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摘要：隨著我國計算機信息化的快速發展，推動了企業會計檔案電子化管理。電子化管理在很大上改善了傳統紙質會計檔案的不足，但是這也給會計檔案管理工作提出新的要求。在具體的工作中，檔案管理人員還需要結合實際需求進行會計資料的歸檔與管理，從收集、整理、移交、儲存等多方面保證會計檔案的真實性、完整性、安全性，為會計資料的獲取、報銷、入賬、歸檔等提供良好的支持。基于此，本文對會計檔案電子化管理進行分析，從會計檔案電子化管理的特點出發，提出相應的管理策略，希望能夠為同行業會計檔案管理人員提供一些幫助和參考。

關鍵詞：會計檔案；檔案電子化；電子化管理；會計管理

在社會經濟發展中，會計工作所具有的作用是不容忽視的，其能夠為企業、機構、單位等多方面的經營生產活動提供支持，是經濟體系運行下必不可少的一項重要內容。隨著信息技術的發展，會計工作也逐漸由傳統的人工操作轉變為電子化管理，會計檔案電子化已然成為時展的一種趨勢。在現代化檔案管理中主要有電子檔案與紙質檔案兩種形式，由于會計檔案涉及內容多、信息量大，在管理過程中數據丟失等現象時有發生，其主要是由于人為因素、環境因素、網絡安全等多方面造成的，這給企業經營管理帶來一定影響。因此，我們必須重視會計檔案電子化管理，積極采取有效措施提高會計檔案電子化質量，充分發揮會計檔案信息的價值，為企業決策及發展提供保障。

一、會計檔案電子化管理特點

（一）檔案信息數字化隨著企業經營管理的深入發展，企業規模不斷擴大，經營活動越發廣泛，會計檔案工作所面臨的壓力也越來也大。由于信息化水平的提高，原有的會計材料也逐漸由紙質轉變為數字化，當前財務結算方式、運轉管理等方面都發生了巨大變化，財務結算完成后的立卷歸檔工作也顯得越發重要。會計電算化發展下，會計工作形式有了新的變化，在計算機系統的輔助作業下能夠自動生成會計電子數據，財務結算工作也可以通過網絡運行，電子會計檔案數字的形式進行記錄、傳輸、存儲、利用，具有很強的數字化特點。

（二）虛擬化紙質檔案具有實物化特點，是一件看得到摸得著的東西。而現代化電子會計信息主要以數字化的形式存在，主要被存儲于磁性介質或光盤中，在這種環境下對于存儲介質的防磁化要求較高，并且只能通過計算機等電子設備進行視讀，因此其具有一定的虛擬化、無紙化特點。但是，這并不影響會計電子化的優越性，也是憑借虛擬化特點，會計檔案只需要占用很小的存放空間就能夠實現大量信息的存儲，其具有存儲容量大、便于傳輸、保存時間長、數據安全性高等特點。

（三）利用率高會計檔案電子化更具有可操作性，相比與傳統的紙質檔案利用起來更加方便，并且不受時間、地點等方面的限制。相關人員只需要通過計算機設備在相應的狀態下就能夠實現信息查詢、快速檢測、復制拷貝等多項操作，大大縮短了會計信息加工的時間，提高了會計信息利用的實效性，在很大程度上為會計人員提供良好的服務支持。另外，通過計算機服務系統還能夠對大量數據進行快速的分析與計算，匯集成科學的會計檔案資料，通過數據交換、實時共享提高會計信息的利用率。

二、會計檔案電子化管理中存在的問題

（一）管理人員對會計檔案電子化不夠重視管理人員是保證各項工作順利開展的基礎，由于管理人員對會計檔案電子化發展缺乏重視，覺得原有的檔案管理已經能夠滿足實際發展需求，對會計檔案的認識不夠全面，將其看作應付上級檢查或者審計工作的一部分，缺乏創新意識與時代觀念，就會降低會計檔案管理的價值，對于內部管理來講，會計檔案電子化發展也就失去了意義。這使得會計檔案電子化管理難以落實，由于缺乏足夠的資金或技術支持，相關存儲、共享等功能也得不到發揮，嚴重阻礙會計檔案的現代化發展。

（二）電子數據安全隱患大在實際工作中，電子數據所帶來的安全隱患也是極其嚴重的，會計檔案的整個流程都存在很大的風險。由于電子檔案是建立在計算機技術、網絡技術的基礎上，這種環境下計算機很容易受到病毒攻擊或故意損壞，會計檔案數據的安全性得不到保障，增加了企業管理風險。其次，從存儲介質來看，存儲介質自身的安全性、可靠性設計沒有達到標準要求，硬盤、磁盤等存儲介質受到運行環境的影響，容易產生磁盤故障，數據完整性在經過一段時間的存儲后很難得到保證。另外，檔案管理人員所具備的業務能力限制了會計檔案電子化管理，由于檔案管理人員技術過于落后，對計算機數據管理、操作能力較差，無法實現有效的電子化管理。

