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一、建筑師事務所設計管理信息系統需求調研及分析

本次調研是通過對個別建筑師事務所的詳細實地調研和調查問卷發放兩種形式進行需求性調研。通過調研發現如下幾大問題：

1.1工作計劃編制與下達有困難

調查結果顯示，工作計劃的完善是公司最需要改善的方面。通過了解，在工程師方面由于建筑設計項目的特殊性，很多工作難以量化，所以現在的工作制定及量化主要還是依據總工程師的主觀判斷，很難以系統化、公式化、定額化的方式改進此步驟，所以工作計劃的制定是難點。另一方面，工程師對于指令下達的準確性不甚滿意，經常出現設計人員對工作計劃與目標的誤讀而導致的工期拖延；其次是上下級對工作量的預估不能統一且誤差很大，例如對于一個設計方案，業主要求更換幾種材料或更改圖紙，工程師認為半個工作日可以完成，而設計人員預估為兩個工作日，后經討論發現，更改材料對大多數圖紙內容并無實質變化，基本只是文字部分的更改；而設計人員方面認為總工程師制訂計劃主觀因素過多，工作量分配不合理，常出現有人工作繁忙而別人工作清閑的情況；其次在設計過程中，工程師對設計人員的監控不足，不能及時更改不合理的工作計劃。

1.2薪酬制度不合理

調查發現，大多數建筑師事務所對員工薪酬的制定并不科學，多采用按項目金額決定的分配方式，其次是上級領導決定，員工薪酬基本與個人的工作效率無關。眾所周知，績效考核制度和薪酬制度對員工工作積極性起著重要作用，二者是否合理，決定著員工最根本的利益。而這種僅依靠設計項目收入分配的分紅制度嚴重制約著員工個人的積極性與自主性、更高的工作效率與更好的工作態度，并不能給其帶來收益。具有更好的回報體系才能調動員工的積極性、穩定員工的忠誠度和激勵員工付出。

1.3管理軟件不易操作

現在的設計人員及設計管理人員對相對熟悉的電腦軟件及系統有著依賴性，不愿接受新的軟件。尤其表現在軟件需要學習使用的時候，例如project在設計項目管理公司中就很少利用，最明顯的就是畫圖軟件AutoCAD。現在的裝飾設計公司較多用的還是CAD2004，建筑設計公司用得較多的還是CAD2007，但現在CAD已經開發到2013，且界面已經全面更新，在軟件使用上可謂是差了一個時代。另一方面，電腦的系統也相對陳舊，建筑設計公司在Win7來臨的今天大多數還采用WindowsXP的系統，更有甚者用的是Windows2000，所以在信息化時代的網絡化管理手段并沒有在建筑設計公司得到有效采用。

1.4設計變更多

經過對業主和監理單位的調研，了解到設計公司進行全過程服務的較少，經常出現交圖拿錢走人的現象；而且現今設計分包較多，尤其是各類管線設備的設計分包較多，但多個小型設計企業不能協同合作，所以管線經常有碰撞等設計問題；而且即使有了良好的設計，在管線的施工隊入場時也不能做到有組織地進行管理，常常是像搶車位一樣地把有利于自己施工的空間先占去，并不考慮全局。因此，施工過程中的設計單位的輔助工作對于業主是極其必要的，多數設計企業并不能做好售后服務，提高自己的服務質量。

二、基于重點問題的設計管理信息系統

解決方案通過調研，發現建筑師事務所現狀不容樂觀，問題較多。但是由于建筑師事務所有著自身獨特的優勢與不足，不可以盲目學中型建筑設計企業的做法，要逐步、逐層進行改進。首先要完成公司制度的規范與落實，如果沒有統一的衡量標準，員工守則無論是日常工作還是年終考核分紅都沒有有效的依據與標準，人為因素的過多，會導致員工向人情世故方面努力而不是工作；其次，需要逐步進行信息化改革，對于建筑師事務所，最大的需求就是對設計管理的需求，優先開發設計管理信息系統，這樣既克服了其資金少、時間緊張的客觀限制，又解決了面臨的最大困難；最后將信息系統結合公司制度齊頭并進，使信息系統的作用真正落實并通過公司制度保障正常運行。通過信息化手段，在工作效率上有了大幅提高，同時又通過公司制度完善了薪酬機制，調動了員工工作的積極性。以下是基于重點問題設計的管理信息系統解決方案。

