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《湖北檔案雜志》2015年第七期

一、云南檔案工作的特色

（一）少數民族口述檔案搶救成果突出云南是中國少數民族種類最多、特有民族最多、跨境民族最多、人口較少民族最多的邊疆省份，少數民族文字僅為土司、畢摩、東巴、和尚、長老等少數人掌握，許多民族有語言而無文字，民族記憶長期依靠口傳形式流傳。針對在世的民族文化守護者和民族文化傳承人越來越少的現實，云南省檔案局以口述記憶征集和訪談為抓手，經過5年的努力，已完成13個少數民族口述記憶檔案征集搶救。1、規劃先行，上下聯動，合力推進云南省檔案局綜合資金、人員、技術能力和少數民族人口規模、分布地域等因素，優先考慮年齡大及身體健康狀況較差的受訪者，科學制定了少數民族口述記憶采集工作規劃，分區域分階段有計劃完成采集工作。在口述記憶采集方面，形成了全省檔案部門設備、人才共享工作機制，合力開展云南少數民族口述記憶采集工作。2、口述為綱，統一流程，講究規范一是確定口述記憶征集線索和訪談對象。堅持以民族為單元、以人物為核心開展少數民族口述記憶征集和訪談工作，主要圍繞少數民族歷史口述記憶、少數民族文藝口述記憶、少數民族科技口述記憶、少數民族宗教口述記憶、少數民族倫理道德口述記憶、少數民族民俗口述記憶等內容展開?？谑鲈L談則主要圍繞少數民族第一個廳級、縣處級領導干部、第一個大學生以及少數民族文化掌握者進行。二是實施少數民族訪談。訪談計劃包括:訪談內容、項目成員、項目進度安排、經費預算、受訪對象、授權書的制定等。并由具體訪談人員在搜集掌握少數民族相關知識和地方歷史文化以及訪談對象詳細情況、必要背景、生活環境等信息的基礎上，為每一類受訪者制定兼具共性和個性的訪談提綱。訪談實施中進行直接錄制，訪談內容涉及少數民族歌舞以及技藝時，讓受訪人邊示范邊講解,將各個動作和手法進行分解。三是整理歸檔口述記憶。一份完整的訪談資料共包含訪談計劃，訪談提綱，事件或受訪者背景資料，訪談原始錄音、視頻、照片資料，訪談原稿，媒體報道，受訪人對文字轉錄稿的意見，受訪人授權協議書，訪談時間、地點等文字說明，現場筆記，征集到的與受訪人或事件有關的檔案資料，訪談工作總結等內容。3、項目拉動，采集到縣，匯總到省云南省檔案局注重以項目為抓手，分解工作任務，形成工作成果。每年按照規劃對少數民族口述記憶采集工作內容進行分解，將工作責任和要求分別細化到各規劃參與單位。口述記憶采集經費包含在云南少數民族檔案搶救與保護項目經費中，納入省重點檔案搶救與保護經費范圍，由省對各項目實施單位給予補助，各項目實施單位協調各級財政，配套必要經費，為項目實施提供必要保障。年度項目截止時，各項目實施單位將采集到的少數民族口述記憶成果，匯總到省檔案館，由省檔案館統一整理和保存。4、外協內聯，形成機制，共建共享目前，云南省多家機構及研究學者均有涉及少數民族口述記憶采集工作，致使目前大量的口述記憶資料散存在不同機構及個人手中。云南省檔案局通過分類管理、通力合作、整合力量等措施，逐步構建少數民族口述記憶管理體系，并與省民族學會合作開展少數民族檔案資料征集工作，與云南大學民族研究院合作開展口述記憶采集工作。2009年，云南省檔案局還承辦了國家檔案局與新加坡國家檔案館聯合舉辦的“搶救保護云南少數民族口述歷史培訓項目”，并分別于2011和2012年選派業務骨干赴新加坡國家檔案館接受強化培訓，省檔案局館處級以上干部全部參加了新加坡輪訓。

