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一、利用現(xiàn)狀

1.檔案利用情況

2010—2017年，漯河市城市建設(shè)檔案館分別接待查檔人數(shù)為167人次、177人次、132人次、181人次、197人次、230人次、217人次、242人次，8年累計接待人數(shù)1543人次；而利用檔案卷數(shù)分別為286卷、321卷、221卷、324卷、302卷、712卷、692卷、702卷，8年累計利用檔案3560卷。顯然，不論是查檔人數(shù)，還是檔案利用卷數(shù)，總體都呈上升趨勢。筆者認(rèn)為，主要原因有以下3個方面：(1)城鎮(zhèn)化進(jìn)程加快《2018年政府工作報告》指出：“過去五年，我國城鎮(zhèn)化率從52.6%提高到58.5%，8000多萬農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)移人口成為城鎮(zhèn)居民。”近年來，隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快推進(jìn)，大量農(nóng)村人口流向漯河市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)等行政新區(qū)，截至2016年年底，漯河市城鎮(zhèn)常住人口共計129.72萬人，城鎮(zhèn)化率達(dá)到49.23%。(2)城市改造的推進(jìn)黨的十八大以來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)迅猛發(fā)展，全國各地都開始加大城市升級改造的力度。近年來，漯河市按照漯河市委、市政府的部署要求，緊緊圍繞創(chuàng)建全國文明城市、國家衛(wèi)生城市、國家環(huán)保模范城市和國家園林城市的目標(biāo)，先后對城市道路交通、城市綠化設(shè)施、城區(qū)臨時工棚等城市建設(shè)領(lǐng)域進(jìn)行了升級改造，這同樣促使查檔利用人數(shù)的增長。(3)房地產(chǎn)市場發(fā)展近10年來，我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速，這直接造成民用建筑類城市建設(shè)檔案數(shù)量的增加。基于此，漯河市城市建設(shè)檔案館加大了對民用建筑類城市建設(shè)檔案的收集力度，因此也吸引了大量檔案利用者前來查檔。

2.檔案利用門類

從2010—2017年檔案利用門類統(tǒng)計表中的數(shù)據(jù)來看，在漯河市城市建設(shè)檔案館館藏的各類城市建設(shè)檔案中，民用建筑類城市建設(shè)檔案是檔案利用者查閱利用的主體，工業(yè)建筑類城市建設(shè)檔案的查閱利用數(shù)量有所增長。此外，市政工程類和公用設(shè)施類城市建設(shè)檔案的查閱利用數(shù)量相對較少。筆者認(rèn)為，主要原因是城市建設(shè)檔案涉及城市建設(shè)領(lǐng)域的多個部門，而市政工程類和公用設(shè)施類城市建設(shè)檔案大多由相關(guān)建設(shè)單位自己保管。更關(guān)鍵的是，這些建設(shè)單位自身的檔案意識淡薄，不能及時對相關(guān)檔案進(jìn)行收集，而能將檔案收集后移交到城市建設(shè)檔案館的更是少之又少。此外，重點工程項目建設(shè)檔案的驗收由漯河市檔案局組織進(jìn)行，漯河市城市建設(shè)檔案館并不參與此項工作，因此也沒有對重點工程項目建設(shè)檔案進(jìn)行收集。

3.檔案利用目的

從2010—2017年檔案利用目的統(tǒng)計圖來看，61.37%的城市建設(shè)檔案利用者是為了辦房產(chǎn)證而查檔的，而為竣工備案或存檔自用的城市建設(shè)檔案利用者分別占12.38%和7.26%。毫無疑問，房產(chǎn)問題涉及人民群眾的切身利益，檔案利用者主要是對“建筑工程施工許可證”“建設(shè)工程規(guī)劃許可證”“建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證”“建設(shè)工程竣工規(guī)劃核實合格證”等檔案文件進(jìn)行查閱，而這些檔案文件主要分布在建設(shè)前期文件材料和竣工驗收文件材料之中。因此，城市建設(shè)檔案管理工作者必須確保檔案收集的完整性與準(zhǔn)確性。

二、問題及措施

目前，在城市建設(shè)檔案管理工作中，主要存在重視程度不夠，收集門類不全，查閱制度不完善等問題。筆者認(rèn)為，提升城市建設(shè)檔案管理工作水平的主要措施有以下4個方面：