2.1工作計劃制訂和下達的改善方案

通過調研，個別大中型設計企業曾經嘗試將設計工作定額化或者量化，但由于設計方案的不確定性，均以失敗告終，所以總工程師在工作計劃制訂方面仍應起到決定性作用。如果輔以設計管理信息系統，記錄上傳，工程師可以回顧或者分享所經歷的工程，可以總結經驗、教訓。在員工方面，通過該系統將總工程師的任務更加明確，通過文字表格的形式細化，盡可能地讓員工了解與設計相關的一切權限允許的信息，降低因為理解差異造成的損失。如果后期開發可以實現動態進度上交，便可以幫助工程師及時更改不合理的工作計劃和人員分配計劃。

2.2薪酬制度改善方案

因為建筑設計是知識性工作，對于時間和進度難以掌控，項目管理有一定的難度，所以人的積極性是否被調動是所有管理中的重中之重，而良好的薪酬體系是解決此類問題的關鍵。設計項目系統將薪酬制度分為兩個主要方向去體現：第一是項目分紅，應當保留并改進原有的以項目收入大小為分配依據的分紅方式，這樣既可以保證企業改革的難度降低，又可以實現公平，主要依據是員工在項目中的責任級別與工作情況；第二是每月獎金，這個部分是根據日常工作情況的月評。以下是具體計算方法：

（1）責任矩陣評分。根據項目責任級別分為3個等級：項目負責人、主要參與人、其余參與人，3個等級制定不同分值。

（2）按照項目設計階段評分。前期研究階段、方案設計階段、初步設計階段、施工圖設計階段、后期服務階段、項目結束及后評價（根據項目實際情況可縮減階段數量）。

（3）制定企業員工、管理人員評分表。（1）、（2）兩項以項目為單位，比例由管理人員確定，決定項目分紅標準。（3）為月報，反映在員工當月薪酬。計算公式：項目分紅＝（階段評分的之和÷滿分）×責任系數×最高分紅責任系數：按其在責任矩陣等級設定系數；最高分紅：完美完成項目可以得到的項目分紅額度；月薪＝工資＋獎金×月報評分系數。

2.3設計管理信息系統軟件開發界面要求

軟件應簡單易操作，大多數軟件或信息系統在實際工作過程中都需要對使用者進行培訓。但由于公司人員本身工作量大，信息系統短時間內的效果并不顯著，設計人員及管理人員較為排斥新的軟件及信息系統。如果想要切實可行地落實設計管理信息系統，必須提供給使用者一個相對友好的界面，減少或省去培訓時間。最好使軟件像ATM機一樣，用最少的操作及按鍵完成盡可能多的功能。

三、結語

企業管理信息化是歷史的必然選擇，想要在激烈的市場競爭中得到一席之地，科學、高效、快捷、公平的信息化管理是必不可少的。針對建筑師事務所資金少、人員緊張、開發能力不足的特點，應首先重點開發設計管理信息系統，幫助其提升管理效率，盡可能地降低管理中人為因素的影響，系統化地對設計項目進行管理，最終達到提升企業效益的目的。系統開發時企業要注重系統的實用性與適用性，將設計管理信息系統落實到實際的工作中，幫助管理人員進行項目控制，讓管理不再停留在靜態及簡單的文本編輯上，利用網絡技術將管理過程動態化。同時企業應將信息系統結合自身優勢，充分利用先進的信息技術，完善公司制度，重點解決進度控制、薪酬分配問題，最終將質量控制、進度控制、成本控制、合同管理、信息管理和組織協調等項目管理方法綜合利用，提升企業綜合實力，使企業立于不敗之地。

作者：杜翔宇趙澎張敏單位：北京聯合大學生物化學工程學院