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《中國檔案雜志》2016年第二期

隨著社會的發(fā)展，企事業(yè)單位檔案部門對檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻率越來越高，檔案的重要性也日益凸顯。但是，此過程中也出現(xiàn)了檔案涂改、丟失、被盜等現(xiàn)象，以及由于保管不當(dāng)導(dǎo)致的檔案發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，損壞了珍貴的檔案。如何及時、有效地保護(hù)檔案，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，成為檔案工作者面臨的任務(wù)之一。隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，企事業(yè)單位檔案部門正逐步探索建設(shè)功能齊全、可實(shí)現(xiàn)“無人值守”的現(xiàn)代化新型檔案庫房。

一、面臨的難題

傳統(tǒng)檔案庫房管理大多依靠庫房管理人員手動進(jìn)行檔案的上下架、庫房巡檢及盤點(diǎn)、溫濕度記錄、溫濕度調(diào)整等業(yè)務(wù)操作，較少利用信息化、自動化技術(shù)進(jìn)行自動管理，存在工作量大、效率低、統(tǒng)計利用不方便、管控手段單一等問題。

1.工作量大，效率低按照檔案庫房管理要求,庫房管理人員每天要進(jìn)行常規(guī)的溫濕度檢查等，只能人工記錄檢查結(jié)果，工作效率較低，且無法進(jìn)行快速統(tǒng)計和利用。如果出現(xiàn)溫濕度異常的情況，需要人工調(diào)整空調(diào)、加濕除濕設(shè)備的參數(shù)，容易造成溫濕度調(diào)整滯后，極有可能損壞檔案，造成不必要的損失。對于館(室)藏檔案的盤點(diǎn)工作，部分企事業(yè)單位檔案部門的盤點(diǎn)只局限于檔案實(shí)體卷（盒）的盤點(diǎn)，對卷（盒）內(nèi)文件無法進(jìn)行一一檢查，不但不能有效地反映館(室)藏檔案的真實(shí)情況，而且盤點(diǎn)情況還需要人工進(jìn)行登記和統(tǒng)計，工作量較大。當(dāng)需要對待銷毀檔案或現(xiàn)有已上架檔案進(jìn)行位置調(diào)整時，因檔案存放位置依靠人工或計算機(jī)簡單記錄，庫房管理人員無法進(jìn)行快速且有針對性的查找，造成銷毀工作和調(diào)整工作滯后，從而出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)有庫房資源的現(xiàn)象。

2.庫房情況不直觀對于傳統(tǒng)的庫房管理，除現(xiàn)有庫房管理人員外，單位主管領(lǐng)導(dǎo)和其他人員無法直觀了解庫房的布局、檔案的存放位置、館(室)藏情況、溫濕度記錄、巡檢情況等，從而無法高效地進(jìn)行工作監(jiān)管。庫房管理人員變更后，由于工作不易交接，接手人員短時間內(nèi)無法快速熟悉現(xiàn)有資源，造成交接工作效率低下，短時間內(nèi)會影響現(xiàn)有檔案資源的利用。

3.檔案損壞或丟失很難追溯按照檔案庫房“十防”要求，目前部分企事業(yè)單位的檔案庫房管理采用以“防”為主的策略，盡量減少檔案的利用次數(shù)，僅采取了庫房的防盜、防火等安全措施。但對于檔案的安全控制缺乏有效的監(jiān)控手段，如對于檔案的位置移動、查閱、復(fù)印等操作無法進(jìn)行自動記錄，從而在檔案損壞或丟失時很難追溯。

二、功能分析

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，包括樓宇監(jiān)控系統(tǒng)、基于RFID技術(shù)的條碼監(jiān)控設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備、自動調(diào)節(jié)設(shè)備等各種智能管理設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)，并逐漸在檔案庫房中得到應(yīng)用。企事業(yè)單位檔案部門圍繞檔案庫房的建設(shè)要求和管理規(guī)范，可嘗試使用這些智能控制設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案庫房溫濕度的自動監(jiān)測及調(diào)節(jié)、館(室)藏檔案的智能識別及上下架、日常巡檢及出入庫安全監(jiān)控、庫房實(shí)景在線模擬展示等功能，減少庫房管理人員的工作量，提高管理效率，構(gòu)建“無人值守”檔案庫房管理體系。

1.溫濕度自動監(jiān)測及調(diào)節(jié)溫濕度自動監(jiān)控設(shè)備是在傳統(tǒng)的溫濕度監(jiān)控設(shè)備基礎(chǔ)上，利用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個溫濕度監(jiān)控點(diǎn)統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度范圍進(jìn)行異常告警、自動調(diào)節(jié)，具有實(shí)時采集、快速響應(yīng)、定時傳輸數(shù)據(jù)等特點(diǎn)，主要包括自動加濕除濕設(shè)備、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等。溫濕度監(jiān)控設(shè)備具有全天候溫濕度自動監(jiān)測功能，實(shí)時采集檔案庫房溫濕度監(jiān)測點(diǎn)的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)上傳到指定的服務(wù)器，可以在管理人員計算機(jī)、樓宇監(jiān)控控制室等終端進(jìn)行顯示。如果實(shí)際監(jiān)測的數(shù)值超過設(shè)定值時，依據(jù)預(yù)先設(shè)置的溫濕度上、下限數(shù)值，系統(tǒng)將會自動報警，以語音、畫面、短信及郵件等方式通知庫房管理人員，同時向相關(guān)調(diào)節(jié)設(shè)備發(fā)出指令，自動根據(jù)已設(shè)定的溫濕度范圍進(jìn)行調(diào)整。溫濕度自動監(jiān)測及調(diào)節(jié)功能實(shí)現(xiàn)了在檔案庫房無人值守的情況下，能夠智能監(jiān)測檔案庫房溫濕度情況，并依據(jù)實(shí)際情況對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行自動控制，實(shí)現(xiàn)溫濕度的自動調(diào)節(jié)，確保檔案庫房溫濕度符合相關(guān)要求，保證檔案的安全保管。