1.提升重視程度重視程度往往決定了辦事態(tài)度。目前，之所以城市建設(shè)檔案管理工作中存在一些問題，主要原因就是重視程度不夠。基于此，廣大檔案管理工作者一方面要提高自身對城市建設(shè)檔案的重視程度，另一方面要向外界宣傳城市建設(shè)檔案的重要性。具體而言，就是要堅持走依法治檔之路，加大對城市建設(shè)檔案法律法規(guī)和利用價值等方面的宣傳力度。首先，要積極對城市建設(shè)檔案收集流程進(jìn)行宣傳，讓建設(shè)單位、施工企業(yè)、監(jiān)理部門等城市建設(shè)檔案形成部門提高檔案意識、提升重視程度，為日后的檔案收集打下堅實基礎(chǔ)。其次，要積極宣傳城市建設(shè)檔案的民生價值，在社區(qū)、公園、廣場等人員密集區(qū)舉辦展覽、發(fā)放宣傳單，讓廣大人民群眾走近城市建設(shè)檔案，從而了解城市建設(shè)檔案的價值、感受城市建設(shè)檔案的魅力，為日后的檔案服務(wù)打下堅實基礎(chǔ)。

2.加大收集力度檔案收集是檔案利用的前提。目前，市政工程類和公用設(shè)施類城市建設(shè)檔案之所以收集困難，主要是因為缺乏制度保障。基于此，廣大檔案管理工作者要在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際情況，不斷完善規(guī)章制度，只有建立一套科學(xué)合理的城市建設(shè)檔案收集制度，才能確保收集到的城市建設(shè)檔案準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、安全。例如，《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第八條規(guī)定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。”此外，由于城市建設(shè)檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，城市建設(shè)檔案館在與城市建設(shè)檔案形成部門簽訂完《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》后，應(yīng)當(dāng)采取上門服務(wù)、現(xiàn)場指導(dǎo)、QQ群交流等多種形式對其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。具體而言，就是按照城市建設(shè)檔案的歸檔要求，對文件材料的收集范圍、竣工圖的編制方法、檔案報送審核的程序等方面展開多層次、全方位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并及時幫助城市建設(shè)檔案形成部門解決檔案收集與整理過程中所遇到的問題。這種將建章立制和業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方式，有利于進(jìn)一步豐富和優(yōu)化城市建設(shè)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)。

3.完善查閱制度檔案收集的目的是檔案服務(wù)，而完善的檔案查閱制度是為人民群眾提供檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。按照原有城市建設(shè)檔案查閱制度規(guī)定，檔案查閱的對象多為建設(shè)單位、施工企業(yè)、監(jiān)理部門、律師或具有查檔權(quán)益的個人。但隨著城鎮(zhèn)化的快速發(fā)展，民用建筑類檔案數(shù)量猛增，業(yè)主、物業(yè)公司等也成為檔案查閱的主要對象。顯然，原有的檔案查閱制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會發(fā)展的速度，城市建設(shè)檔案管理工作者必須在確保檔案安全的同時，緊跟時展的步伐，不斷修訂完善《檔案查閱制度》。此外，要堅持為民服務(wù)的工作宗旨，大力推動城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)，優(yōu)先對人民群眾需求量大、查閱次數(shù)多的民用建筑類檔案進(jìn)行數(shù)字化，將“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維融入到城市建設(shè)檔案管理工作之中，打通檔案服務(wù)民生的“最后一公里”，實現(xiàn)檔案服務(wù)人民群眾“零距離”。這種將完善制度和信息化建設(shè)相結(jié)合的方式，有利于城市建設(shè)檔案更好地服務(wù)社會、服務(wù)民生，從而最大限度地發(fā)揮城市建設(shè)檔案信息資源的利用價值。

4.創(chuàng)新服務(wù)理念創(chuàng)新是城市建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展的動力源泉。一直以來，漯河市城市建設(shè)檔案館都將“創(chuàng)新服務(wù)理念，堅持需求導(dǎo)向”作為工作原則，不斷拓展城市建設(shè)檔案服務(wù)的廣度和深度。具體而言，一方面要創(chuàng)新城市建設(shè)檔案的服務(wù)渠道，在城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，建立城市建設(shè)檔案館網(wǎng)站，開通城市建設(shè)檔案館微信公眾號，搭建城市建設(shè)檔案共享利用平臺等；另一方面，要創(chuàng)新城市建設(shè)檔案的服務(wù)形式，在原有的現(xiàn)場查閱服務(wù)、電話查閱服務(wù)、郵箱查閱服務(wù)的基礎(chǔ)上，增加QQ、微信、微博等網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。總而言之，城市建設(shè)檔案管理工作者要力爭快捷服務(wù)、高效服務(wù)，不斷完善服務(wù)制度，不斷創(chuàng)新服務(wù)舉措，讓城市建設(shè)檔案更好地服務(wù)人民群眾、服務(wù)社會發(fā)展。

作者：尚春紅單位：河南省漯河市城市建設(shè)檔案館