電子檔案規(guī)范移交與接收思考范文
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1.抓項目建設(shè)，搭建電子檔案管理平臺省檔案局采取項目帶動策略，通過爭取和實施數(shù)字檔案館建設(shè)項目和電子文件歸檔管理及查詢利用系統(tǒng)項目，有效解決省電子檔案管理支撐平臺問題。一方面，我省數(shù)字檔案館建設(shè)項目自2009年起啟動，至今已投資近4000萬元，重點推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，建設(shè)覆蓋檔案“收、管、存、用”業(yè)務(wù)的數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺。目前已經(jīng)初步建成數(shù)字檔案館框架體系，初步解決電子檔案長期安全保存問題；另一方面，省局通過公開招標(biāo)，組織具有甲級保密資質(zhì)和一級系統(tǒng)集成資質(zhì)的紫光軟件系統(tǒng)有限公司，開發(fā)出滿足機(jī)關(guān)工作需要的“機(jī)關(guān)電子文件歸檔及查閱利用系統(tǒng)”，已形成單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版兩個版本軟件，省級機(jī)關(guān)由省財政撥款統(tǒng)一購買，實行免費上門安裝服務(wù)。通過項目帶動，有效解決了經(jīng)費保障，明確實施步驟，落實工作責(zé)任，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，提供技術(shù)條件，搭建起覆蓋全部省級一級立檔單位電子檔案管理平臺，將移交接收工作落在實處。
2.抓軟件開發(fā)應(yīng)用，解決技術(shù)操作難題統(tǒng)一軟件是解決電子檔案格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)難掌握、重復(fù)建設(shè)的關(guān)鍵步驟。經(jīng)過4年努力，開發(fā)的軟件已經(jīng)完成試點、驗收和較大范圍的應(yīng)用，已進(jìn)入全面推廣階段。我省的電子文件歸檔管理軟件，一是將電子文件歸檔管理和移交有關(guān)的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和工作流程融合到軟件中，實施好軟件系統(tǒng)安裝工作，就能解決電子文件歸檔的技術(shù)問題；二是軟件簡單易用，貼近工作實際，學(xué)會使用軟件，就能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和移交程序與方法；三是將安裝和培訓(xùn)工作移動到機(jī)關(guān)單位前端，通過免費上門服務(wù)，解決機(jī)關(guān)檔案員使用操作軟件問題；四是將技術(shù)維護(hù)，系統(tǒng)升級等技術(shù)工作移交到專業(yè)隊伍，建立及時響應(yīng)的技術(shù)服務(wù)機(jī)制，解決檔案員技術(shù)難掌握的后顧之憂。
3.抓協(xié)調(diào)及培訓(xùn)，提高認(rèn)識強(qiáng)化技能電子檔案規(guī)范移交與接收工作與機(jī)關(guān)檔案員的思想認(rèn)識是密不可分的。一是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步移交。重新建立紙質(zhì)檔案與電子檔案一體化思想。經(jīng)過4年的實踐，統(tǒng)一各單位思想認(rèn)識，促進(jìn)各單位開展電子檔案管理及歸檔移交工作；二是納入檔案規(guī)范化認(rèn)定工作。在規(guī)范化認(rèn)定中，各單位電子檔案管理占認(rèn)定工作一定分值，從而提高單位積極性與主動性；三是強(qiáng)化專業(yè)知識培訓(xùn)。省局每年舉辦2次電子檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)，對電子檔案及數(shù)碼照片規(guī)范管理、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案數(shù)字化安全與保密等工作闡明要求、提出方法、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近三年來，省局共舉辦5次專題培訓(xùn)，省級機(jī)關(guān)及州（市）、縣檔案員共500余人次參加培訓(xùn)；四是一對一指導(dǎo)。主要對省級機(jī)關(guān)檔案員如何進(jìn)行電子檔案管理及移交的實際操作進(jìn)行指導(dǎo)，目前共有115個機(jī)關(guān)檔案員接受一對一培訓(xùn)，均能輕松使用電子檔案管理系統(tǒng)，能主動完成電子檔案歸檔管理和移交操作。
