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摘要:隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人類社會進(jìn)入數(shù)字化時代，高校檔案工作也隨之產(chǎn)生了新的需要和新要求。基于此背景，本文從檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合本校檔案數(shù)字化工作實(shí)際情況，提出了促進(jìn)檔案數(shù)字化工作管理的對策，期望能推動檔案數(shù)字化管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好的發(fā)揮檔案信息資源的有效利用。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;檔案管理;存在問題;優(yōu)化策略

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種原生的信息資源，已越來越被重視和廣泛利用。鑒于此，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，更具效率性、便利性和科學(xué)性的檔案數(shù)字化成為新時代檔案管理的需求和發(fā)展趨勢。

1檔案數(shù)字化工作的目的

檔案數(shù)字化工作是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案，轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案的過程(牛秀英，2009)。其目的:一是對現(xiàn)有館藏檔案的目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)以推動館藏紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等各種傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的安全，節(jié)約檔案管理成本。二是能夠?qū)崿F(xiàn)館藏破損、字跡模糊的老檔案修復(fù)搶救，有效保護(hù)檔案原件，有利于檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀及問題

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。通過數(shù)字化工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對館藏檔案的全面梳理。在實(shí)際工作中，由于設(shè)備的配備和人手不夠等因素的制約，檔案數(shù)字化工作更多的是采取效率較高的委托加工方式，即檔案數(shù)字化外包。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，檔案數(shù)字化外包公司大多是具有相關(guān)資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)公司，加工質(zhì)量和后期服務(wù)也相對有保障，檔案部門通過招投標(biāo)方式競標(biāo)選擇合適的外包公司來完成檔案信息數(shù)字化工作。雖然簽訂了外包服務(wù)合同，對檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)都作了相關(guān)規(guī)定，然而在實(shí)際檔案數(shù)字化過程中，不管是服務(wù)外包公司還是檔案管理部門都存在對檔案數(shù)字化新標(biāo)準(zhǔn)理解不透、目標(biāo)不明確的問題。除此，無論是服務(wù)外包公司還是檔案管理部門，都或多或少地存在以下問題。

2．1檔案數(shù)字化服務(wù)外包公司存在的問題外包服務(wù)人員整體素質(zhì)不高。外包服務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)沒有進(jìn)行認(rèn)證，對于工作人員是否經(jīng)過崗位培訓(xùn)取得專業(yè)資格證書缺乏專業(yè)的鑒定，因此，并不能保證接觸到檔案的外包人員都具備專業(yè)能力和檔案管理技術(shù)。如:整理年代久遠(yuǎn)的老檔案和手稿材料，由于字跡潦草不清晰，且很多沒有標(biāo)題索引或標(biāo)引不全，這些老檔案數(shù)字化后難以通過OCR識別進(jìn)行全文檢索，在整理錄入文件級目錄數(shù)據(jù)時對信息著錄人員的要求相對較高，著錄前必須了解文件的內(nèi)容和在整個檔案中的地位作用，綜合概述標(biāo)題索引。由于外包公司聘請的人員有的是臨時性的，崗位不是相對固定，隨意流動性較大，綜合素質(zhì)不夠高，這些人員狀況對檔案內(nèi)容及保護(hù)檔案信息安全的要求是相悖的。數(shù)字化前期檔案整理質(zhì)量低下。由于檔案部門要求外包公司在有限的時間內(nèi)完成庫藏檔案卷內(nèi)條目的著錄和數(shù)字化掃描工作，而外包公司以盈利為最終目的，追求的是利潤最大化，同時還兼顧其他檔案部門的數(shù)字化工作，因此外包公司更注重的是時效。這種情況下，檔案部門人手有限監(jiān)管不力，外包公司對檔案整理的質(zhì)量通常會被忽視，導(dǎo)致諸如在整理錄入時偷工減料，整理不規(guī)范，檔案目錄的著錄不符合要求，著錄的信息內(nèi)容不全，錯別字多等現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而影響檔案的檢索利用。此外，外包公司是以著錄條目數(shù)量和掃描紙張的頁數(shù)來計(jì)算收益，對檔案是否需要數(shù)字化的范圍根本無瑕鑒別分析，以至出現(xiàn)密級較低已無利用價(jià)值或重復(fù)的檔案繼續(xù)著錄和掃描，造成資源的浪費(fèi)。檔案載體的還原性無法保障。檔案數(shù)字化的原則是遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度展現(xiàn)檔案原貌。然而在實(shí)際操作過程中，載體的安全得不到保證，未能保持檔案的完整齊全。如;彩頁封皮膠粘合的匯編冊、名冊，牛皮紙封皮包裝三孔一線裝訂的案卷等，在進(jìn)行數(shù)字化掃描拆封后，會產(chǎn)生無法還原檔案原貌的情況，這極大地影響案卷的美觀和整潔。