（二）數字檔案建設扎實推進2009年以來，云南省以省檔案館為龍頭，帶動州（市）、縣數字檔案館建設，至2013年底，全省三級檔案館擁有數字化檔案1.18億頁，目錄數據5683萬條，其中，省館4148萬頁，637萬條；州市、縣館7710萬頁，5046萬條。曲靖市富源縣率先建成縣級數字檔案館；楚雄、臨滄、昆明、大理等州、市按照規范程序啟動數字檔案館立項建設，昆明、保山、曲靖等州市完成所有館藏文件級目錄的數字化。1、規劃先行，強化指導，統籌建設一是制定規劃，明確目標。云南省政府辦公廳下發《云南省檔案事業“十二五”發展規劃》，提出在“十二五”期間全省要“建成一批電子文件（檔案）管理中心和數字檔案館”的目標。二是制定系列指導意見，強化業務指導。先后制定《云南省數字檔案檔案館建設規程》、《云南省數字檔案室建設規程》、《云南省機關文書檔案數字化規范》、《云南省文書類電子檔案移交接收試行辦法》。三是編制和實施省檔案館數字檔案館建設規劃。提出用十年時間，分兩個階段投資9200萬在云南省檔案館建成數字檔案館。四是推行州市縣級數字檔案館建設規劃審核指導機制。通過把好規劃和方案審核關，提高各級數字檔案館建設水平。2、明確任務，省館示范，有序推進一是明確翻三番目標，逐年逐級分解落實。今年4月的檔案數量化工作會提出，全省檔案數字化量以2010年為基數，到2020年翻三番的目標，并將工作量逐年分解，按館藏數量、業務基礎再分別落實到省、州（市）、縣，每年監督檢查完成情況。二是省館先行，引領示范。自2009年啟動數字檔案館項目建設以來，省館每年制定年度建設方案，明確工作任務，明確完成時限，明確責任人，跟蹤督辦，確保按期或者提前完成年度目標。三是州市縣級積極推進。目前，楚雄、臨滄、大理、昆明等州市啟動了數字檔案館項目規劃立項工作，西雙版納、德宏、保山等州市爭取到檔案數字化專項支持，富源縣率先在全省基本建成縣級數字檔案檔案館。3、項目帶動，整合資源，分步實施一是積極爭取數字檔案館建設項目。2009年，云南省政府主要領導批示同意省檔案館數字檔案館建設，隨后省發展改革委及時組織項目可行性研究，省財政廳積極落實項目資金，省檔案館數字檔案館建設得以啟動。楚雄州投資1700萬建設州數字檔案館，第一期項目資金已經到位，成為云南省第一個啟動專項建設的州級數字檔案館。二是積極爭取電子政務建設項目。云南省檔案局尋找檔案數字化建設和電子政務建設結合點，爭取到政府信息公開數據庫、省級電子文件歸檔系統兩個電子政務項目，整合到數字檔案館項目中整體規劃和同步實施，豐富了數字檔案館建設內容，同時也支撐和服務了省級電子政務應用。三是與重點檔案搶救項目和縣級檔案館建設項目緊密結合。在縣級通過實施新館建設，一方面帶動當地政府對檔案館配套設施特別是信息化基礎設施的投入，另一方面，各新建館普遍規劃和建設100平米以上的標準化中心機房，設置電子文件中心、電子檔案查閱場所，布設標準規范物理隔離網絡。四是擴大合作，開展專題數據庫建設。省檔案館優先完成了省民政廳等92個政府口與民生緊密相關部門館藏檔案的數字化。今年，云南省還將以省檔案館平臺和網絡為核心，以州（市）、縣館為節點，建立集中與分布相結合的民生專題數據庫群，逐步實現民生檔案“跨館查檔、就近出證”。

