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1人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的現狀

1.1基本設施設備落后因為人力資源和勞動保障檔案管理的數量大，所以工作量也比較大。在工作量大的前提之下，相關的設施設備也沒有跟上，明顯硬件投入不足，使得很多工作環節出現問題，出現了歸檔不及時、歸檔混亂，甚至歸檔錯誤或丟失的現象。再加上因為檔案管理室的分散，使得檔案管理工作也沒辦法集中。每個檔案室都配備同樣的設施設備，所以出現重復投資、重復建設的問題，嚴重浪費了資源。還有一部分的部門因為沒有專門的檔案存放室，就直接把檔案放在了日常辦公的辦公室內，檔案未得到合理管理，則易被損壞或是污染，從而造成檔案失去其原有的價值。

1.2數據庫缺乏統一規范標準隨著信息技術的發展，檔案管理工作也由手工信息檢索轉變為了計算機輔助檢索，但是人力資源和社會保障部門的檔案管理工作中的數據庫由于各種原因，至今還沒有一個統一規范的標準，所以研發的軟件通用性極差，人為地增加了系統間聯網困難。而且，人力資源和社會保障部門的檔案管理系統并沒有實現數字信息化，所以每次調檔時都需要經過計算機對檔案目錄進行檢索后，然后才能去庫房調檔給使用者，這樣不利于調檔工作的開展。

1.3檔案管理機構和制度不健全人力資源和社會保障部門具有公共服務性，其工作核心是為人民服務，因此，檔案管理工作極其重要，檔案管理人員也應具備相當高的綜合素質。而目前我國人力資源和社會保障部門中檔案管理人員呈現出人手不足、工作量大、專業性不強的特點，給檔案管理工作帶來了極大的不便。檔案管理工作本身就需要細心，而人手不足加上工作量龐大使得工作人員相當疲勞，在疲勞的狀態下工作會使出錯率增加。專業性不強，使得檔案歸檔工作準確性不高，從而導致檔案歸檔質量得不到保證。另外，檔案管理工作也沒有系統完善的檔案管理制度相配合，所以導致部門之間溝通成問題、檔案歸檔不及時等問題，給檔案管理工作加重了負擔，進而造成人力資源和社會保障部門表現出混亂的局面。

2完善人力資源和社會保障部門檔案管理工作的措施

2.1制定統一的檔案管理發展規劃檔案管理工作必須克服各自為政的分散局面，研究出統一的檔案管理工作管理方法，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作應與其他部門的檔案管理工作聯合開展，以保證檔案信息資源有一個合理的、科學的系統布局。統一檔案管理發展規劃還需要領導的高度重視，所以要加大對人力資源和社會保障部門的宣傳和建設，從而加強公眾對人力資源和社會保障部門的關注和支持，爭取領導對人力資源和社會保障部門檔案管理的重視，并且能夠給予一定的資金和人力資源，進而解決檔案管理工作中人手不足、資金匱乏等問題。

2.2完善檔案管理的物質條件完善檔案管理工作首先要從改善環境，配備必要的設備入手。首先，可以實行辦公、檔案庫、閱覽室分開設置的方式，在檔案存放庫放置空調、抽濕器、溫濕度測試儀等儀器，同時，采取防火、防潮、防蟲等措施，使檔案存放環境滿足檔案管理的基本要求。

2.3檔案管理工作標準化人力資源和社會保障部門的檔案是一類較為特殊的信息資源，是社會各方面實踐活動的歷史記錄，其內容涉及到科技、經濟、教學、實驗、生產等各領域，因此，對檔案管理工作實行集中統一管理制，能顯著提高檔案管理的效率，檔案管理工作標準化就也顯得尤為重要。主要從三個方面入手：①應歸檔的電子文檔或者文本文檔要對其生成方式、傳遞方式、保管方式進行研究；②檔案管理系統內部的各項工作要標準化；③檔案管理中的數據處理、存貯結構要標準化。

2.4完善檔案管理機構和制度建設檔案管理機構是做好目標管理的基礎。首先，要做的就是解決人手不足的問題，在人員的調配上，一定要配備充足的專職檔案管理人員，不外聘兼職人員，不實行一員多用，檔案管理人員專門負責檔案管理工作，且要明確崗位職責。其次，完善檔案制度建設，這是做好檔案管理的保證。制度的建設并不能一次性解決，需要根據發展與自己部門的現狀不斷修改完善。另外，建立獎懲機制也是對檔案管理工作完善的途徑之一，能夠在監督管理人員的同時促進其工作的積極性，進而提高檔案管理工作的效率。

3結束語

人力資源和社會保障部門中的檔案管理在我國社會市場經濟中發揮著重要的作用，對檔案實施高效管理，不僅保證檔案的使用壽命，還能最大程度發揮檔案的功能作用，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作要實現各部門之間檔案管理信息的資源共享，優化檔案管理的設施設備，建立檔案管理數據庫體系，并健全檔案管理的機制，綜合以上工作，才能實現檔案管理工作高效穩定的開展。

作者：王學單位：平泉縣人力資源和社會保障局