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《檔案學通訊雜志》2015年第四期

檔案是中華民族珍貴的不可再生的文化遺產，具有清晰確定的原始記錄作用。檔案資料一旦受到破壞或損毀，將會對我國珍貴的社會記憶產生無法彌補的損失，正是基于此，我國檔案界對檔案安全保護工作十分重視。當前，我國社會處于突發事件高發期，自然災害頻發，社會矛盾日益突出，使檔案館的檔案安全保存工作面臨巨大的風險和威脅。加強我國檔案館應對突發事件的應急管理工作，保護我國珍貴的檔案資源免受各種突發事件的威脅，是當前我國檔案事業持續發展的迫切需要。加強我國檔案館應急管理理論研究，從非常態視角出發，構建我國檔案館應急管理體系，是保護我國檔案資源安全，推動我國檔案事業持續健康發展的重要內容。

1檔案館應急管理研究基點

1.1檔案館應急管理對象的科學界定探討檔案館的應急管理的前提是對檔案館應急管理的對象———突發事件加以科學界定。本文將突發事件界定為一切能威脅或破壞檔案安全、檔案館工作人員安全和干擾檔案館工作秩序，具有突發性、緊迫性、危害性的事件。根據突發事件的發生原因不同，檔案館突發事件可以分為人為因素造成的檔案館突發事件與自然災害因素造成的檔案館突發事件。根據事件發生的不確定性大小，可以把檔案工作中各種事件分成兩類，一類是常規事件，另一類則為突發事件。而在檔案館突發事件中，又根據不確定性的大小依次分為檔案館危機性突發事件（檔案館非常規突發事件）與檔案館常規性突發事件。

1.2檔案館應急管理創新理念檔案館的應急管理應該秉承全程應急管理、協同應急管理與智慧應急管理的創新理念。全程應急管理理念，是檔案館應急管理業務過程所秉承的理念，從縱向拉伸了檔案館應急管理業務流程的“鏈條”，將檔案館對突發事件的風險管理環節納入應急管理業務流程中，真正實現“前端控制”。協同應急管理理念從橫向擴充了檔案館應急管理涉及的范圍，使檔案館系統內外的應急管理相關的人、財、物、信息等實現最優配置，從而使應急管理效果倍增。檔案館智慧應急管理，是全程應急管理和協同應急管理實現的手段和方法，從根本上解決全程管理、協同管理過程中對于資源獲取、管理和協調方面的瓶頸問題。三種理念從三個不同維度優化了檔案館傳統應急管理觀念，三力合一，共同推進檔案館應急管理工作向前邁進。

2檔案館應急管理現狀與困境分析

當前，我國檔案館應急管理環境面臨“內憂外患”。復雜多變的社會環境，災害頻發多發的自然環境以及日新月異的信息技術與媒體環境等“外患”給檔案安全保護帶來諸多風險。與此同時，檔案館應急管理環境也存在諸多“內憂”。客體事件頻發，嚴重威脅檔案安全；檔案館應急管理主體應急管理能力有待提高，對各種可能破壞檔案載體的有害氣體不知曉、缺乏突發事件來臨時的應急搶救技術、對已經初露端倪的危險源不能感知等等。根據對我國檔案館應急管理實踐的調查與訪談，探究其內在原因發現，理論層面，檔案館突發事件應急管理理論支撐力度不夠；制度層面———必要的頂層設計缺失；實踐層面，檔案部門應急管理工作受重視程度有待提高。

3檔案館應急管理體系框架構建

3.1框架構建的理論依據檔案館突發事件的發生發展規律及應急管理周期的變化規律是檔案館應急管理體系構建的理論依據。基于熵理論，檔案館作為開放系統，始終存在著自身熵增加與負熵的引入這樣的相互矛盾運動，在不利環境影響下，系統熵值增大到系統無法承受，系統就進入混亂無序狀態，從而突發事件全面爆發。檔案館采取應急管理措施，逐漸減少系統的熵值，檔案館系統從混亂無序再次變為井然有序狀態，從而達到一個新的平衡。檔案館的突發事件從發生完全結束可以被看做一個完整的生命周期，其中每個階段突發事件的表現形式、危害各不相同，筆者將其生命周期劃分為潛伏期、爆發期、持續期和消退期，而對應于突發事件的生命周期，應急管理周期也對應于應急準備、應急響應、應急處置和應急恢復四個周期，可以明確各階段的應急任務，為在檔案館應急管理實踐工作中開展全程的減災、備災提供理論依據。

