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摘要:高校學生檔案是形成干部人事檔案的源頭，是高校檔案管理工作的重要組成部分，但在實際工作中缺乏指導性規范。本文針對高校學生檔案管理工作中出現的問題，提出有必要出臺高校學生檔案管理相關辦法的建議。

關鍵詞:新時代;新思維;高校學生檔案管理;問題及建議

黨的的勝利召開標志著中國特色社會主義進入新時代，作為特色社會主義事業的一部分，新時代的檔案工作具備了兩個重要特點:一是強調初心使命，二是強調主動服務。高校學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，作為干部人事檔案的初始源頭，要求高校檔案工作者必須用順應時展的創新思維，奉行“不忘初心，方得始終”的工作思路，針對目前工作中出現的種種問題，對其規范管理模式進行深入思考和積極探索，從而提高管理質量，提升服務品質。

1高校學生檔案管理工作中出現的問題

1．1規范缺乏、概念模糊國內現有的檔案法規涉及到高校檔案的已有《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案實體分類法》等，而高校學生檔案管理相關法規尚為空白。在教育部與國家檔案局聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》(簡稱第27號令)中給出了高校檔案的定義，但未對高校學生檔案予以定義，其中第十五條對學生類檔案作出了簡述“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”，其中提到的學籍檔案卻與學生類檔案、教學類檔案及學生檔案內容都有交叉(如入學登記表)，容易產生歧義。一般來講，入學登記表、獎懲材料等既會成為學生檔案的必要材料裝檔，又會作為教學類或黨群類檔案永久或長期存檔。但高中檔案、體檢表、入黨(團)志愿書等材料因其具有唯一性的特點，無法永久或者長期存檔，在《高等學校檔案實體分類法》中也未作出闡述。由于高校學生檔案具有鮮明的過渡性和流動性的特點，并非屬于真正意義上的高校檔案，因此有必要對高校學生檔案給出科學的定義，以防混淆概念，造成工作中的迷茫和誤判。

1．2歸屬不統一、職責不清晰由于高校學生檔案管理規范的缺失，其歸屬部門五花八門。目前來看，有的歸屬院系，有的歸屬學生工作處、招生就業處等職能部門、有的由院系收集整理，由檔案管理部門保管、有的則歸屬檔案管理部門。由院系管理，從新生檔案核查，收集、建檔、整理到轉檔一般都由輔導員兼職負責，由于輔導員工作崗位變動較為頻繁，學生檔案存在無相對固定人員管理，無固定存放場所，核查流于形式，材料收集缺失，裝檔錯誤率高，派遣程序混亂，轉檔準確率低等問題，無從保證學生檔案的完整性、嚴肅性和保密性。由學生工作處等職能部門管理，相關工作人員的更多精力是投在其主要業務上，對學生檔案管理墨守成規，保持現狀，“不丟不棄，照單全收”即是最高工作標準了。由院系收集整理，由檔案管理部門保管，除了存在上述問題之外，表現更突出的則是職責劃分不清，一旦出現問題，院系與檔案管理部門互相推諉，學生難以解決出現的問題，對學生造成困擾，違背了學校“以人為本”的服務理念，對學校聲譽造成不良影響。

1．3歸檔范圍不明確、歸檔標準不統一目前，高校學生檔案歸檔范圍和標準仁者見仁，智者見智。由于沒有統一的標準規范，大多數高校只能根據經驗或者相互效仿來決定學校的歸檔范圍和歸檔標準。目前，高中檔案、入學登記表、畢業生登記表、學生成績單、黨團材料基本能作為學生檔案必有材料，但獎懲材料、學生信息變更材料、學位授予材料、專家推薦表等材料則因無章可循難以全部歸檔。即使是必歸材料，也存在基本信息缺失或錯誤，老師評語千篇一律，手續不完備等問題。以我校《畢業生登記表》為例，作為學生檔案中非常重要的材料之一，它包含了很豐富的資料信息，由于沒有統一的歸檔材料填報標準，已歸檔的畢業生登記表有的未貼照片，有的畢業實習和畢業論文的內容完全空白，有的未加蓋學校公章，嚴重影響了歸檔質量，亦不能給用人單位提供有效利用。

1．4未納入考核體系、檔案意識不高目前，高校檔案已明確規定必須“三納入，四同步”，很多學校據此實施，在檔案管理工作中亦顯成效。而高校學生檔案管理工作卻無相關標準規范作為納入考核體系的依據。不納入考核體系，則不足以引起學校從上至下的重視，學生檔案“待在宮中無人識”成為常態。學校每年出現的“棄檔”“死檔”現象就足以說明。學生拖欠學費、未正常畢業、退學、開除學籍及用人單位的層次、學生的主觀意識和相關管理人員的被動工作等原因都能形成“棄檔”，久而久之變成“死檔”。殊不知，高校學生檔案是連接個人、學校和社會的紐帶，檔案中記載的每一項重要信息，都將對其人生產生重大影響。一旦需要，再去追溯則為時已晚，或將造成終身遺憾。