二、四點啟示

（一）新館外形要從“外樹形象”角度考量2011年7月修訂的《湖北省國家綜合檔案館業務建設規范》從檔案館選址與五項功能、建筑技術指標和檔案特藏庫都有明確規定，并對檔案庫房區、對外服務區、業務技術區和辦公區提出“四區分開”要求。今年6月18日，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案館建設研討會上指出，未來檔案館建設要把檔案館發揮“五位一體”功能放在首位，也要有中國元素和文化氣質，要好看。這對今后的檔案館建設提出了更新、更高的要求。云南調研期間，我們查看了云南省列入“十二五”國家支持建設范圍的103個縣市級檔案館設計圖集，并直接到4家檔案館調研。一個突出的印象是，云南縣級檔案館的外形普遍注意外形設計，體現出邊疆文化特色，也凸顯了云南各民族的個性。特別是巍山縣檔案館建筑帶有明顯的南昭古國的特征，茶文化元素、少數民族文化元素都成為了檔案館外立面的表現形式，并與周邊環境協調。毋庸諱言，湖北已建成的縣級檔案館，多數外形都缺乏區域個性，更難找到荊楚元素。紅安檔案館的外形設計，“銅鑼與大刀”元素讓人耳目一新?，F在湖北檔案部門正結合鴻忠書記“三加強一服務”講話的學習，著力在“服務大局服務民生內強素質外樹形象”上下功夫。檔案部門的形象的樹立可以有多個路徑，但檔案館的建筑外形最簡單、最直接、最長久，其視覺沖擊力不可低估。下一步縣級檔案館建設，應在確保使用功能基礎上，注重外形設計，在區域地方個性、荊楚文化元素方面多點考量。

（二）新館開館、展覽開展兩同步效果不可小看云南省縣級檔案館建設管理辦法提出，縣級檔案館新館開館時必須至少要舉辦三個檔案展覽，必須要結合館藏舉辦一個具有民族和地方特色，反映本地區歷史發展進程、重大建設成就、重要歷史事件等方面的基本陳列展覽，條件許可的還要籌辦一個具有當地歷史人文特色、形式豐富多樣、視覺效果強烈的專題展覽。從安寧、楚雄、巍山3縣市展覽來看，大氣恢宏、內容充實的檔案館展覽大廳在專門展覽館、陳列館缺乏的西部縣城搶占了文化發展先機，更是一張光鮮的檔案名片。湖北的經濟社會發展比云南先進，但專門展覽館、陳列館的發展也不平衡，山區縣與貧困縣在這方面的欠賬太多。新檔案館開館之際舉辦有文化內涵的大型展覽，使檔案館的展覽成為當地的城市會客廳，成為上級黨政領導調研檢查的必到場所，其服務作用不可低估，其作為空間不可小看，其綜合效應不可限量。

（三）土家族口述記憶搶救和荊楚記憶建設宜早不宜遲“口述檔案”概念由國際檔案理事會1984年提出，我國20世紀80年代中后期開始口述檔案實踐。云南省以項目拉動方式，運用征集、收集、拍照、錄音錄像、口述歷史采集等手段，建立少數民族檔案資源特藏庫和專門數據庫，同時全面收集、征集少數民族特色產業的相關檔案。湖北境內，獨有的少數民族不多，但土家族分布在湖北9個縣?，F在，口述檔案日益成為人類記憶工程的新寵。隨著社會的進步與城市化的加快，民族的、民俗的、地域的記憶會日顯珍貴，今天能隨處可見的，明天就會無法再見；今天看似平常的，明天就成為無法復制的。從這個意義上說，土家族口述記憶的搶救要提上議事日程，江漢平原、鄂東南、鄂西北民俗、民風、民情檔案的系統采集也勢在必行。

（四）欠發達山區檔案數字化必須以項目為支撐經濟欠發達地區的檔案數字化，首要的問題是資金。在爭取領導的同時，云南省各級檔案部門加強與財政、發展改革等相關部門的聯系溝通，全力爭取項目，以項目為核心，借項目來拉動，營造了數字檔案館建設的好環境。湖北經濟欠發達的山區縣市數字檔案館建設如何加快發展，當務之急是，向地方黨委政府作好匯報，爭取領導支持，但也必須盡早在科委等部門立項。有了項目，發改、財政部門才會有經費支持，沒有項目，財政給錢師出無名。有了項目經費，數字檔案館建設才能有序推進。

作者：鄧衍明