2．2檔案館內(nèi)部工作現(xiàn)狀問題檔案數(shù)字化管理監(jiān)控有缺失。由于檔案館人手嚴(yán)重不足，在檔案數(shù)字化管理監(jiān)控中沒有形成系統(tǒng)性和規(guī)范化的模式，導(dǎo)致角色定位不清，監(jiān)管作用弱，質(zhì)量控制不嚴(yán)，效率不高等問題出現(xiàn)。由此，檔案工作人員不僅需要豐富的專業(yè)知識，還需要具備較高的計(jì)算機(jī)水平以滿足檔案的錄入、存儲和管理需要。然而大部分檔案工作人員的專業(yè)知識儲備和計(jì)算機(jī)技術(shù)并不能滿足數(shù)字化檔案管理的需求，因此無法及時對檔案數(shù)字化外包過程中的相關(guān)規(guī)范性操作進(jìn)行監(jiān)管，并對嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗(yàn)收進(jìn)行把關(guān)，這使得一些不規(guī)范操作無法得到即時糾正或調(diào)整，導(dǎo)致后期原件掛接和數(shù)字資源的利用提供錯誤信息。此外，由于數(shù)字化檔案管理依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可能會引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞等問題，不利于促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。檔案數(shù)字化后的利用價(jià)值有待提高。檔案數(shù)字化加工掃描后的數(shù)據(jù)信息主要通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)提供方便快捷的服務(wù)利用。然而在實(shí)際檢索利用過程中，一方面由于檔案信息內(nèi)容著錄不全，標(biāo)引不規(guī)范，利用時不能全面檢索，特別是老檔案還需通過翻閱實(shí)體提供利用。另一方面由于檔案工作人員自身能力素質(zhì)問題，計(jì)算機(jī)配置不適應(yīng)需求和網(wǎng)絡(luò)效果不佳等原因，使得檔案資源管理系統(tǒng)成為簡單查詢數(shù)據(jù)堆砌的工具，未能全面實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，數(shù)字化成果成為了“死”檔，服務(wù)效率也沒有得到充分提升，檔案的價(jià)值并未得到充分利用。檔案業(yè)務(wù)人員工作責(zé)任心有待加強(qiáng)。檔案的數(shù)字化，是一項(xiàng)涉及方方面面，由多個工作環(huán)節(jié)相互銜接構(gòu)成的系統(tǒng)工作。檔案館要配合外包公司做好這項(xiàng)工作，有時加班加點(diǎn)，還很辛苦勞累，要求檔案工作人員必須有無怨無悔、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的精神用心做事，才能把任務(wù)完成好。實(shí)際工作中，由于人少事多工作量大，在檔案業(yè)務(wù)人員中或多或少存在工作敷衍、應(yīng)付差事、粗心大意等現(xiàn)象，這樣無形弱化了檔案館功能。如:在數(shù)字化成果驗(yàn)收時不認(rèn)真細(xì)致，有的檔案業(yè)務(wù)人員在錄入文件級條目信息時為圖方便，著錄項(xiàng)的錄入過于簡單，同時在整理檔案時不加甄別，以致出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)，不規(guī)范或無用的數(shù)據(jù)等，使得數(shù)據(jù)存儲空間不堪重負(fù)，系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓。此外，對系統(tǒng)未能進(jìn)行及時的管理和維護(hù)，使數(shù)據(jù)的安全無法得到及時保障，如:在導(dǎo)入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)著錄的信息錯亂或卷內(nèi)目錄與打印出的目錄不一致等問題，降低了工作效率。

