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隨著人類步入信息時代，面對浩如煙海的各類信息，如何安全地獲取、保存和管理各種有用的相關信息，對檔案系統的建設和管理工作提出了新的要求。目前，檔案系統面臨著許多不安全因素，包括不可抗因素（地震、水災、火災和自然損壞等）、人為因素（盜竊）和技術因素（病毒等）。有的單位由于備份措施做得好，出現問題可最大化恢復檔案的內容，而有些單位卻在問題面前無計可施，眼看著多年來辛辛苦苦著錄的檔案系統瞬間丟失，造成極大損失。因此，在檔案管理中，要積極實施檔案的備份管理。本文基于電子信息技術，結合現代檔案系統的建設現狀，圍繞檔案系統的分類、檔案的載體、檔案的異地備份、檔案的電子化備份、檔案的等級備份，提出了系統備份和管理檔案系統的科學方法。

一、檔案備份的意義、原則和備份策略

1.在檔案管理現代化過程中最為寶貴的財富就是檔案的信息，要保證檔案現代化管理的順利進行，就要保護基于計算機檔案信息的檔案數據的安全。操作失誤、硬盤損毀、電腦病毒、自然災難等等都有可能造成數據的丟失，這些都將給檔案管理現代化造成無法估量的損失。因此，在檔案管理現代化過程中，檔案備份就占有極其重要的地位。

2.檔案備份的原則包括：科學化，自動化，適用化、安全性、穩定性、全面性、簡單化和兼容性。

3.數據備份和災難恢復方案

一個完整的數據備份和災難恢復方案應包括備份硬件、備份軟件、備份策略和災難恢復計劃四個部分。備份硬件。常用的備份介質有：硬盤、光盤、磁帶。硬盤容量大但成本太高。光盤的成本比較低，但它們所用的訪問時間要比硬盤長2到6倍，并且容量相對較小。當備份大容量數據時，所需光盤數量大，雖保存的持久性較長，但整體可靠性較低。磁帶具有容量大并可靈活配置、速度相對適中、保存長久，成本較低、數據安全性高。此外，磁帶具有先進的自動管理功能，可實現無人操作的自動備份，從而保證了備份數據的可靠性。鑒于檔案部門經費相對緊張的實際情況，選擇經濟實用且保存壽命長的磁帶介質對檔案數據進行備份是最佳選擇。備份策略包括備份系統的組成要求、網絡備份方式和維護要求。簡單來講，備份系統可分為兩種基本模式：本地容錯模式和異地容災模式。本地容錯模式用于解決本地故障、錯誤，如網絡設備、服務器、存儲設備的宕機、線路中斷、操作系統故障、應用系統故障、硬件設備故障等。本地故障發生時，本地冗余和備份的設備和軟件可以幫助恢復系統。異地容災模式用于發生大的災難、本地無法恢復時，由異地備份中心的系統設備提供業務容災恢復。異地災難備份中心有非實時和實時兩種模式[1]。另外，一個系統的災難恢復計劃也是必要的，包括應急和快速恢復等。

二、現代檔案系統的備份與管理

1.傳統紙質檔案的備份

對于傳統的紙質檔案，可以通過二維掃描、拍照或其他無損方式將檔案文件全面電子化，并選擇多種存儲方式，如磁盤、硬盤和光盤等進行電子備份。

2.電子檔案的備份

對于電子檔案，可以通過無損方式選擇多種存儲方式，如磁盤、硬盤和光盤等，通過本地或網絡的途徑，在確定的時間，按照不同的頻率進行電子備份。

3.各種軟件和數據庫的備份[2]

需要備份存檔的軟件包括系統軟件（指各類操作系統，它是其他軟件運行的基礎）、應用軟件（指完成數據采集分析和控制功能的具體軟件）、工具軟件（工具軟件是軟件維護、硬件維修的極重要工具，且由于操作系統的升級。很多工具軟件在不同版本操作系統下往往并不通用。）、外設驅動程序、1C芯片內的軟件（指儀器內部電路板上、存儲在集成電路內的軟件和數據）。另外，檔案信息管理系統和數據庫也需進行備份。數據庫備份技術是檔案管理信息系統建設中的一項關鍵技術，具有非常重要的作用。其作用集中表現在檔案數據庫的安全恢復、檔案數據庫對外信息的過濾、檔案數據庫的快速重建等方面，

4．實物檔案的備份[3，4]