1．5管理水平落后、信息化程度不高大數據時代的到來和云數據的廣泛應用，高校檔案管理人員由于思想準備不足、知識儲備不夠而措手不及;對如何運用現代信息技術來提高學生檔案管理水平感到迷茫;對新的挑戰感到畏懼;無法有效銜接，只想保持現狀。從目前我校收集的入學前檔案來看，江蘇、山西、廣西等省的高考報名信息形成的是電子檔案，而由于我校如大多數高校一樣，學生檔案尚停留在紙質檔案的保管階段，僅能借助計算機輔助管理，還未形成真正意義上的電子檔案，因此造成與已形成電子檔案的省份無法網上對接，反而致使這些學生的入學前檔案材料缺失，對日后的利用留下隱患。

2高校學生檔案規范管理模式的幾點思考

2．1制定規范，科學定義據網上查詢，教育部數據顯示，全國普通高校2017年畢業人數達795萬，這也就意味著2017年應有近795萬份高校學生檔案到達全國各地的人才服務機構及用人單位，轉變為人事檔案。如何為數量如此龐大的知識群體建立規范的學生檔案，完整地記錄其受教育經歷，成為其步入社會的有效通行證呢?筆者認為，出臺《高等學校學生檔案管理辦法》等規范勢在必行，科學定義學生檔案，明確職責，與教育部第27號令和第41號令(《高等學校學生管理辦法》)及《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的相關條款有效銜接，劃定科學的歸檔范圍，以期對高校學生檔案的形成及利用管理機制進行規范，提高學生檔案的規范化、科學化及法制化管理水平。

2．2劃定歸屬，明確責任鑒于目前高校學生檔案管理存在的如前所述的幾種歸屬，筆者建議由學校檔案管理部門作為直接管理主體。原因如下:(1)專業檔案人員更具備職業敏感性和保密意識。對學生檔案的隱私性和安全性認識充分，在學生檔案利用方面，能夠制定科學的利用規定，預防學生檔案信息泄露，從而把好學生檔案的“利用關”。(2)專業檔案人員的專業知識儲備更充足。能科學地指導各院系及相關職能部門的新生檔案核查工作、收集歸檔工作，對收集的材料、歸檔的方法、移交的手續要求更規范、更嚴格，能夠有效地把好學生檔案的“進口關”。(3)專業檔案人員對檔案重要性的感知更強烈。他們時刻按照檔案具有“真實性、完整性、安全性”的準則，對待學生檔案中的每一份材料，對應歸未歸的材料，對不必歸檔的材料，對信息不完整的材料，他們都會對材料形成單位提出專業的整改要求，把好學生檔案的“形成關”。(4)專業檔案人員更具耐心和責任感。以每年的畢業生檔案轉遞工作為例。這項工作是高校學生檔案管理中非常重要的一個環節，需要檔案人員具有高度的責任心和極強的耐受力。他們不僅要做好與招生就業處等相關職能部門的主動溝通協調工作，提高學生填寫檔案轉遞地址的準確性，同時嚴密關注各省市人才服務中心的地址信息的即時變更，反復核對派遣信息，同時組織人員對畢業生檔案材料完成繁重的裝檔任務、嚴格的流水線審核、封袋后姓名和數字雙重準確點對，及與轉寄單位的精準合作。同時，及時制作精確的檔案派遣數據庫，通過學校網站、微信公眾號等為畢業生提供線上查詢方式，從而把好學生檔案的“出口關”。對于責任主體的明確，筆者認為不僅要明確檔案管理部門的主體責任，而且要明確產生學生檔案材料的院系及相關職能部門的間接責任，這樣才能有效地把好學生檔案材料的“質量關”。比如學生一旦在校期間出現信息變更、學籍異動等情況，相關部門能及時將相關材料送達檔案管理部門，從而保證重要材料不缺失，為學生解除后顧之憂。

