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《湖北檔案雜志》2015年第七期

一、企業檔案信息化的特征

（一）信息化檔案整理準確迅速現代計算機系統已經相當的智能，可以根據個人需要，按照不同條件對文件進行分類。采用信息化檔案管理制度，從每份檔案的收集工作開始，就可以記錄該份檔案的原始屬性，如檔案的所屬項目名稱、生成時間、保密級別、整理人、負責人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接調用此原始信息，對檔案進行分類歸檔整理。不同于傳統檔案整理過程中的人工操作，利用信息化方法對檔案進行整理，不僅效率高，準確率高，還便于查看檔案時迅速的找出并傳遞所需檔案。

（二）信息化檔案保管安全可靠檔案的妥善保管是檔案管理里最為重要的工作，也是最容易令檔案遭受損失的一個環節。對于工程單位檔案來說，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此長的一段時間內，如何才能確保檔案萬無一失。傳統檔案以紙質檔案為主，容易因受潮、蟲蝕、霉變、火災等災害而損壞，而音視頻檔案往往以磁帶方式保存，容易受電子設備產生的磁場影響。因此，檔案管理部門必須為這些檔案設置專用的檔案柜，在房間內安裝控制溫度濕度的設備，還要定時對保管環境的實時變化做記錄，每年仍需投入大量的經費來保證檔案的安全。利用檔案的信息化管理，不僅能夠提高檔案信息的存儲量，也能實現文字、圖表、聲音、視頻等各種形式信息的同時存儲，而目前可利用的存儲設施也能滿足在各種環境下安全妥善保存檔案的要求。以目前最常見的STAT機械硬盤為例，可承受溫度范圍為-40～70℃，可承受濕度范圍為5%～90%RH，而新興的固態硬盤，不僅抗震防摔，可承受溫度更達到了-40～85℃，這無疑在很大程度上減小了檔案保管的難度，增大了安全性。

（三）信息化檔案利用方便快捷傳統檔案的傳遞查閱過程非常的繁瑣，一是必須到檔案存放地進行借閱；二是需要人工進行檢索、提檔、借閱登記、送還簽收。不僅消耗時間而且稍有差池便會令檔案原件遭到損壞。利用檔案信息化系統，在查閱時只需利用計算機，連接到存儲檔案數據的服務器，簡單進行搜索，就可以在計算機顯示器上看到查詢的檔案信息，無論是文字，圖像還是音視頻，都可以利用同一臺計算機直接播放，無需其他的設備。如果網絡足夠安全，足夠完善，甚至可以直接利用移動設備（如智能手機、掌上電腦、平板電腦等）進行查閱。檔案的遠距離傳遞也可以通過互聯網即時發送，不受距離限制。

二、企業檔案信息化建設中的新難點

（一）技術換代成本高從傳統檔案管理向信息化的檔案管理轉變在技術層面上無疑是一次大的提高，但在轉變過程中需要投入一定的成本。首先，在檔案信息化建設初期，一要配備與之相適應的計算計、掃描儀、將大量的紙質檔案通過各種設備轉化為數字化檔案；二要配備檔案管理應用軟件建立檔案管理信息系統。

（二）網絡安全可能存在漏洞計算機系統和網絡本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻擊。檔案信息系統在建設時需要保證一定的獨立性，在一定范圍內不會受到外來攻擊的影響，而檔案信息系統在發展過程中，又必然需要和其他系統，如辦公系統，進行數據交換、接收，影響其獨立性。因此，要保證檔案系統的安全，必須不斷地進行監控及維護。

（三）數字化檔案生成缺乏統一標準我國檔案管理體系比較復雜，管理相對分散，沒有相應的立法，各地政策也多有不同。在數字化檔案館建設的過程中，為了保證數字化檔案的保管、傳遞、查閱、利用等工作能夠有序順利的進行，就必須制定統一的規范標準，在原始檔案向數字化檔案轉化的過程中，統一轉化為固定的標準格式，避免出現各檔案管理組織之間各自為政、互不兼容的情況。

（四）企業檔案管理人員知識結構“老化”，技術培訓不到位目前很多企業檔案管理人員年齡結構偏大，知識結構、思想觀念相對老化，而且，對電子檔案處理未進行深入學習或參加培訓，沒有足夠的信息化技術處理知識。有的不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；不能及時了解到有關檔案管理的新規定、新要求。這樣，制約了整個檔案事業的創新發展。

三、新時期如何穩步推進企業檔案信息化建設

（一）部門努力，吸引關注為了讓企業管理者關注企業檔案管理，使之有實施檔案信息化的動力與決心，企業檔案管理部門應通過自身工作的努力，吸引企業管理者對檔案管理的關注，然后適時提交檔案信息化規劃，抓住時機跟進企業信息化步伐。

（二）全面規劃，重點突破企業檔案信息化無論采取何種模式，全面規劃絕對不能放棄。全面規劃不意味著全面實施。在進行檔案信息化時應從企業實際需要出發，堅持“有所為、有所不為”，確定企業檔案信息化的發展重點，選擇檔案信息化的突破口，使有限的資源發揮出最大的效益。

（三）建立規范體系檔案信息化使得越來越多的歸檔文件以光盤、硬盤的形式存在，現行的檔案整理、分類、著錄方法及相關規定已不能完全適應，檔案信息化工作缺乏統一要求。因此，重新制定新的標準規范體系十分必要。

（四）加強技術支持檔案信息化建設需要引進大量新的設備，在設備引進的同時就必須掌握新的技術來利用這些設備，而新的檔案管理系統的開發與應用，也離不開技術支持。缺乏過硬的技術支持，檔案的信息化管理，將難以進行。

（五）完善安全體系檔案的信息化建設終歸是要靠人來執行，因此，只有檔案管理人員安全意識的提高，才能從根本上保證檔案資料的安全可靠。建立網絡防火墻，定時進行數據備份，對接觸檔案人員進行身份認證也是十分必要的手段。

（六）持續人才建設檔案信息化建設離不開計算機和網絡技術，對檔案工作者知識水平要求較高，必須具備一定的計算機知識，能夠熟練地操作各類設備。這就要求不斷地對檔案工作人員進行培訓，使他們及時的掌握新技能，學習新知識。

檔案信息化建設是一項長期工作，是社會信息化發展對檔案事業提出的必然要求，在建設檔案信息化的過程中有著諸多困難和挑戰，我們必須不斷提高認識，與時俱進，才能順應社會與時代的發展要求，保證檔案信息化的順利發展。

作者：付志瓊 單位：中鐵大橋局