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摘要：建立健全高校干部培訓檔案管理制度，是檔案管理專業化和程序化的要求，也是落實國家“雙一流”政策的具體步驟。我國高校干部培訓檔案的類型和管理流程已經相對成熟，但還存在一些問題，比如管理體系不健全、管理人才不穩定、保管條件不完善以及信息資源開發利用不足等；為建立健全科學、規范的高校干部培訓檔案管理制度，應當健全高校檔案體系，優化高校檔案人員配置，加強高校檔案的科學化保管，深化高校檔案信息資源開發利用。

關鍵詞：高校；干部培訓；檔案管理；制度研究

前言

隨著“雙一流”建設方案的實施，高校在發展中面臨內部體制變革和外部環境更新的新形勢，高校干部作為“雙一流”建設階段的重要力量，是保持教育穩定、促進學校進步的關鍵，他們的能力和素質事關高校人才培養和高等教育發展事業。為促進高校干部的能力和素質進一步提升，國務院和中共中央辦公廳相繼頒布了《關于加強教師隊伍建設的意見》《2010－2020年干部教育培訓改革綱要》等文件，將高校干部納入到國家干部培訓機制中。近年來高校干部培訓呈現出良好的發展態勢，培訓平臺日趨增多、培訓內容更加豐富、培訓方式愈加多樣、培訓制度不斷完善，初步形成了結構合理、內容齊全的高校干部培訓體系。而檔案管理是對干部培訓的計劃、進度、考核和結果等材料的全過程記錄，是教育管理部門準確掌握高校干部培訓情況、提高培訓管理水平的重要依據。建立高校干部培訓的檔案管理制度，是高校干部培訓體系不可或缺的一部分。

1當前高校干部培訓檔案管理

總體來講，培訓檔案的類型和管理流程均符合檔案管理制度的一般特點，但同普通檔案管理相比仍具有特殊性。

1.1培訓檔案類型檔案類型主要由學員基礎檔案、培訓班管理檔案和培訓知識儲備檔案三部分構成。[1]學員基礎檔案是培訓機構針對學員建立的基礎性材料，具體內容涉及參訓學員的基本信息，即學員姓名、性別、出生年月、學歷、職務、職稱、單位、培訓的時間、地點、機構和培訓結果等個人材料；培訓班管理檔案是指參訓學員在參訓期間形成的一系列文件，具體包括培訓初始計劃、培訓任務書、培訓項目評估報告、中期考核材料以及培訓機構對學員出具的成績單和結業證書等；培訓知識儲備檔案是指培訓教師和參訓學員在培訓過程中共同形成的具有價值且符合培訓目的知識數據成果，主要包括培訓教師自行開發和設計的培訓課程、培訓教師授課的紙質講義或電子講義、培訓的錄音錄像、培訓學員的畢業論文或畢業總結等檔案材料。

1.2培訓檔案管理流程培訓檔案管理流程，主要分為檔案的收集整理、建檔管理和檔案利用三個部分。[2]檔案的收集整理。培訓檔案須按照人事檔案的管理要求，根據檔案形成時間和重要程度對其收集和整理。對于那些日后需要經常使用、有較高參考價值或者可重復利用的教師授課資料需要單獨整理，以方便檔案查找。建檔管理。根據檔案材料內容和形式立卷編號，存入與之對應的學員基礎檔案、培訓班管理檔案或培訓知識儲備檔案的檔案盒中，并及時對檔案更新，對于有時間限制或已經不合適教學的授課材料及時從檔案中移除。檔案利用。高校一般通過電子掃描等方式將檔案數據上傳到外網以方便學員對檔案的查找和學習，并通過展覽紙質檔案的形式主動對外公示。在這個過程中，培訓方主動公開相關培訓材料，不僅增強檔案管理的現代化水平，還方便了其他機構和個人對培訓材料的收集、整理、建檔和后續處理工作；學員通過登錄網站查詢公開的各項材料，在加深其對教育培訓工作的認同之時，也通過吸收他人優秀的培訓成果提高個人能力和素質，使培訓達到良好效果；另外，公開場合公示的紙質檔案也便于第三方對培訓機構工作的理解，在全社會形成重視教育發展和人才培訓的氛圍。