二、“三項措施”，確保電子檔案規(guī)范移交與接收工作落在實處
1.以點帶面，分批實施，實現(xiàn)全覆蓋電子檔案管理軟件平臺全覆蓋是實現(xiàn)電子檔案規(guī)范移交與接收的基礎(chǔ)。按照“先綜合檔案館后機(jī)關(guān)，先省州市后基層”的工作思路，采取以點帶面、分批實施的方法逐步實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)全覆蓋。首先，在省級機(jī)關(guān)中，共分三批完成省級機(jī)關(guān)一級立檔單位全覆蓋。第一批，選擇12個有條件的單位進(jìn)行試點，通過試點，摸索出以掃描為主的電子檔案管理和移交方法，繼而向其他單位推廣。第二批，選擇領(lǐng)導(dǎo)較為重視、檔案員思想認(rèn)識較高、需要及時移交檔案的單位進(jìn)行推廣，避開思想抵觸較大的單位，使安裝工作順利展開，2012年至2013年共在57個單位實施軟件安裝工作。第三批，實現(xiàn)省級機(jī)關(guān)一級立檔單位全覆蓋目標(biāo)，共完成46個單位安裝工作。目前共有115個省級機(jī)關(guān)在使用統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，省級電子檔案管理平臺已初步建成；其次，發(fā)揮州市縣國家綜合檔案館核心作用，推動全省電子檔案移交接收工作。目前，臨滄、昆明、普洱、保山、德宏、西雙版納、昭通等州市館已通過省檔案局審核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式電子文件歸檔系統(tǒng)，一次性解決州市級機(jī)關(guān)電子文件歸檔和移交問題。昭通市及師宗、羅平、綏江、文山、個舊等10余個縣已啟動電子文件歸檔管理基礎(chǔ)平臺構(gòu)建工作。其他地區(qū)也在積極推廣和構(gòu)建電子檔案管理平臺。
2.立足實際，分類指導(dǎo)，形成工作模式通過4年推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，初步探索出符合我省實際的工作方法，形成機(jī)關(guān)電子文件歸檔和電子檔案移交三種工作模式：一是完整運用OA系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，通過設(shè)置數(shù)據(jù)接口或中間庫等方式，將OA系統(tǒng)與電子文件歸檔系統(tǒng)連接，實現(xiàn)電子文件在線歸檔，直接歸檔OA系統(tǒng)的電子文件；二是不具備條件的，將紙質(zhì)檔案掃描形成電子檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理從目錄到全文的提升；三是不完整運用OA系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，在確保內(nèi)容準(zhǔn)確性的前提下，歸檔電子文件，并補(bǔ)充掃描辦文簽批信息，形成完整電子檔案。這些工作模式的確立，使電子檔案管理成為對各級機(jī)關(guān)的普遍要求和日常工作，2013年向省檔案館移交電子檔案數(shù)量從2010年的4千余件迅速增加到3.6萬件，行之有效的策略迅速打開工作局面，為今后逐步提高電子檔案管理水平奠定堅實基礎(chǔ)。
3.強(qiáng)化服務(wù)，及時響應(yīng)，為機(jī)關(guān)檔案工作者提供有力支持我們建立上門服務(wù)，及時響應(yīng)工作機(jī)制，提升了服務(wù)水平和質(zhì)量，保障工作順利推進(jìn)。一是免費上門服務(wù)。從電子檔案管理系統(tǒng)使用，電子檔案移交與接收，問題反饋等工作，采取上門服務(wù)的形式，全程跟蹤、保證質(zhì)量。在系統(tǒng)安裝時，針對各單位工作需要對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行個性化設(shè)置，保證檔案員能在短時內(nèi)學(xué)會使用系統(tǒng)。在接收電子檔案時，將紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，檢查電子原文，完成移交與接收手續(xù)；二是建立響應(yīng)機(jī)制。保持手機(jī)24小時開機(jī)，各單位在使用過程中出現(xiàn)任何問題，可以隨時聯(lián)系技術(shù)員，及時解決技術(shù)問題和檔案業(yè)務(wù)問題，做到只要有需求，我們就有服務(wù)。通過為機(jī)關(guān)檔案工作者提供有力支持，不僅密切與各單位聯(lián)系、拉近距離，還提升檔案服務(wù)群眾的能力，轉(zhuǎn)變檔案工作形象。
三、“三個目標(biāo)”，推進(jìn)下一步工作