三、提高會計檔案電子化管理水平的有效措施

（一）加強領導對會計檔案電子化管理的重視管理人員作為企業經營決策的主要執行者，必須加強對會計檔案電子化管理的重視，只有管理人員充分認識到會計檔案電子化管理的重要性，才能更好地推動相關工作的順力進行。從會計工作來看，其對于企業所具有的影響是不容忽視的，而會計檔案作為會計工作過程與結果的重要組成，不僅可以為企業經營決策提供數據參考，還能夠為企業未來的發展奠定基礎，重視會計檔案電子化管理人員的培訓與資金投入，就快會計檔案電子化管理具有重要意義。

（二）加強科學管理會計電算化的快速發展，給會計檔案電子化管理也提出新的要求，我國對于會計檔案管理工作也有了新的部署和要求，從會計檔案管理保管期限上來看，傳統的檔案保管中期限為3年、5年、10年的檔案管理調整為10年，檔案保管期限為15年、25年的檔案管理調整為30年。紙質檔案也應該按照電子檔案的歸類方法進行在整理，并編制相應的順序編號。為了保證會計檔案電子化管理的有序進行，制定科學的管理制度是必不可少的，首先，財務人員在會計工作中應該做好日常電子會計資料的備份工作，其主要包括：系統文件、科目代碼、賬目文件、報表文件、核算系統等數據文件等相關內容。與此同時，還應該根據財務需求對機內平整、總分類賬、明細分類賬、報表等資料按月進行備份存檔。其次，介于紙質檔案與電子檔案同等重要，應制定雙套歸檔制度，采取兩者相結合的形式完善會計檔案管理。電子會計數據應根據系統功能，建立檔案收集目錄，對其中的現金記賬憑證、銀行記賬憑證、科目匯總表、會計報表等電子數據按要求打印輸出，并交由出納復核、主管會計審核簽字。

（三）注重電子檔案的安全性電子檔案在應用過程中經常會涉及信息傳輸等操作，面對計算機網絡環境，其所承擔的安全風險還是比較大的，由于會計電子檔案安全管理所涉及的內容比較多，加強存儲介質與網絡環境的安全管理是必不可少的。存儲介質主要是會計檔案電子化存儲的主要載體，包括計算機硬件、磁盤等方面，相關人員在采購過程中應該選擇配置較高的計算機，這樣才能夠保證系統穩定運行，避免配置過低而產生的軟件系統故障或數據丟失問題，并及時做好電子數據的備份工作，在應用磁盤存儲的過程中保證運行環境的安全，可以結合實際情況進行分類存儲，避免磁盤損壞等問題給檔案管理帶來不利影響。網絡環境安全控制方面可以從以下幾方面保證信息安全：首先，設置訪問權限，通過綁定計算機硬件等方法限制人員隨意進入，保證會計檔案信息與訪問內容的安全，避免由于人為誤操作或者非會計人員造成的信息丟失、信息損毀等問題。其次，設置安全防火墻，采用信息機密的方法保證會計檔案信息的安全，禁止非法獲取或惡意病毒破壞等行為，切實提高會計檔案電子化管理的安全性。

（四）提高會計電子檔案管理人員專業素質與技術水平會計檔案電子化管理對檔案管理人員也提出新的要求，其不僅要具備傳統會計檔案管理的理論知識，還要熟悉現代化計算機技術、信息技術的應用。在會計檔案人才培養方面，積極組織會計檔案管理人員開展定期的培訓學習，切實提高電子會計檔案信息管理能力。在人才引入上提高準入標準，結合實際情況選擇專業的電子會計檔案人才，更好的發揮電子會計檔案的作用，為企業經營發展提供專業支持。

四、結語

綜上所述，會計檔案電子化管理是對傳統會計檔案管理的一種改革與創新，也是會計電算化發展下的必然需求，通過科學的技術手段提高會計檔案管理的工作效率與工作質量，進一步規范會計檔案管理。對于當前會計檔案電子化管理中存在的問題，相關管理人員應該加強認識、制定完善的管理制度、保證電子檔案的安全性、提高檔案管理人員素質水平與技術能力，為新時期會計檔案電子化管理奠定基礎，充分發揮會計信息的效益價值，促進企業的穩定發展。

參考文獻

［1］張燕.淺析電子會計檔案的管理［J］.內蒙古科技與經濟,2016（8）.

［2］王海燕.信息化條件下會計檔案的電子化管理［J］.財會學習,2016（18）

作者：李屹單位：本溪市城鄉規劃建設委員會職工培訓中心