2.檔案智能識別及上下架RFID又稱無線射頻識別，可通過無線電訊號識別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無需識別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。這種集編碼、識別、數(shù)據(jù)采集、自動錄入和快速處理等功能于一體的技術(shù)，廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，改變著人們的工作方式，極大地提高了生產(chǎn)效率。一個典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。主要原理是利用無線電波對一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識別的過程，非接觸性是其明顯特征。讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對物體識別信息的無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋ｋS著條碼設(shè)備在商場、超市、圖書館等的廣泛應(yīng)用，檔案部門也開始逐步摸索。通過此項(xiàng)技術(shù)，能準(zhǔn)確定位檔案的位置及掌握移動情況；利用信息系統(tǒng)設(shè)置檔案的上下架規(guī)則，及時為檔案分配位置，實(shí)現(xiàn)自動上下架功能。在提供利用時，檔案利用人員通過系統(tǒng)檢索后，系統(tǒng)可以通過發(fā)送指令打開對應(yīng)的密集架，庫房管理人員進(jìn)入庫房取出檔案后掃描條碼，系統(tǒng)自動記錄檔案出庫信息，就完成了檔案的借閱出庫過程；檔案歸還時，庫房管理人員通過掃描條碼，系統(tǒng)自動顯示檔案的庫房位置信息，打開對應(yīng)的密集架，檔案上架后系統(tǒng)自動記錄上架和歸還信息，完成了檔案的歸還過程。對于未經(jīng)系統(tǒng)登記的檔案出入庫、位置移動等非法操作，庫房內(nèi)監(jiān)控設(shè)備將自動進(jìn)行記錄，并發(fā)出報警信息，以提高檔案的安全控制水平。在庫房盤點(diǎn)時，庫房管理人員通過手持式條碼識別設(shè)備，對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行掃描，生成檔案統(tǒng)計信息，結(jié)合信息系統(tǒng)保存的借閱信息，實(shí)現(xiàn)對館(室)藏檔案資源的全面統(tǒng)計及盤點(diǎn)，降低了庫房管理人員清點(diǎn)校對的工作量。

3.日常巡檢及出入庫安全監(jiān)控在使用傳統(tǒng)庫房防盜門鎖的基礎(chǔ)上，通過加裝接觸式磁卡電子門禁系統(tǒng)以提供雙重安全保險。庫房管理人員使用的磁卡需經(jīng)專門授權(quán)，讀卡器自動判別持卡人身份有效之后方能開鎖通行，系統(tǒng)將自動記錄人員身份和出入庫時間，形成庫房的巡檢記錄報表等。通過在庫房中安裝夜視鏡頭、低照度鏡頭、紅外鏡頭，配以報警傳感器等，全面對庫房進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握監(jiān)控情況。當(dāng)在監(jiān)控范圍內(nèi)有異常情況發(fā)生時，報警傳感器會自動報警，同時把報警信息傳送到庫房管理人員的計算機(jī)及手機(jī)中，使管理人員隨時掌握庫房內(nèi)發(fā)生的情況，可及時采取相應(yīng)的解決措施，有效地保障庫房安全。

4.庫房實(shí)景在線模擬展示三維實(shí)景技術(shù)是一種運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)對現(xiàn)有場景進(jìn)行多角度環(huán)視拍攝，然后進(jìn)行后期縫合，利用播放程序來完成展示的三維虛擬展示技術(shù)。用戶在播放程序中可以對圖像進(jìn)行放大、縮小、移動、多角度觀看等操作,可以全面了解展示內(nèi)容。通過相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)場景中的熱點(diǎn)鏈接、多場景之間虛擬漫游、雷達(dá)方位導(dǎo)航等功能。

利用3D建模技術(shù)，能夠根據(jù)庫房的實(shí)際情況，對庫房的實(shí)際布局及存儲情況進(jìn)行建模，實(shí)現(xiàn)對區(qū)域、密集架、溫濕度監(jiān)控點(diǎn)等的實(shí)景展現(xiàn)。近年來，國家電網(wǎng)公司檔案館已經(jīng)建成了智能庫房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了庫房的在線實(shí)景模擬展示，展示內(nèi)容配以音樂和解說，讓用戶自由穿梭其中，達(dá)到身臨其境的效果。

基于上述分析，在檔案庫房溫濕度自動監(jiān)測及調(diào)節(jié)、檔案的智能識別及上下架、日常巡檢及出入庫安全監(jiān)控、庫房實(shí)景在線模擬展示等方面，國家電網(wǎng)公司檔案館利用相關(guān)硬件設(shè)備，進(jìn)行了“無人值守”檔案庫房的初步探索，提出一些思路和方法，供企事業(yè)單位檔案部門參考。

作者：王嘯峰 王永梅 單位：國網(wǎng)江蘇省電力公司