1.以建設(shè)無縫連接的數(shù)字檔案館（室）為目標(biāo)，建立電子檔案管理體系建設(shè)無縫連接的數(shù)字檔案館（室）就必須打破各自為陣，實現(xiàn)檔案信息共享。一是要實現(xiàn)各個國家綜合檔案館之間，電子檔案或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫平滑匯總，實現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸利用；二是要實現(xiàn)各個國家綜合檔案館與本級各個機(jī)關(guān)之間電子檔案移交接收與查閱利用的平滑無障礙對接；三是要充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)加快實現(xiàn)民生檔案聚合；四是在各個機(jī)關(guān)內(nèi)部要銜接辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件歸檔，并及時移交國家綜合檔案館實現(xiàn)永久保存。通過這四個方面緊密的結(jié)合，實現(xiàn)縱向以各級國家綜合檔案館為主線，達(dá)到館際互通；橫向以各個檔案館為中心覆蓋各個機(jī)關(guān)，達(dá)到館室一體。形成分工負(fù)責(zé)、相互支撐的全省電子檔案永久保存體系和便捷的檔案信息共享架構(gòu)。
2.以安全規(guī)范管理為目標(biāo)，完善電子檔案長期安全保存體系行之有效的管理體系是電子檔案安全規(guī)范管理的基礎(chǔ)和保障。一是嚴(yán)格執(zhí)行《云南省檔案數(shù)字化工作安全保密管理辦法》，對檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)審查和備案工作，強(qiáng)化檔案數(shù)字化安全保密；二是省檔案局將會同有關(guān)部門加大檔案安全保密執(zhí)法檢查力度。對各級檔案館和各類檔案室開展經(jīng)常性檔案安全保管、保密、消防等執(zhí)法檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時督促整改；三是繼續(xù)統(tǒng)一關(guān)鍵技術(shù)，制定數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并組織測評，加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)監(jiān)督指導(dǎo)；四是各單位與各級檔案部門配合，明確電子檔案長期安全保存任務(wù)分工。各單位負(fù)責(zé)本單位電子檔案規(guī)范管理和移交，防止電子檔案丟失損壞，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，加強(qiáng)涉密檔案及涉密數(shù)據(jù)、涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)、涉密載體管理，嚴(yán)防失泄密。檔案部門負(fù)責(zé)移交后的電子檔案的長期安全保存，加強(qiáng)電子檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)，對電子檔案存儲載體進(jìn)行檢測和認(rèn)證，提高電子檔案長期安全保存水平。共同構(gòu)建“省、州市、縣綜合檔案館緊密協(xié)同、綜合檔案館和機(jī)關(guān)檔案室分工負(fù)責(zé)、保存與利用一體推進(jìn)”的電子檔案長期安全保管和共享利用體系。
3.以“就近查詢，跨館出證”為目標(biāo)，推進(jìn)電子檔案共享和便捷利用以“就近查詢，跨館出證”為目標(biāo)，實現(xiàn)“一站式”服務(wù)和遠(yuǎn)程便捷利用是我省實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略的基本要求和最終目標(biāo)。一是通過電子檔案管理系統(tǒng)平臺建設(shè)，統(tǒng)一全省電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)和移交接收接口，為建設(shè)全省共享的檔案信息資源庫提供平臺；二是以本級檔案行政管理部門為主導(dǎo)，本級國家綜合檔案館為主體，有關(guān)部門單位協(xié)同配合，共建共享，推進(jìn)各類特色及民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；三是各級國家綜合檔案館和各機(jī)關(guān)單位協(xié)作聯(lián)動，遠(yuǎn)程傳輸，推進(jìn)“就近查詢，跨館出證”，逐步實現(xiàn)人民群眾利用檔案“一站式”服務(wù)。
作者：顏野 單位：云南省檔案局
