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摘要:

隨著裝備制造企業對外貿易業務的日益頻繁,企業內部傳統的手工臺賬式管理方式已很難適應企業的快速發展,本文從國家外匯管理制度著手,分析當前裝備制造企業內部貨物貿易外匯管理現狀,提出企業貨物貿易外匯管理信息化總體思路和系統框架,并結合長江公司系統應用實踐情況,總結提煉出企業通過信息化手段實現貨物貿易外匯管理信息化的一些經驗和做法。

關鍵詞:

貨物貿易;外匯管理;信息化

一、引言

自2012年8月起,國家在全國范圍內實施貨物貿易外匯制度改革,其改革要點主要包括企業名錄管理、企業報告和登記管理、出口收入存放境外管理、非現場/現場核查制度、企業分類管理(A、B、C),國家外匯管理局通過企業報告和登記管理制度設計,對企業實施分類監管,A類企業貿易獲得便利,被降級為B或C類企業,采取嚴格政策、重點監測。對企業而言,企業需重點關注總量差額、總量差額比率、資金貨物比率、貿易信貸報告余額比率四項主要指標,確保指標值在合理范圍,避免現場核查和降級。目前,企業在內部貨物貿易外匯管理方式和手段方面,主要還停留在傳統的手工臺賬式管理階段,這種管理方式其弊端非常明顯,主要體現在以下幾個方面:一是缺乏規范性。對于收付匯業務缺乏統一、規范的表單,在流程方面也存在含糊不清晰的情況;二是缺乏系統性。產品項目、合同、報關單、收匯報文、收付匯申請單等各種單據、業務流程、業務規則、流程各環節所涉及人員等缺少一條主線進行有效銜接;三是數據不能有效共享。數據分散在每名業務人員個人計算機中,數據缺乏透明;四是效率不高。紙質化的業務單據流轉,將耗費大量的時間在等待流程處理上面;五是工作容易出錯。大量的非結構化單據信息(例如掃描的合同、報關單等)需要靠人工進行逐筆鉤稽、核銷,任何一個環節的失誤將導致數據的不準確。

二、信息化實現總體思路

為解決企業內部貨物貿易外匯管理中實際存在的現狀,結合國家外匯管理局對A類企業的管理要求,以信息化為手段,建立起以貨物貿易合同為源頭、報關單和收匯報文為基礎,通過收付匯業務流程將各項業務進行串接,實現不同角色人員高效協同的管理信息系統。通過業務辦理,實現合同、報關單、收匯報文等數據的自動鉤稽,并自動形成企業收付匯電子臺賬,相關管理人員可通過系統數據的統計分析功能掌握業務開展情況及對各項業務數據指標進行監控。另外,為減少業務漏辦情況發生,制定相應的業務提醒規則,采用郵件、短信、門戶待辦等多種消息手段實現對業務辦理的催辦提醒。

三、信息系統構成

根據信息化實現總體思路,對信息系統進行模塊化設計,其主要功能模塊包括項目信息、合同管理、單據管理、流程管理、通知提醒和統計查詢等。

1.項目信息

項目信息其主要目的是為企業進出口業務提供觀察視角,透過項目的進出口合同進行數據歸集,企業可以從宏觀層面了解到該項目進出口情況。

2.合同管理

設置合同管理主要目的是實現對每筆收付匯業務進行歸集,掌握合同的實際執行情況,主要包括采購和銷售兩種類型的貨物貿易合同。(1)采購合同:所屬項目、合同編號、供應商、簽訂日期、項目經理、合同金額、預付金額、預付日期、是否融資、融資方、關聯的融資合同等。(2)銷售合同:所屬項目、合同編號、客戶、簽訂日期、項目經理、合同金額、預收金額、預收日期等。

3.單據管理

對企業貨物貿易中所涉及單據進行管理,這些單據是收付匯業務所必須要使用到的。(1)貨物報關單:由業務部門報關人員定期錄入(或通過系統接口讀取國家海關數據)報關單信息,包括海關編號、進出口日期、報關金額、所屬合同號、預計延期報告截至日期、收付匯業務辦理截至日期。(2)國際收匯報文:由財務部出納錄入銀行收匯報文,包括報文編號、日期、收匯金額、手續費、國家、銀行名稱。錄入完畢進行提交,系統通過短信自動提醒業務部門報關員以通知各項目經理核實收匯報文并關聯出口合同發起收匯申請流程。.

