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1系統(tǒng)主要功能模塊

1.1自動(dòng)排班值班人員名單導(dǎo)入系統(tǒng)后，可以自動(dòng)生成一個(gè)行政值班人員排班表。

1.2系統(tǒng)調(diào)班在現(xiàn)實(shí)情況中，醫(yī)院行政排班不可能考慮到每個(gè)人的具體情況，所以每個(gè)人看到排班表之后都可以提出自己的協(xié)調(diào)需求并在系統(tǒng)上提出調(diào)班申請(qǐng)。用戶只需要選擇自己要換的班次以及和別人的哪個(gè)班次換，則進(jìn)入調(diào)班申請(qǐng)流程。調(diào)班申請(qǐng)流程如下圖。

1.3值班提醒系統(tǒng)根據(jù)排班表安排，在行政值班人員值班前一天和當(dāng)天進(jìn)行短信提醒，以避免值班人員的忘班現(xiàn)象。值班提醒包括“值班系統(tǒng)消息”、“內(nèi)網(wǎng)消息”、“郵件提醒”“、短信提醒”等。

1.4公告通知系統(tǒng)設(shè)置公告通知模塊，管理員登陸后可將行政值班的相關(guān)管理制度、應(yīng)急事件處理流程等在主頁(yè)面上，以供值班人員進(jìn)行查看和調(diào)閱。

1.5事件處理

1.5.1事件記錄行政值班人員處理緊急事務(wù)后，須在行政值班管理系統(tǒng)中記錄本次事件，并對(duì)事件進(jìn)行分類，以方便其他值班人員在遇到類似緊急事件時(shí)可以快捷地處理。

1.5.2事件查詢值班人員和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)事件發(fā)生時(shí)間、內(nèi)容、類別等對(duì)既往發(fā)生的事件進(jìn)行查詢。以便高效的處理問(wèn)題。

1.5.3事件處理值班人員對(duì)事件的處理過(guò)程進(jìn)行記錄，如下圖所示。

1.6值班考勤行政值班人員值班時(shí)，須先登錄行政值班管理系統(tǒng)，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)記錄登錄時(shí)間作為值班人員的簽到時(shí)間，值班人員交班后須退出系統(tǒng)，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)記錄退出系統(tǒng)的時(shí)間作為值班人員的下班時(shí)間，以規(guī)范行政值班人員的值班紀(jì)律，防止遲到、早退等現(xiàn)象。

1.7數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)針對(duì)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提供了三類報(bào)表，分別是：按事件類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、按申報(bào)科室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、按處理科室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。報(bào)表內(nèi)都可以按照時(shí)間段和科室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2應(yīng)用成效

我院行政值班管理系統(tǒng)上線后，反響良好，應(yīng)用成效主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：一是通過(guò)系統(tǒng)記錄行政值班期間發(fā)生的事件、處理過(guò)程，不僅省去了繁瑣的文字材料手工記錄模式，也使各項(xiàng)事件記錄得以長(zhǎng)久保存，并且方便隨時(shí)查閱，大大提高了工作效率；二是該系統(tǒng)可以通過(guò)收集和匯總行政總值班發(fā)生的所有事件，對(duì)行政值班情況進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控分析，以更好地保障醫(yī)院行政管理工作的正常運(yùn)行；三是通過(guò)與院內(nèi)OA系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接，可將值班過(guò)程中的事件及時(shí)反饋到相關(guān)人員的郵箱中，并通過(guò)OA內(nèi)部短信進(jìn)行提醒，間接提高了事件傳達(dá)和督辦效率；四是通過(guò)完善行政值班工作中積累的各類事件數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)涉及醫(yī)院日常管理工作的不完善之處，并借助PDCA的質(zhì)量管理模式，對(duì)歷史行政值班數(shù)據(jù)的積累和挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)成功的管理行為能夠加以肯定；對(duì)失敗的管理行為能夠及時(shí)總結(jié)，探索和總結(jié)出更多可供醫(yī)院管理持續(xù)改進(jìn)的問(wèn)題模型，不斷契合國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生的三甲復(fù)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求，完善醫(yī)院行政管理工作流程，加快推進(jìn)醫(yī)院向前發(fā)展。

3結(jié)語(yǔ)

行政值班制度是醫(yī)院為了處理在非正常辦公時(shí)間的行政、醫(yī)療和臨時(shí)性、突發(fā)性事件，協(xié)調(diào)好各方面的工作，以確保醫(yī)院業(yè)務(wù)正常運(yùn)行所建立起來(lái)的一種制度。行政值班所處理的問(wèn)題種類繁多，涉及面廣，并且這些問(wèn)題的發(fā)生規(guī)律和處理過(guò)程無(wú)不體現(xiàn)和反應(yīng)醫(yī)院的管理水平以及問(wèn)題所在。而本文中設(shè)計(jì)的醫(yī)院行政值班系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)自動(dòng)排班、值班期間的事件記錄、處理、查詢及統(tǒng)計(jì)和分析功能，給醫(yī)院行政值班人員帶來(lái)了非常有效的體驗(yàn)，不僅提高了工作效率，還在改進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量，確保醫(yī)療安全方面起到了積極的作用。目前，國(guó)內(nèi)關(guān)于醫(yī)院行政值班的研究仍集中在值班制度建設(shè)、值班流程改造等層面，而通過(guò)建立信息化平臺(tái)改造行政值班系統(tǒng)的文獻(xiàn)報(bào)道很少，或基于理論思考，或基于思路設(shè)計(jì)，尚未檢索到相關(guān)醫(yī)院行政值班系統(tǒng)上線運(yùn)行的實(shí)例。本研究首次運(yùn)用信息化手段，借助醫(yī)院現(xiàn)有行政值班制度，建立了一個(gè)成型的行政值班信息管理系統(tǒng)，并率先將理論付諸了實(shí)踐，為國(guó)內(nèi)醫(yī)院在這方面的探索邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。

作者：肖輝張方張翼飛喻明霞李志強(qiáng)單位：武漢大學(xué)中南醫(yī)院