2．3明確歸檔范圍，統一歸檔標準為體現高校學生檔案中歸檔材料的有效性和豐富性，明確歸檔范圍亦同等重要。筆者建議除參考《干部人事檔案材料收集及規定》來制定應歸必歸的檔案材料以外，也可適當擴大歸檔范圍，增加形式生動、特色鮮明、能夠反映學生思想心理、綜合素質的檔案材料，如誠信檔案、心理健康檔案等，真正做到與時代接軌，也為用人單位選拔人才提供有效的支撐。明確了歸檔范圍，對歸檔材料從形成到轉出，從形式到內容制定相關標準也必不可少。在電子檔案還沒有完全取代紙質檔案期間，從形式上可以對紙質檔案袋的大小、對封面標注的必歸材料的名稱和順序進行統一，必歸材料在前，個性化材料在后，就像文書檔案按件歸檔時，加蓋的歸檔章上填寫的內容被規定了順序一樣，這樣不僅能使歸檔內容一目了然，而且能使高校檔案人員條理清晰，也能大大提高各地人才交流服務中心接檔、整檔和管檔的效率。從內容上，對有爭議的歸檔材料給予一定的歸檔標準，提供歸檔依據。例如懲罰材料的歸檔。眾所周知，學生處罰材料視情況輕重處罰的等級也不同。從警告到開除學籍的處分，是無論輕重全部裝入學生檔案中還是只為學生前途考慮不裝入學生檔案中呢?筆者認為，可以借鑒國外大學的經驗，增加可操作性，不搞一刀切。如英美國家，懲罰是必須謹慎的，只有嚴重的不當行為和更大的影響學校的懲罰材料才會放入學生檔案，意在給予懲罰學生改過自新的機會。另外，對高校學生檔案轉遞的渠道及方式，對退學檔案的處理等情況都應制定可操作性的規范和標準。

2．4納入考核體系，普及檔案知識每個學生都是在其檔案的陪伴下踏入高校大門，其隨后的的學習成長的重要經歷亦與檔案息息相關，最終陪伴他們一生。將學生檔案的管理工作納入考核體系，提高重視度，從而提高學生檔案的質量和服務效果，則是大勢所趨。同時，大力普及學生檔案知識也必不可缺。筆者建議在新生入學教育中增加學生檔案宣傳的內容，讓他們從入校即能認識到檔案對他們一生的影響，告誡他們提供準確、真實、完整信息的重要性，提醒他們在學習期間努力表現的重要性;在學生畢業之際，借助6月9日國際檔案宣傳日，聯合院系開展專題講座，講述畢業生檔案的形成過程、轉遞程序、與就業的關系及查詢途徑等，使學生明了學生檔案的運行軌跡和最終歸宿，懂得如何在今后的生活工作中，有效利用檔案信息資源。另外也可以采取增設選修課、知識競賽等方式來提高學生對檔案的關注度，達到普及檔案知識的目的。

2．5拓寬知識構架，改變傳統模式隨著大數據時代的到來，信息技術的迅速發展，數字檔案館也將紛紛應運而生。不久的將來，學生檔案的紙質存檔模式亦將逐步被電子檔案取代。這將給檔案管理部門帶來嚴峻的技術挑戰。現有的知識構架已嚴重不足，嚴重阻礙了學生檔案數字檔案資源的有效開發。筆者認為:“工欲善其事，必先利其器”，只有擁有了信息大時代的專業人才，才能改變傳統的管理模式，使高校學生檔案電子化成為可能，高校大學生電子信息出現在信息高速公路上成為可能。通過引進專業的信息化技術人才和對現有人員加強繼續教育，學習提高計算機應用能力，掌握電子信息的安全防護能力，成就一專多能的復合型檔案人才。通過對學生的學籍、派遣、異動等信息進行數字化管理，將學生身份信息與檔案信息相結合，集文檔資料和圖片資料于一體，保證信息采集的原始性、真實性、完整性，形成高校學生電子檔案，實現同步上網。如此一來，既改變了傳統管理模式，節約了大量存放紙質檔案的空間，又大大提高了學生檔案管理效率，還能有效解決大學生“棄檔”現象，同時對杜絕假文憑現象也起到不可低估的作用，對維護高校辦學秩序具有現實意義。

3總結

高校學生檔案作為覆蓋到學生個人的檔案資源體系，在檔案事業建設的道路上，在快速發展的新時代，要想使之科學化、規范化、信息化，就有必要制定一套科學規范的高校學生檔案管理規范，用以解決目前所出現的問題，使檔案工作人員在實際工作中有據可依，有章可循，做檔案的明白人，做學生的貼心人，將高校學生檔案工作做得既有深度又有溫度。

參考文獻:

［1］胡小峰．高職院校實施學生處分解除制度的依據、問題與展望［J］．佳木斯職業學院學報，2017(1):8－9．

［2］房顏．大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究［J］．辦公室業務，2017(8):123.

作者：朱蓉單位：湖北工業大學