2高校干部培訓檔案管理制度的不足

目前我國高校干部培訓檔案的管理水平總體符合發展預期，但在宏觀上缺乏成熟的管理體系，在具體管理中缺少專業人才和保管條件的支持，在檔案收集后也缺乏有效、長期的利用途徑，這成為制約我國高校干部培訓檔案進一步發展的不利因素。

2.1管理體系不健全當前我國高校對干部培訓檔案的管理多引用宏觀層面的法律制度，如《干部檔案工作條例》（中組部和國家檔案局）、《高等學校檔案管理辦法》（教育部和國家檔案局）等文件，缺少細化的管理規定，各培訓機構只能根據自身情況進行檔案管理。以青島某高校省級干部教育培訓基地為例，其檔案管理工作量比較大，年均承接全國各類干部教育培訓班五百余期，并且在檔案管理上采取一班一歸檔的形式，由于沒有成文的檔案管理辦法作為依據，所以極易造成對檔案的收集范圍加大、建檔過程缺乏分類標準、保管時間不穩定和檔案利用效率低等問題。

2.2管理人才不穩定高校干部培訓是一項長期性的工作，培訓檔案的管理也必須保持專業性和連續性。目前，高校干部培訓機構管理隊伍缺乏專業性、穩定性的問題卻普遍存在。仍以青島某高校省級干部教育培訓基地為例，目前該基地只有四名工作人員，兩人負責培訓內外的交流和聯系，兩位業務科的工作人員分別負責國家級培訓和省市級培訓的具體工作和對外的宣傳報道工作。檔案的管理工作由四人中一人兼任，檔案整理的基礎性和繁雜性工作有時也交給學生兼職負責，這使得檔案管理人員缺乏專業背景并且流動性頻繁，不利于檔案管理的專業化和連續性。

2.3保管條件不完善檔案的保管和存放是檔案制度建設的重要一環。當前高校培訓檔案管理多數能夠做到“不散、不亂、不丟、不壞”，但仍有需要改進的地方。以青島某高校省級干部教育培訓基地為例，其檔案保管條件不完善主要體現在檔案保管的庫房缺乏標準化設計，檔案存放在普通辦公室的角落，面積偏小且未有任何隔熱、防潮、防光、防塵和防蟲的建設和投入；用于檔案保管的包裝材料簡單、存放設備簡陋，無法應對材料用紙發黃、老化帶來的損壞影響；對電子檔案重視程度不夠，尚未購置獨立的電子檔案存儲和備份設備，經常把電子檔案和紙質檔案放在一起存放，極易造成電子檔案的丟失和損壞。

2.4信息資源開發利用不足培訓檔案的開發利用對學員開展學習培訓具有積極意義。由于涉及知識產權和保密工作需要，培訓機構對培訓檔案的開發利用程度十分有限。如果單純只為保存檔案而建檔，就會使檔案的價值受限。[3]以青島某高校省級干部教育培訓基地為例，該基地已經初步形成將檔案資源整理為電子信息，并將授課教師的課程講義、視頻信息和學員的學習成果整理上傳。但是總體來講這僅僅是檔案資源利用的第一步，上述措施目前仍處于檔案信息的匯總階段，缺乏對培訓檔案資源的深入開發和利用，學員除了登陸自己的賬號和密碼查詢個人培訓檔案信息外，對其他學員信息并無了解權限；參訓學校的相關管理人員也僅僅能夠看到該學校的參訓人員的培訓檔案信息等，這就使培訓檔案信息利用范圍變窄。

