)，一般由醫(yī)院辦公室下設的綜合檔案室管理；人事檔案，由組織人事部門下設的人事檔案室管理。這些門類的檔案中，病歷檔案數(shù)量占有很大的比例，其次是會計檔案。以筆者所在的蘇州大學附屬第二醫(yī)院為例，2017年度出院病人7萬多人，隨之而產(chǎn)生的住院病歷也相應有7萬多份。而國家規(guī)定“住院病歷保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年”，且醫(yī)院病歷檔案不屬于任何檔案機構的接收進館范圍，導致醫(yī)院病案將會在較長時間內(nèi)，數(shù)量有增無減。除此之外，2015年12月國家財政部、檔案局公布了新的《會計檔案管理辦法》，延長了會計檔案的保管期限，將原保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。不少醫(yī)院本身床位就緊張，在醫(yī)療用房都無法滿足的情況下，想談滿足檔案用房需求，更是難上加難。現(xiàn)實中，不少醫(yī)院甚至采取租用車庫、地下室等方式堆放檔案，這對檔案的實體安全造成了很大威脅。總之，醫(yī)院不斷增長的檔案保管需求與醫(yī)院自身資源有限的矛盾，促使醫(yī)院檔案部門尋求新的檔案保管模式。而檔案保管外包模式恰好提供了一個很好的途徑來緩解醫(yī)院檔案部門的保管壓力。

（二）有助于醫(yī)院檔案部門提高服務質量

提供檔案利用服務是醫(yī)院檔案管理的核心任務。隨著醫(yī)院業(yè)務的不斷發(fā)展，醫(yī)院各項管理工作越來越精細化、專業(yè)化，日常檔案利用需求也隨之增多，如：醫(yī)療診斷、科研教學，迎檢迎評、監(jiān)督審計、基建改造、設備維修、文化宣傳等，都需要依賴檔案的追溯、監(jiān)督、憑證和參考作用。利用者對醫(yī)院檔案利用需求數(shù)量增加的同時，對醫(yī)院檔案部門的服務質量和層次又提出了更高的要求。然而，在實際工作中，醫(yī)院檔案部門普遍存在人力資源短缺的現(xiàn)象，人員配備跟不上每年檔案數(shù)量的激增。檔案人員在完成繁瑣的檔案收集、整理、歸檔等基礎工作后，多余的精力也只夠用來應付日常檔案利用需求，難以提供更深層次的服務。因此，在新的環(huán)境下，醫(yī)院檔案部門要調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理注入新的理念和創(chuàng)新模式，充分利用社會資源，以便發(fā)揮醫(yī)院檔案的服務作用。相比較自行保管檔案的模式，檔案保管外包服務更方便、更快捷、更優(yōu)質。檔案部門原本承擔的一些檔案基礎業(yè)務，如日常檢索、借閱、復印、掃描、保管等，伴隨著檔案保管外包而減少。檔案部門可以將工作重心傾向檔案管理的“頭尾”兩個重要環(huán)節(jié)，即前端收集和后端服務，以此保證醫(yī)院檔案歸檔的完整性，提升醫(yī)院檔案服務水平。

（三）有助于降低醫(yī)院檔案的保管成本

對于醫(yī)院來講，醫(yī)療管理是醫(yī)院的核心業(yè)務，而醫(yī)院檔案并不能夠直接創(chuàng)造效益，因此檔案管理可以認為是醫(yī)院的一項非核心業(yè)務職能。但是，醫(yī)院檔案又是醫(yī)院管理中不可缺少的一部分，隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的增加，自行保管檔案的成本也在不斷上漲，這其中包括自建庫房、裝備購置、人員配備等幾個方面的投入。以蘇州為例，為了方便群眾就醫(yī)，歷史比較悠久的醫(yī)院一般設在交通較便利的核心地段，土地資源有限，自建檔案庫房的用地成本高昂。如果另行租用院外房屋改造成庫房，為了便于醫(yī)院檔案人員的管理和利用，一般會考慮距離較近的相同地段，最終租金加上改造費用也不低。總之，不管是自建還是租賃庫房自行管理，這些投入對于醫(yī)院來說都是不小的開支。因此，采取保管外包服務模式，降低檔案保管的成本，成為解決醫(yī)院檔案保管問題的最優(yōu)選擇。檔案外包服務機構的庫房一般都建在郊外，設施完備，而且因其服務對象眾多，能充分利用庫房空間，管理和運營更加具有規(guī)模效益，檔案保管費用相對低廉。而醫(yī)院采用檔案保管外包模式后，只需為自己在一定時間內(nèi)實際使用的那些空間和設備付費，不需要預留和空置庫房，從而節(jié)省了大量的固定成本投入，實現(xiàn)檔案管理經(jīng)費的效益最大化，讓醫(yī)院集中人力、物力、財力專心做好自己的主業(yè)。