3.2框架內容應急管理體系是由管理維、技術維、資源保障維組成的三維模型。第一，管理維：“一案三制”的再度認識。剛性的檔案館應急管理體制、靈活的檔案館應急管理機制、健全的檔案館應急管理法制和完備的檔案館應急預案體系共同決定了管理維。第二，技術維：傳統與現代的完美結合。檔案館作為保存社會原始記錄的“重地”，更需要結合傳統的檔案安全保護技術與現代的高精尖的信息技術來保證檔案館從突發事件的預防，到突發事件來臨時的應急搶救，再到修復還原等全程應急管理的實現。高新信息技術的不斷應用，必然會給檔案館帶來應急管理創新理念。因此，檔案館應急管理不僅需要“戰略”提高，更需要“戰術”支持，必須重視相關技術的研究與應用。第三，資源保障維：應急管理能力提高的強大支撐。檔案館的應急資源即人力資源、財政資源、物資資源以及信息資源，是提高檔案館應急管理能力的基本保障和強大支撐。檔案館應對突發事件應急管理能力的提升，最根本的是應急管理體制的深層次改變。首先，完善檔案館應急管理組織結構設計。加強頂層設計，建立“統”“分”有度、“實”“虛”結合的專業獨立的檔案館應急管理機構；利用法規制度，明確界定檔案館應急管理機構職能與權力，從制度上保障實踐中應急管理工作的高效運行。突發事件應急管理機制是“軟件”，通過規范、翔實的工作流程與規范，體現應急管理相關法律制度與應急預案的思想，使檔案館應急管理職能與任務得以實現，使應急管理法制與體制“具體化、動態化與規范化”。預測預警機制、應急決策與搶救機制、信息傳播機制、恢復重建機制與激勵機制是影響我國檔案館應急管理運行的主要機制。應急管理法律法規是各種強制性的規范、程序，以及各項規定和指南，是應急管理機制和體制實現的保障，保障應急管理機制的有效、有序、有力運行。應急預案是檔案館應急管理綱領性文件，是檔案館應急管理工作的“龍頭與抓手”，體現檔案館應急管理秉承原則和理念，檔案館多層次、全方位應急預案體系，為檔案館應急管理體系奠定了堅實的基礎。

4基于“五力模型”的檔案館應急管理體系實現策略

從風險管理、知識管理、技術管理、文化管理、差異化管理等五個不同維度提升檔案館應急管理的五種能力———防范力、智慧力、硬實力、軟實力與抗逆力，實現檔案館應急管理水平的階躍式發展，從而達到保護我國珍貴檔案資源安全的目標?；凇叭虘惫芾怼崩砟睿枰訌姍n案館風險管理，從業務流程角度完善檔案館應急管理工作，提高應對突發事件的“防范力”；基于“協同應急管理”理念，檔案館應加強應急管理知識共享與應用，從資源管理角度提高應對突發事件的“智慧力”；而實現“智慧應急管理”理念，則必須從實現方式與手段角度探討加強信息技術在檔案館應急管理中的應用，提高“硬實力”；鑒于作為組織的檔案館持續發展的需要，必須從組織文化角度，探討提高應急管理“軟實力”———文化力的途徑；基于檔案館應急管理績效的需求，必須考慮檔案館的應急管理差異化，從而以低成本高效率的提高檔案館的應對突發事件的“抗逆力”。五個途徑共同推動檔案館應急管理體系的實現，即“五力模型”。

4.1重視應急風險管理———提升檔案館應急管理“防范力”首先，構建基于脆弱性評價的檔案館風險評估。檔案館的應急管理工作需要真正實現“源頭治理”，加強檔案館常態安全工作的“風險管理”，設置檔案館突發事件發生的“安全柵”，阻止危險源向突發事件的轉化。通過對檔案館的自然環境危險源、檔案館內生風險源、外生非自然風險源等風險源和“硬件”設備的物理脆弱性、管理脆弱性以及技術脆弱性等綜合分析，從而得出檔案館每種風險源的風險值，根據數值順序確定檔案館自身的各種風險等級順序，從而利于檔案館對癥下藥，在有限的安全管理與應急管理經費條件下，合理制定預防規劃和策略，優先控制與應對風險等級高的危險源，經濟有效的防范檔案館突發事件的發生。

