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摘要：在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程凸顯出效率低、過程復(fù)雜、流程難以理解等問題。文章提出在方便學(xué)生、協(xié)調(diào)高校各部門、改善當(dāng)前信息化系統(tǒng)的宗旨下，應(yīng)以堅(jiān)持高校師生參與為原則，重構(gòu)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步提高高校學(xué)生報(bào)到工作的效率與服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：信息化；學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)；流程重構(gòu)

近年來，互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展使得信息技術(shù)更新速率加快，社會(huì)信息化進(jìn)程隨之加快。將信息技術(shù)充分運(yùn)用到高校數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，能夠完善高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，提高高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)工作水平和效率。新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)高校學(xué)生管理系統(tǒng)以及學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)已經(jīng)出現(xiàn)了弊端，無法滿足高校與學(xué)生的需求。高校應(yīng)采用科學(xué)的方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)先進(jìn)、高效的新生報(bào)到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)[1]。

1傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)存在的問題

傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的特點(diǎn)導(dǎo)致新生報(bào)到業(yè)務(wù)中存在許多問題。首先，由于全部是人工操作，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到的效率低，人工服務(wù)臺一次性只能接納一位學(xué)生，無法同時(shí)進(jìn)行多名學(xué)生的服務(wù)工作，出現(xiàn)學(xué)生排隊(duì)等候問題，服務(wù)效率低。其次，由于是流水線的報(bào)到流程，傳統(tǒng)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)無法同時(shí)進(jìn)行，延長了報(bào)到業(yè)務(wù)整體的時(shí)間。學(xué)生不同材料由高校各部門分別管理，涉及諸多部門，使得學(xué)生報(bào)到流程復(fù)雜冗余，存在漏辦、錯(cuò)辦的情況。學(xué)生在其中一項(xiàng)任務(wù)出現(xiàn)問題時(shí)，就無法進(jìn)行下一項(xiàng)任務(wù)，無法完成學(xué)籍注冊。學(xué)生在完成報(bào)到工作后，發(fā)現(xiàn)某項(xiàng)業(yè)務(wù)存在錯(cuò)誤，則需要依次更改各個(gè)部門的信息，訂正工作繁雜且冗余。部分高校迎新季報(bào)道服務(wù)設(shè)施布置于校園公共平臺中，存在戶外環(huán)境因素的影響。辦公場地布置于操場、大道等戶外場所，學(xué)生資料搬運(yùn)與現(xiàn)場布置等任務(wù)需要大量人力，高校需要充分調(diào)動(dòng)師生資源。同時(shí)，迎新現(xiàn)場的布置需要大量計(jì)算機(jī)設(shè)備，布設(shè)電線、電纜增加了安全隱患。此外，戶外環(huán)境具有不確定性，容易突發(fā)降雨或大風(fēng)天氣，會(huì)影響新生入學(xué)報(bào)到的環(huán)境以及安全。高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的問題，歸結(jié)起來就是效率低，由于效率低使得學(xué)生報(bào)到時(shí)間延長，間接引發(fā)各種各樣的問題。提高高校學(xué)生迎新工作效率是完善迎新工作的關(guān)鍵所在。

2信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

新生報(bào)到業(yè)務(wù)涉及高校全體師生，是集多項(xiàng)工作于一身的綜合性服務(wù)任務(wù)，所以，為學(xué)生提供一套高效、可靠、便捷、一體化的入學(xué)報(bào)到體系勢在必行[2]。信息化環(huán)境下，高校如果能夠形成高效的學(xué)生管理系統(tǒng)，就能夠提高學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)的工作效率。傳統(tǒng)學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程是根據(jù)校園實(shí)際情況與高校技術(shù)水平建設(shè)的，所以，在舊報(bào)到流程的基礎(chǔ)上是無法建立新型學(xué)生管理系統(tǒng)的，需要重構(gòu)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程，提高學(xué)校管理工作的整體水平。

2.1信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)原則

信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)需要遵從一系列原則，才能形成科學(xué)、合理、高效的學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程。首先，要遵循方便新生的原則，高校迎新工作針對新生開展，因此，所有的服務(wù)宗旨要以方便學(xué)生為主。高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)要注重學(xué)生的體驗(yàn)，學(xué)生能夠通過此業(yè)務(wù)流程清晰了解自己報(bào)到時(shí)需要準(zhǔn)備的材料與知識，減少實(shí)際辦理入學(xué)工作時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤與混亂的狀況，從而提高報(bào)到工作辦理效率，提高學(xué)校管理工作服務(wù)水平。其次，要注重流程的靈活性，注重各部門之間的工作協(xié)調(diào)，避免形成流水線報(bào)到流程，使得各流程能夠同時(shí)進(jìn)行。新報(bào)到業(yè)務(wù)將會(huì)涉及多個(gè)高校職能部門，高校要實(shí)現(xiàn)各職能部門之間的數(shù)據(jù)連接，保障學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的報(bào)到流程，需要依次進(jìn)行各部門的工作，在新的報(bào)到業(yè)務(wù)流程中這個(gè)問題將得到解決。同時(shí)，高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)需要符合信息化系統(tǒng)建構(gòu)的要求，流程的重構(gòu)就是為了滿足報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求。在重構(gòu)新流程時(shí)要注重時(shí)效性、科學(xué)性、便捷性。最后，要遵循方便高校師生參與的原則，高校師生作為迎新系統(tǒng)的服務(wù)人員與工作者，要能夠準(zhǔn)確了解新生的信息與實(shí)時(shí)的報(bào)到現(xiàn)狀，方便統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與學(xué)生信息。