三、醫(yī)院檔案服務外包模式的可行性

隨著檔案服務外包行業(yè)的發(fā)展，我國不少檔案寄存需求比較強烈的行業(yè)，如銀行、證券、房地產(chǎn)等，已有不少檔案保管外包的實踐案例。同樣，對于醫(yī)院而言，選擇這一模式是否具有可行性，可以從以下幾個方面進行具體分析[3]。

（一）政策可行性

檔案外包模式在我國已具備了良好的政策環(huán)境。從國家層面來看，2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出“規(guī)范并支持檔案中介機構、專業(yè)機構參與檔案事務”，明確了社會力量參與檔案事務的地位和作用。2016年，國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也明確提出，要“鼓勵檔案社會化服務，加快檔案服務外包系統(tǒng)標準規(guī)范的制訂”。2017年，國家檔案局了推薦性的行業(yè)標準《檔案保管外包服務管理規(guī)范》（DA/T67—2017）和《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）。從地方層面來看，檔案外包服務行業(yè)發(fā)展較好的部分省（區(qū)）市，其在政策上也較為先行，在國家標準出臺之前，已先后制定了與檔案外包服務行業(yè)相關的規(guī)章制度，如2004年的《浙江省檔案中介服務管理辦法（試行）》、2005年的《南京市檔案中介機構服務管理辦法（試行）》、2009年的《溫州市檔案中介服務管理辦法》、2016年上海出臺《關于加強檔案業(yè)務外包和中介服務管理的指導意見》等[4]。由此可見，發(fā)展檔案外包服務模式是一個趨勢，這些從國家到地方的政策法規(guī)的不斷完善，對檔案管理服務外包起到了規(guī)范與指引的作用，推動行業(yè)逐步進入有序發(fā)展的軌道，為醫(yī)院檔案保管外包策略奠定了政策基礎。

（二）實踐可行性

檔案保管外包服務是檔案外包業(yè)務中一項比較常規(guī)的服務，國內(nèi)外已有的實踐經(jīng)驗可以為醫(yī)院檔案保管外包提供有效的借鑒和參考。國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)出現(xiàn)較早，一般稱為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經(jīng)歷了幾十年的發(fā)展，如今在歐美等發(fā)達國家已經(jīng)成為一個比較成熟的文檔管理機構。而國內(nèi)檔案外包服務機構的產(chǎn)生，則要追溯到上世紀90年代初期，這一時間段是我國檔案服務機構醞釀并開始萌芽的時期，不少地方出現(xiàn)了檔案外包服務機構，如浙江建德、湖州兩市相繼成立檔案事務所[5]。其后，受國家政策驅動，檔案服務機構蓬勃發(fā)展，出現(xiàn)檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等不同業(yè)務類型的檔案企業(yè)。以浙江省為例，其檔案服務業(yè)發(fā)展迅速，市場份額不斷擴大，整理、數(shù)字加工、寄存、檔案信息集成四大業(yè)態(tài)，市值已達10億元規(guī)模，重點建設項目、公共部門的檔案事務外包率已達80%以上[6]。蘇州周邊包括上海、南京等地區(qū)也都有相對比較成熟的檔案保管外包服務公司，蘇州雖然起步較晚，但也有了類似的公司。總之，我國檔案外包服務機構的壯大和成熟，以及檔案外包服務市場的形成和規(guī)范，為醫(yī)院檔案保管外包提供了現(xiàn)實基礎，使醫(yī)院檔案保管外包具有了實踐可行性[7]。