4.2開展應急知識管理———提升檔案館應急管理“智慧力”將知識管理應用到檔案館的應急管理工作中，是提高檔案館應急管理“智慧力”的重要手段。根據野中郁次郎的SECI模型，將檔案館應急管理知識分為常態顯性應急知識、常態隱性知識與長非常態顯性知識與非常態隱性知識。檔案館的應急知識管理是一個動態過程，是一個不斷更新的過程。根據“K9知識鏈”體系，結合檔案館應對突發事件的應急管理流程，檔案館的應急知識管理也可以劃分為9個環節。對檔案館的應急知識的管理是既與檔案館業務流程相融合，又非與業務流程環環對應，是既伴隨檔案館的應急管理實踐，而又凌駕于實踐之上的管理過程，經過“PSCA閉環”，實現了應急知識的增值。檔案館基于知識管理的應急管理信息系統構建，有利于我國檔案館共享應急知識管理成果，協同提高應急管理水平。

4.3加強應急技術管理———提升檔案館應急管理“硬實力”首先，實現應急管理工作“端口前移”，必須加強檔案館突發事件防御技術的研究與應用。以盡早發現各種安全隱患，避免突發事件的發生。一方面，完善檔案館環境安全監控技術；一方面，加強檔案館數字信息容災技術在檔案館的應用。其次，加強檔案館突發事件應急響應技術的研究與應用，包括模擬介質檔案災后應急搶救技術與數字檔案及網絡的應急恢復技術。最后，完善檔案館突發事件應急管理平臺建設支撐技術也是新的技術環境下檔案館應急管理工作的重要內容，一方面，應用物聯網技術助推檔案館應急管理智能化，同時云計算協助檔案館實現應急管理資源共享。

4.4做好應急文化管理———提升檔案館應急管理“軟實力”在檔案館應急管理工作中，僅依賴完備的應急法律、制度，完備的應急預案與嚴格的應急管理程序，會使整個應急管理體系欠缺了彈性，利用文化的力量———“文化力”可作為應急管理制度與技術的重要補充。檔案館應急管理文化是檔案館防災避險的安全文化的一個分支。檔案館應急文化培育是應急核心價值觀念潛移默化的在檔案館工作人員中滲透，逐漸被接受以形成自覺文化的過程，需要自下而上的培育與自上而下的總體規劃相結合，并真正成為組織文化的一部分。

4.5強化應急差異化管理———提升檔案館應急管理“抗逆力”我國自然災害分布區域差異化顯著，不同地區面臨的自然、社會災害不同，各個地區的檔案館應該根據各自所在區域的地理、氣候特點，分級、分區域有重點的進行災害的防御，“同中求異”，施行差異化管理是提高檔案館應急管理能力的重要思路，應真正實現應急管理研究差異化、應急管理資源準備差異化、檔案館應急管理能力評估差異化。差異化管理本質上是精致管理，不僅容易調動主體的積極性主動性，而且可以大幅縮減工作成本，提高管理效益，成就各個檔案館的共同價值。

5檔案館應急管理評價體系構建

檔案館突發事件應急管理體系的完整構建，除了上述章節所述基本內容外，還需要對所構建的體系進行評價，不斷衡量與判斷應急管理體系是否健康運轉并對其持續加以改進，以利于檔案館應急管理體系的動態建設與完善。應急管理評價體系構建的內容筆者概括為3W1H，即Why———評估的目的；What———評估的對象；Who———由誰來評；How———如何評估。在檔案館實踐中，應根據實際情況進行內部評價與外部評價相結合。內部評價一般由各級檔案館的應急管理工作的主管部門負責，檔案館主管領導應為第一責任人，統一負責安排檔案館的內部評價。檔案館的應急管理外部評價工作，應由國家檔案行政部門統一組織實施。檔案館突發事件應急預案是應急管理體系的重要內容之一，關乎檔案館的突發事件應急準備、響應與恢復整個應急管理流程的成敗，筆者以檔案館突發事件應急預案的評價為例，構建了應急預案實施前、實施后的評價指標體系。進而，以所構建的檔案館應急管理體系為依據，系統完整構建了評價檔案館應急管理能力的指標體系，為檔案館部署應急管理工作提供理論依據，以提高我國檔案館應急管理整體水平。我國檔案館突發事件應急管理體系的構建，推動檔案管理者從常態到非常態，做好各種突發事件的應對，從而實現各種不利環境中的檔案安全保護，使不可再生的珍貴檔案資源受到最大限度的保護，這是功在當代，利在千秋的大事。同時，我國檔案館應急管理體系的建設，是一項復雜的系統工程，其在檔案館應急管理實踐中的實現還需假以時日，經過一段很長時間的較為艱苦的適應與協調。筆者僅拋磚引玉，希望更多的檔案學者繼續深入研究，形成獨具我國檔案特色的應急管理理論。

作者：張艷欣 單位：河北大學管理學院