3檔案數(shù)字化工作的應(yīng)對策略

檔案數(shù)字化是為了適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理，提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用而產(chǎn)生的時代新需求。筆者結(jié)合工作實(shí)際，針對館藏檔案數(shù)字化工作中存在的問題，提出以下改進(jìn)和完善對策:(1)完善規(guī)章制度和工作制度，規(guī)范檔案數(shù)字化外包監(jiān)管。依據(jù)國家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化外包公司應(yīng)該嚴(yán)格按照《規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)的安全管理。外聘人員上崗前應(yīng)進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)。在數(shù)字化過程中要保證人員崗位固定，相對專一，分工明確，建立崗位責(zé)任制，確保檔案卷內(nèi)文件級數(shù)據(jù)條目著錄規(guī)范，檔案實(shí)體與信息安全。檔案部門在實(shí)行檔案數(shù)字化過程中應(yīng)注意需求導(dǎo)向，分步組織實(shí)施，結(jié)合本館實(shí)際制訂切實(shí)可行的管理流程和規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)范的操作流程和規(guī)章制度加以監(jiān)督落實(shí)。針對檔案安全性的問題，從檔案部門來說，在選擇檔案數(shù)字化外包公司時，應(yīng)仔細(xì)挑選，選擇信譽(yù)高和有較高保密資質(zhì)的公司。同時，檔案部門的工作人員自身也應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技能和素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高檔案保密性的意識。對于外包公司管理層面講，公司應(yīng)著力健全工作制度，圍繞檔案實(shí)體安全和內(nèi)容安全兩個方面，加強(qiáng)對員工素質(zhì)的培訓(xùn)。(2)搞好前期檔案鑒定篩選，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化同步。檔案的歸檔范圍和保管期限的設(shè)定主要由立卷人員決定，由于歸檔時把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致館藏檔案中有不該歸檔、重復(fù)歸檔的文件材料較多。建校以來長期保管的檔案有的已經(jīng)超過保管期已無保存利用價(jià)值。因此，在數(shù)字化前期整理工作中應(yīng)進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，剔除無用或價(jià)值不高的檔案，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)。檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法，只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)，數(shù)量很大共享很少的問題。建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，在對卷內(nèi)條目的著錄時，加強(qiáng)對文件材料內(nèi)容的鑒定，著錄項(xiàng)要準(zhǔn)確規(guī)范，不得隨意加減內(nèi)容或錯別字的錄入。對手稿和難以辨認(rèn)的文字要加以比較、分析、考證等方法進(jìn)行鑒定分析，最大限度地揭示檔案原意。同時，應(yīng)選用性能穩(wěn)定配置較高的計(jì)算機(jī)存儲數(shù)據(jù)信息，建立全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的文件級目錄機(jī)檢，提高檔案查全率、查準(zhǔn)率，滿足檔案信息資源的開發(fā)利用。(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，提高檔案人員職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。面對當(dāng)前數(shù)字環(huán)境下為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用的需求，檔案信息數(shù)字化不僅對工作人員職業(yè)素養(yǎng)提出了新要求，也對檔案工作人員的綜合能力提出了更高要求。因此，應(yīng)通過經(jīng)常性思想教育、黨日主題活動，教育檔案工作人員端正思想，提高認(rèn)識，明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，夯實(shí)對檔案事業(yè)執(zhí)著追求的思想基礎(chǔ);通過努力提高檔案人員業(yè)務(wù)知識，將計(jì)算機(jī)知識作為重點(diǎn)內(nèi)容突出出來，采取個人自學(xué)、集中討論、參觀交流等方法，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高操作技能。只有檔案人員人人成為檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)操作技能的復(fù)合型人才，才能科學(xué)有效地管理好檔案，才能保質(zhì)高效做好檔案數(shù)字化工作，才能為學(xué)校師生和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的共享。

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作者：鄔冬梅單位：中南民族大學(xué)檔案館