（三）技術可行性

傳統(tǒng)的檔案查閱利用對象一般是檔案實體，這就要求檔案實體保存在容易獲取的地方，以便利用者方便快捷地檢索到所需的檔案信息。在傳統(tǒng)的檔案利用模式下，檔案所有者自然不愿意也不方便將檔案實體寄存。但是隨著檔案數(shù)字化工作的推進和計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，信息傳輸成本大大降低，與檔案遠程利用相關的技術也已取得很大突破。例如，虛擬專用網(wǎng)（VPN，即VirtualPrivateNet），就是一個成本低廉的遠程訪問解決方案，可以使檔案利用者享有幾乎和專用網(wǎng)絡同樣安全可靠的數(shù)據(jù)應用，同時還具有成本低、容易擴展等特點。數(shù)字簽名技術，使檔案管理者能夠核實訪問者的簽名，對用戶的查檔權限進行設置，保證數(shù)據(jù)的完整性和準確性，防止文檔被篡改，賦予其法律效力。從對檔案實體安全監(jiān)管的角度出發(fā)，檔案所有者甚至可以遠程實時監(jiān)控庫房保存情況。因此，從技術層面而言，醫(yī)院在選擇檔案實體寄存后，依然可以方便、快捷、安全地利用這些檔案。

（四）經(jīng)濟可行性

檔案保管外包服務的經(jīng)濟可行性主要指檔案保管外包費用經(jīng)濟合算。外包理論指出，當組織自行開展某項業(yè)務的成本大于公開市場或其他組織開展這項業(yè)務的成本時，該組織就應該將這項業(yè)務“外包”出去。“外包”就是通過一定的專業(yè)分工，使組織獲得外部規(guī)模經(jīng)濟效應，繼而實現(xiàn)節(jié)約成本這一最終目標[8]。就檔案管理來講，經(jīng)過成本核算，當自行保管檔案的成本高于購買檔案保管服務的費用時，那么從效益原則出發(fā)，該機構就可以考慮將檔案管理職能從自身職能結構中剝離出來，從市場上購買檔案保管服務。醫(yī)院檔案一般很難直接為醫(yī)院創(chuàng)造效益，因此并不算是醫(yī)院的核心業(yè)務。檔案保管外包模式可減少醫(yī)院在庫房建設、設備裝具等固定資產(chǎn)和人力資源方面的投入。且后期庫房設備維護、軟硬件更新?lián)Q代及檔案人員配備，都需要不斷的追加投入。而檔案外包服務機構的主業(yè)就是檔案管理，因此這類機構為了提升行業(yè)競爭力，會投入成本不斷提高自己的軟硬件水平。那么，作為醫(yī)院則可以在得到檔案服務機構不斷升級的高效服務的同時，節(jié)省成本，達到經(jīng)濟效益最大化。

四、采取檔案保管外包模式的相關建議

盡管從必要性和可行性分析來看，檔案保管外包服務模式有助于醫(yī)院專注于核心醫(yī)療業(yè)務，提高競爭力，降低管理成本，是醫(yī)院發(fā)展過程中一種較為可取的模式，但它并非萬能的解決方案，在其發(fā)展過程中，遇到了各種問題和阻礙。因此，從檔案行政管理部門，到作為檔案外包服務委托方的醫(yī)院，以及檔案外包服務機構都需要從自身出發(fā)，發(fā)揮各自的職責和作用，真正促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

（一）檔案行政管理部門監(jiān)督指導和政策扶持并舉

檔案服務外包行業(yè)是在我國改革開放深化，市場經(jīng)濟體制建立，特別是政府職能從“全能型”向“有限型”轉變的大背景下出現(xiàn)的，檔案服務外包機構的出現(xiàn)填補了原本由檔案行政管理部門履行的職能，如檔案的進館保存模式[9]。檔案行政管理部門對這樣一個新興行業(yè)，應當正視其存在和發(fā)展，因勢利導，對其監(jiān)管和服務相結合，促進該行業(yè)的健康、科學發(fā)展，使之成為國家和各級地方檔案館的重要補充。檔案行政管理部門在建立健全檔案外包法律體系的基礎上，根據(jù)檔案保管外包服務機構的準入標準，嚴格審批流程，加強監(jiān)督檢查。同時,檔案行政管理部門可以搭建平臺，鼓勵檔案外包服務機構成立行業(yè)協(xié)會，制定行業(yè)準則，促進行業(yè)內(nèi)部交流與資源共享，指導我國檔案外包服務機構規(guī)范有序運轉。