2.2信息化環(huán)境下高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

在重構(gòu)的高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程中，學(xué)生可以通過學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)到工作，減少類似傳統(tǒng)報(bào)到流程繁雜且冗余的過程，方便學(xué)生進(jìn)行報(bào)到。同時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門操作人員在學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)中能夠完成對學(xué)生資料與學(xué)籍信息等內(nèi)容的審核，同時(shí)進(jìn)行多個(gè)學(xué)生的服務(wù)工作。各個(gè)職能部門人員在系統(tǒng)中進(jìn)行協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)漏辦與錯(cuò)辦的情況。高校領(lǐng)導(dǎo)以及輔導(dǎo)員可以通過該流程了解新生報(bào)到的實(shí)際情況，推進(jìn)學(xué)生報(bào)到工作。學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，減少信息匯總與轉(zhuǎn)移帶來的時(shí)間消耗，同時(shí)，能夠使得學(xué)生清楚學(xué)校概況與工作開展的流程架構(gòu)。在信息化環(huán)境下，進(jìn)行高校學(xué)生報(bào)到流程重構(gòu)工作是高校信息化改革中必不可少的一環(huán)，流程的重構(gòu)能夠使得信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)更加合理、科學(xué)、便捷，使得新生報(bào)到工作更好地開展。

3高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要包含多個(gè)職能部門，且需要將高校新生所有報(bào)到工作歸納成一個(gè)整體，需要具備高度的融合性與整體性。筆者根據(jù)上述高校學(xué)生報(bào)到流程重構(gòu)的結(jié)果，設(shè)計(jì)出符合高校報(bào)到所需的信息系統(tǒng)，如圖1所示。筆者設(shè)計(jì)的高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)包含“用戶登錄”“學(xué)校概況”“學(xué)生報(bào)到”“審批備案”“系統(tǒng)管理”5個(gè)模塊，模塊之間有著緊密的聯(lián)系。首先，“用戶登錄”模板的設(shè)計(jì)要求方便學(xué)生操作，在無需專人指導(dǎo)的前提下，能夠輕松方便地登錄到學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)，將新生學(xué)號以及身份證號設(shè)置為新生登錄的賬號、密碼，在起到安全性保障的同時(shí)，能夠方便新生登錄信息系統(tǒng)。在設(shè)計(jì)用戶登錄頁面時(shí)，將學(xué)校標(biāo)志性建筑以及人文景觀融合進(jìn)來，能夠使得學(xué)生對高校有一個(gè)形象認(rèn)知，更好地融入高校中。“學(xué)校概況”模塊的設(shè)計(jì)需要簡要介紹學(xué)校特色以及歷史，使得學(xué)生對未來學(xué)習(xí)、生活的地方有一定的了解。“學(xué)生報(bào)到”模塊的設(shè)計(jì)需要涵蓋學(xué)生報(bào)到所需要涉及的方方面面，類似學(xué)生信息采集以及學(xué)籍注冊等工作。“審批備案”模塊設(shè)計(jì)需要接入高校各部門工作人員的操作平臺，幫助工作人員更快地審批學(xué)生材料。“系統(tǒng)管理”模塊是整體管控信息系統(tǒng)的模塊，在設(shè)計(jì)時(shí)要有更強(qiáng)的融合性與系統(tǒng)性[3]。

3.2高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

完成各個(gè)模塊的單獨(dú)設(shè)計(jì)后，則需要利用硬件升級與軟件設(shè)計(jì)，將各個(gè)模塊在高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)中進(jìn)行融合。學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)要融合在高校整體的信息管理系統(tǒng)體系內(nèi)，這樣利于充分利用學(xué)生信息，減少信息傳導(dǎo)過程中的工作消耗。高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)使用指南要隨錄取通知書等文件一起郵寄給新生，新生利用該指南可以順利登陸學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)的指導(dǎo)下，熟悉學(xué)校概況、文化與制度規(guī)章，然后，進(jìn)入新生報(bào)到板塊，完成新生報(bào)到所需的信息填錄等工作，當(dāng)學(xué)生在暑期按要求逐一錄入信息時(shí)，高校工作人員可以進(jìn)行審核，分批次完成新生報(bào)到工作。這樣高校學(xué)生報(bào)到信息系統(tǒng)就能夠大力提高新生報(bào)到工作的效率與服務(wù)水平。

4結(jié)語

先進(jìn)的管理系統(tǒng)建設(shè)能夠充分提高高校管理工作的速度和效率，重構(gòu)和實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程的信息化，可以使得各個(gè)部門之間聯(lián)系更加緊密，使學(xué)生更方便地完成報(bào)到業(yè)務(wù)，更快地適應(yīng)校園管理系統(tǒng)，與此同時(shí)，還能夠幫助學(xué)校了解新生報(bào)道的實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整政策，改進(jìn)管理方案。因此，信息化環(huán)境下，重構(gòu)與實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生報(bào)到業(yè)務(wù)流程具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[參考文獻(xiàn)]

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[3]李和平.移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校迎新系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)踐[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2019（4）：184-186.

作者：程苗 單位：安徽三聯(lián)學(xué)院