3高校干部培訓檔案管理制度的建議

應當從細化高校干部培訓檔案管理規章制度、優化干部培訓工作檔案管理人員配置、加強干部培訓檔案的科學化保管和深化干部培訓檔案信息資源開發利用等方面完善干部培訓檔案管理制度。

3.1完善高校干部培訓檔案管理規章制度高校干部教育培訓是一項長期性工作，為使培訓取得實實在在的效果，并對日后培訓工作進行改進，需要出臺一系列與培訓檔案相關的管理辦法，使干部培訓檔案的管理統一化、標準化和程序化。具體來說，根據教育部《高等學校檔案管理辦法》，結合本單位實際情況，制定并不斷完善符合自身工作需要和實際需求的管理制度，使高校干部培訓檔案管理工作更加專業化、科學化。

3.2優化干部培訓工作檔案管理人員配置檔案工作人員是檔案管理的主體，配備一定數量高素質的檔案管理人員對檔案工作專業化的提升十分重要。針對檔案管理人員缺乏經驗的現狀，加強對其的專業指導，從而保證檔案工作的科學化和標準化；針對培訓機構聘用臨時檔案管理人員的情況，除加強對其的專業指導和培訓外，專職的檔案管理人員要承擔其自身責任，發揮主體作用，使檔案管理有序進行；針對一些培訓機構人員短缺也無法招收臨時工作人員的情形，培訓機構可以在財力許可的情況下采用簽訂檔案團隊外包協議的形式，使專業人員參與并指導本機構培訓檔案的收集、整理、建檔流程，從而保障檔案工作的專業化，避免本部門工作人員專業性不夠帶來的消極影響。[4]

3.3加強干部培訓檔案的科學化保管干部培訓檔案的存放要以“以防為主，防治結合，立足長遠、保證當前”的原則，維護檔案的安全，延長檔案的壽命。首先，要加強檔案的基礎存放場所建設，庫房選址盡量避開容易漏水的頂層和容易受潮的底層，為檔案的保存提供良好的室內環境；其次，購置一定數量的保管裝具、包裝材料、防水防潮設備，并針對紙質載體和電子載體檔案使用檔案裝具管理；最后，加強電子檔案的保護力度，針對電子檔案數據復雜、容易損害的特點，選擇檔案管理專用的存儲設備和儀器，并通過使用安全的技術措施防止信息泄露，若條件允許也可通過異地備份等方式防止電子檔案的二次破壞。[5]

3.4深化干部培訓檔案信息資源開發利用深化干部培訓檔案信息資源的開發和利用，可以提高干部教育培訓的積極性，擴大培訓的影響范圍，從而打造培訓品牌優勢。一是對當前教師參與培訓但尚未開發的電子講義、視頻等信息進行數據化處理，根據大眾的需要并結合檔案的功能開發若干檔案數據庫，并將上述數據庫按照培訓類別上傳到高校培訓機構平臺，以供參訓學員和第三方學習使用；[6]二是深化檔案信息資源開發，在現有的基礎上進一步挖掘有價值的信息和相關數據，與教育專家共同提煉培訓講義和精品課程，以吸引更多參訓者關注，從而打造培訓品牌優勢，提升培訓專業質量。

參考文獻：

[1]李英.高校教育干部培訓電子檔案管理淺析[J].河南教育，2011（12）：10.

[2]王孫禺，田慧君.高等學校繼續教育發展戰略分析與對策研究[J].成人教育，2013（6）：12.

[3]潘世萍，張靜，崔曉婧.行政審批檔案規范化管理體系的構建——以北京市住房城鄉建設系統為例[J].北京檔案，2014（6）：13.

[4]姚樹靜.關于高校檔案管理信息化建設的探討[J].經營管理者，2013（20）：23.

[5]金波，周楓.我國檔案學專業高等教育的發展、艱辛與責任[J].檔案學通訊，2018（3）：18.

[6]周自波，董世龍.我國繼續教育存在的問題與發展戰略研究[J].高等繼續教育學報，2014（12）：133.

作者：張光明單位：青島大學