4核心業務流程管理

貨物貿易外匯管理業務流程主要包括付匯和收匯兩大流程,采用計算機工作流技術實現不同角色之間業務辦理的高效協同。(1)付匯流程a.業務部門填寫付匯申請單;b.經過相關人員進行審核、審批;c.財務部門辦理付匯業務并在財務系統中記賬;d.報關員外匯監管平臺核實登記。(2)收匯流程a.收匯報文登記:財務部門接收并登記國際收匯報文,系統自動消息提醒業務部門報關員;b.確定關聯合同:報關員收到提示信息通知相關銷售經理,以確認認領收匯報文并關聯所屬銷售合同;c.填寫收匯申請單:銷售經理填寫收匯申請單,申請單需關聯所屬“國際收匯報文”和所要關聯核銷的出口報關單;d.相關人員審核、審批;e.財務業務辦理、通知銀行收匯、財務系統記賬;f.報關員外匯監管平臺核實登記。

5.通知提醒

基于業務規則,對貨物報關單進行提醒。根據報關單進出口日期,第20一29天對報關單所關聯的合同經理進行提醒是否需辦理延期;第60一89天,提示合同經理辦理收付匯業務截至日將至。

6.統計查詢

按一定的統計規則對系統中的數據進行統計,透過數據來監控、核查數據的完整性、合規性,實現對相關指標數據的獲取。其主要功能包括:合同統計。國際采購人員、銷售經理和財務人員需及時掌握合同的執行情況,包括合同執行金額、收付匯匯總、合同余額等,并可通過合同了解該合同每筆收付匯情況。報關單查詢。報關單進出口日期、金額以及超期狀態、延期報告截至日、業務辦理截至日等,以不同顏色提示報關單需進行延期或收付匯業務辦理的緊急程度。進出口情況統計。以合同為統計對象,對比合同金額、收付匯匯總金額、報關單匯總金額,直觀體現出其差異信息。

四、取得的成效與做法

1.取得的成

效通過為期一年的系統上線運轉,取得的成效主要有以下幾個方面:一是實現業務管理的規范化。規范了公司在貨物貿易外匯收、付匯業務流程;二是實現業務管理的系統化。通過信息系統將合同、報關單、收匯報文、收付匯流程等進行整合,使其形成系統化管理;三是實現業務管理的信息化。實現外匯相關業務系統提醒,促進外匯業務辦理及時性;實現業務辦理效率提升;實現數據的準確性提升;實現數據的共享。

2.主要做法

一是管理信息化實現階段,采用“管理制度化、制度表單化、表單信息化”方法實現信息系統構建。①管理制度化。研究國家對企業貨物貿易管理的要求,從職責、業務規則等方面進行梳理和優化,建立起企業內部貨物貿易外匯管理制度;②制度表單化。對管理制度所涉及的表單和流程進行計算機建模,形成流程模型庫;③表單信息化。對流程模型進行系統固化,實現其信息化。二是系統上線實施階段,施行PDCA閉環管理,重點關注系統運行過程中的業務開展監督和關鍵績效指標評價。①業務監督提醒。根據管理要求建立起業務監督規則,系統按照相應的規則通過郵件、短信等多種消息途徑提醒業務人員及時開展工作。例如,根據報關單進出口日期自動提示業務人員辦理延期報告或收付匯業務辦理最后期限提醒;②評價考核、落實責任。制定業務系統評價關鍵績效指標,通過系統定期關鍵績效指標得分情況,形成部門績效評價依據。

五、總結

企業貨物貿易外匯管理信息化的過程也是企業相關管理制度優化的過程,梳理、建立、優化企業內部貨物貿易外匯管理制度,以信息化手段對管理制度所涉及的流程和表單進行固化,結合關鍵績效指標對業務動態監測,實現企業貨物貿易外匯管理的規范化、系統化和信息化,從而有效提升了企業的管理水平。

參考文獻：

[1]魯佳潔.貨物貿易外匯制度改革對企業的影響及對策[J].中國管理信息化,2015,18(2):109一110.

作者:胡忠民 蔡帆 單位:中車長江車輛有限公司