（二）檔案保管外包服務委托方加強對保管外包的過程管控

醫(yī)院作為檔案保管外包服務委托方，首先在認識和觀念上需要轉變，認識到檔案保管外包服務是大勢所趨。其次，醫(yī)院在選擇檔案保管外包之前應結合自身實際，準確判斷外包的必要性，并在必要性的基礎上再開展可行性分析。然后，確定外包方案，提出具體的預期目標、執(zhí)行要求等，并在檔案外包服務合同或協(xié)議中，將服務內(nèi)容和范圍、服務質量標準、合同雙方的義務和權利、價格標準和付款方式、交付物、服務和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款、知識產(chǎn)權歸屬和處理方式等內(nèi)容予以明確。除此之外，醫(yī)院在檔案保管外包實施階段，要抓好過程管理，與檔案外包服務機構保持經(jīng)常性溝通，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的問題。最后要對檔案外包服務機構進行監(jiān)督管理和績效評估。以蘇州大學附屬第二醫(yī)院為例，醫(yī)院已有比較完善的檔案管理體系，并設有專門的檔案管理部門和庫房，但經(jīng)過30年的發(fā)展，醫(yī)院自身的檔案保管容量已經(jīng)飽和，考慮到檔案日常利用頻率，決定將比較久遠且利用率低的病歷檔案和會計檔案進行寄存。每年度醫(yī)院檔案部門在接收新的檔案時，同時將較早年度室藏檔案寄存出去，以便充分利用醫(yī)院已有的檔案存儲空間，形成動態(tài)良性循環(huán)。當然，未來醫(yī)院檔案部門不是將檔案一包了事，從長遠角度看，解決醫(yī)院檔案實體存放問題的關鍵所在是要積極開展和嘗試電子檔案特別是電子病案的單套制管理，建立有關電子文件歸檔和管理的能力，減輕由于檔案紙質實體數(shù)量增長帶來的存放壓力。同時，也要抓住發(fā)展契機，充分認識到外包后醫(yī)院檔案部門業(yè)務重心、管理方式和檔案人員的角色定位將發(fā)生的改變，要站在大數(shù)據(jù)的維度，以傳播醫(yī)院文化、管理知識信息等深層次服務內(nèi)容為主導方向開展醫(yī)院檔案業(yè)務。

（三）檔案保管外包服務機構加強自我建設和提升

雖然檔案外包服務行業(yè)在我國發(fā)展已有20多年歷史，在法規(guī)、實踐和理論方面都取得了不少成果，得到了社會各界的認可，但從整體發(fā)展來看，除了北京、深圳、上海、浙江等地的發(fā)展規(guī)模尚可，大部分地區(qū)檔案管理服務外包機構處于發(fā)展初期，市場普及程度較低，機構規(guī)模偏小，服務模式單一。以筆者醫(yī)院所在的蘇州為例，目前檔案服務外包公司數(shù)量有限，提供保管外包服務的公司更是屈指可數(shù)，尚未形成競爭關系，價格無比較。而且不少醫(yī)院受傳統(tǒng)檔案思維的影響，為了利用實體檔案方便快捷，傾向于選擇本市地理位置相對較近的場所。由此可見，目前蘇州的檔案保管外包業(yè)務的供需不平衡矛盾較為突出。但這同時也說明，檔案保管外包服務行業(yè)市場潛力巨大，外包服務機構要抓住機遇，提高核心競爭力，加強宣傳力度，不斷發(fā)展壯大。具體而言，檔案外包服務機構要根據(jù)國家頒布的行業(yè)標準，加強內(nèi)部規(guī)范管理，提升機構人員素質，樹立服務意識，建立健全管理制度，保證檔案信息的安全，加強自律，贏得客戶信賴，樹立行業(yè)口碑，實施品牌化發(fā)展戰(zhàn)略。檔案外包服務機構既不同于各級檔案館這類文化事業(yè)機構，也不同于傳統(tǒng)意義上的企業(yè)，除了追求經(jīng)濟效益，還應注重社會效益，在做好檔案保管利用等常規(guī)業(yè)務的基礎上，可以與檔案保管外包服務委托方積極溝通，抓住市場及客戶需求，充分挖掘寄存檔案信息資源，形成更有價值的檔案信息產(chǎn)品，最終在達到盈利目的的同時，也更好地為社會各界服務[10]。

參考文獻

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作者：張莉 單位：蘇州大學附屬第二醫(yī)院