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《城建檔案雜志》2015年第四期

一、高校人事檔案改版現狀

（一）嶺南師范學院人事檔案改版的有利因素1.學校領導的高度重視為檔案改版的順利實施提供了思想保障自從接到中組部關于做好人事檔案改版工作的通知以來，嶺南師范學院領導層對此項工作十分重視，多次召開相關部門的專門會議，認真組織學習文件精神，加大宣傳力度和督促檢查，使相關部門和人員進一步提高了對這項工作重要性的認識。在檔案改版實施過程中細化目標任務、明確責任分工，同時邀請專業人員開展檔案改版工作專題培訓會，使檔案管理人員熟悉改版的相關內容和具體要求，保證改版工作順進行。2.增加投入，保證硬件設施達標嶺南師范學院根據人事檔案改版工作的具體要求，結合本校人事檔案管理的實際情況，制定了科學合理的工作計劃。此外，學校投入專項資金保證相關設備采購方案的順利實施，及時添置檔案改版需要的各種設備，實現“三室”分離、落實“六防”措施，為人事檔案改版工作的順利進行提供了強大的物質保障。3.加強管理，保證改版流程的規范按照人事檔案改版的要求，健全和完善檔案材料整理工作的各項工作制度，并予以嚴格執行。檔案材料收集整理工作中，嚴格執行“五不查閱”、“三不轉遞”以及“六不收”制度。對檔案材料分類、排序、裝訂嚴格按照檔案改版標準執行，對整理過程中發現的缺失和錯誤材料及時采取補救措施，力求整理后的人事檔案達到“完整、真實、精煉、實用”的人事檔案改版要求。

（二）高校人事檔案改版存在的困難1.人才流動快，檔案材料存在缺失現象改革開放以來的人才流動使社會人力資源的配置不斷優化，同時也給人事檔案管理帶來了一定困難。由于工作變動頻繁，人事檔案管理信息化、網絡化的滯后，人事管理部門無法及時進行個人信息資料的采集，造成檔案材料不全、相關的檔案材料不能及時歸檔，個人檔案材料造假現象也偶有發生，這一切都給檔案改版工作造成了巨大困難。2.時間跨度大，歸檔材料不規范由于檔案改版需要整理的檔案材料時間跨度較大，有的甚至長達幾十年，其中部分材料內容前后不一致。其原因可能是個人在不同的社會歷史階段，出于某種實際需要，沒有實事求是地填寫。比較常見的有個人履歷表前后不一、個人工作業績情況和重大問題報告的材料不規范的情況等問題，部分材料的真假無法甄別，這給相關人員基本信息的認定工作帶來諸多不便，并對檔案整理的準確性和質量造成了一定的負面影響。3.認識度不高，實際利用價值低由于長期以來對人事檔案重要性的認識不足，造成人事檔案管理存在較多問題，主要表現在沒有健全、規范的人事檔案管理制度以及充足的經費投入；沒有配備專職的人事檔案管理員，許多重要的人事檔案材料沒有經過鑒別和組織審查就直接歸檔，人事檔案長期不進行整理、裝訂和更新，使人事檔案失去使用價值。上述問題不僅影響到人事檔案的順利改版，也影響到嶺南師范學院人事管理工作的規范性和真實性，同時也從側面反映出人事檔案改版的重要性和緊迫性。

二、高校人事檔案改版的對策

人事檔案全面改版是一項涉及面廣、工作量巨大的系統工程。因此必須要做好基礎性工作，提高檔案質量；從內容的豐富與信息化入手，提高檔案的利用價值；進一步加強檔案隊伍建設，提高管理人員素質。改版階段的主要工作是做好以“三齡二歷一身份”為核心的十類內容的審核整改，以保證人事檔案的準確性、完整性、真實性，以檔案改版為契機進一步提升人事檔案的網絡化和信息化建設力度，使人事檔案更好地為高校的發展服務。

（一）加強審核，提升人事檔案質量目前高校的人事檔案的主要內容是個人履歷，因此“三齡二歷一身份”審核就顯得更為重要，在改版工作中要根據改版要求，盡量準確反映個人的全部面貌。首先要做到收集程序科學化，針對時間跨度大、人員流動性強的特點，工作中要克服材料收集困難，善于觀察、勤于思考，保證材料收集工作的計劃性與有效性；其次是鑒別整理工作要嚴格按照相關規定，認真細致地鑒別、審核，保證歸檔材料的真實可靠，并使得檔案材料形成有機整體，提高實際利用價值。

（二）軟件更新，調整檔案內容類別統一使用上級組織部門開發的干部檔案目錄管理系統軟件，做本校檔案管理系統的升級工作，按照人事檔案改版要求完成內容類別調整，將不符合要求的內容重新排列，調整目錄后全部重新打印裝訂，并進行信息的重新錄入，為以后實現紙質檔案向電子檔案過渡作好準備工作。

（三）科學管理，分步平穩推進由于人事檔案改版涉及面廣、工作量大，因此必須結合本單位的實際情況制定改版工作計劃及重難點，確定以在職人員的檔案材料審核為重點，并補充收集動態材料。對離退休人員的檔案的改版工作，則根據實際情況分步實施，確保檔案改版安全平穩完成。

三、高校人事檔案工作的改革方向

（一）構建有效的高校人事檔案內容目前，高校人事檔案主要包含的是履歷性內容，但是隨著社會的發展，這種以“德”為主的檔案，已經不能有效發揮其對學校人事工作的高質量服務作用。因此需以人事檔案改版為契機，人事檔案內容要改變以“德”為主的傳統模式，逐步豐富“能”、“勤”、“績”等各方面的檔案材料。在注重個性特征和職業偏好的情況下，定期對檔案材料進行鑒別更新，實現人事檔案的動態管理，構建系統有效的檔案內容，更好的為高校人事管理服務。

（二）構建高效的人事檔案管理模式目前，高校人事檔案仍實行分散管理模式，這種多頭管理模式不僅嚴重影響了人事檔案的系統性和整體性，同時也造成了人力、物力方面的浪費。鑒于此，高校應該參照國外“文件中心”的成功經驗，構建高效的人事檔案管理模式。例如，實體檔案在當地人才交流中心集中存放，學校則建立教師檔案管理數據庫，由綜合檔案室實施管理。這種模式可以真正做到“人檔一致”，也有利于檔案材料的利用，但是要解決人事檔案材料的及時收集和整理問題必須依靠檔案的網絡化管理。

（三）實現高校人事檔案的網絡化管理目前，高校人事檔案管理的重心仍是手工操作為手段的實體管理，這種管理方式不僅消耗了大量的人力、物力，而且工作效率低下，已經不能適應高校人事檔案管理現代化和利用的需求，因此必須盡早實現高校人事檔案的網絡化管理方式，并在此基礎上實現教育系統甚至全國人事檔案的網絡化管理，才能真正發揮高校人事檔案的應有價值。

四、結束語

綜上所述，隨著高校人事制度的深入改革和人才流動的加劇，人事檔案在高校人事管理中發揮著愈加重要的作用。高校人事檔案改版是中組部提出的關于干部人事檔案改版工作的重要組成部分，對改變高校人事檔案的混亂局面，建立準確、完整、真實的人事檔案具有決定性的作用。同時，以高校人事檔案改版工作為契機，進一步探討高校人事檔案管理工作存在的問題，并尋求科學有效的解決對策，才能使高校人事檔案管理工作適應時展的要求，并發揮其本身應有的價值和作用。

作者：宋丹 單位：嶺南師范學院