對于我國古代遺留下來的歸家獸骨、竹簡木牘、金石、縑帛等實物檔案，可以通過最新的三維掃描制造技術，將所有的信息進行電子化，并記錄實體的結構和載體物質組成。通過自動控制生產技術，可以做出仿真的實體檔案，從而最大化地實現實體備份。三維掃描是集光、機、電和計算機技術于一體的高新技術，主要用于對物體空間外形和結構進行掃描．以獲得物體表面的空間坐標。它的重要意義在于能夠將實物的立體信息轉換為計算機能直接處理的數字信號，為實物數字化提供了相當方便快捷的手段。高速三維掃描及數宇化系統在反求工程中發揮著巨大作用，高速三維掃描儀己在我國多家模具廠點得到應用，取得良好效果。該系統提供了從模型或實物掃描到加工出期望的模型所需的諸多功能，大大縮短了模具的研制制造周期。由于三維掃描系統己在汽車、摩托車、家電等行業得到成功應用，相信以后在實物檔案的備份中將發揮更大的作用。三維掃描技術能實現非接觸測量，且具有速度快、精度高的優點。而且其測量結果能直接與多種軟件接口，這使它在CAD、CAM、CIMS等技術應用日益普及的今天很受歡迎。在發達國家的制造業中，三維掃描儀作為一種快速的立體測量設備，因其測量速度快、精度高，非接觸，使用方便等優點而得到越來越多的應用。用三維掃描儀對手板，樣品、模型進行掃描，可以得到其立體尺寸數據，這些數據能直接與CAD／CAM軟件接口，在CAD系統中可以對數據進行調整、修補、再送到加工中心或快速成型設備上制造，可以極大地縮短產品制造周期。

5.膠片、磁帶磁盤的備份[5]

對于膠片、磁帶磁盤備份，可以先通過不同的物理讀取方式，獲取其中的檔案信息，并實現電子化，最終進行電子備份。

6.檔案系統的異地備份[6]

檔案數據庫備份后進行遠端異地存儲。當所有數據保存在同一地點，發生不可抗拒事件的時候，備份全都可能毀于一旦。遠端異地保存是把數據備份分開多處存放，一地的數據被毀時，另一地區的備份還會幸存。遠端異地存儲屬高投入和相對低產出，但和重要數據永久損失相比，其投入是值得的。特別是對于那些不可復得的科技、軍事、金融等數據，其損壞是無法用金錢來計算的。如1995年的神戶地區大地震，摧毀了1700部電腦系統，所造成的損失無法估算。又如，今年的汶川大地震，據初步統計，館藏檔案仍處危房中約10萬卷，雨水浸濕約1560卷，檔案柜架受損約2000立方米，電腦、空調、除濕機、復印機等設施設備共計損毀數百臺。

7.重要檔案的等級備份

所有的檔案均需要備份，但并不是所有的文件都需要本地和異地備份?？梢詫n案系統進行等級劃分，對今后工作具有重要查考利用價值的才有必要進行全面備份。首先，由于當時工作需要形成的文件數量龐大，沒有必要也不可能將其全部作為檔案保存，檔案只是經過人們鑒別挑選而留存下來的文件。其次，現行階段的文件，是處理事務的工具。辦理完畢的文件，由于功能上發生了變化，分化成兩部分：一部分隨著辦事工具的現行功能結束而失去存在的社會價值而被淘汰，一部分因仍有查考價值而留存起來成為檔案。檔案和現行文件，雖然從它們的內容和形式構成來說是同一的，但它們的社會職能卻不相同。再次，對于一些非原始的電子備份檔案、可以通過二次加工獲得，也無需進行本地和異地備份。最后，檔案的等級劃分、備份和管理可以根據檔案管理工作的實際情況，不同部門和不同地區分別對待。

8.數字載體的長期備份

備份介質要選用較耐久的材質，使數據在當前技術條件下可以維持更長的可讀時間。應使用標準的軟件和文件格式存儲；用不同的存儲技術制作檔案數據庫的多個備份，以減少技術淘汰后數據丟失的危險。電子化備份的頻率和載體的選擇要根據實際情況進行選擇和優化。

9.紙質載體的長期備份

通過物理的、化學的方法，基于合適的存儲環境（溫度、濕度等），可以實現紙質載體的長期保存。對于重要的紙質文件，還需通過制造副本的方式、或者一式二份的方式進行實物備份，異地備份。最后，通過化學處理，預防自然損毀，以確保長期保存。

10.檔案文件的電子化

檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的本質屬性。檔案作為一種歷史和文化的沉淀，同時具有原始性和記錄性的特點，它不同于一般的歷史遺物（如從地下出上的陶器和紡織品等）因為它是以具體內容反映檔案形成者特定活動的歷史記錄物，因而具有很強的記錄性。檔案也不同于一般的信息資料，它是特定的機關、組織或人物在當時當地直接使用的原始文件的轉化物，不是事后編寫或另外收集的，因而具有原始性的特點。所以，檔案注重原稿、原本，而且往往又只有一份孤本，這也正是檔案更為寶貴的原因之一。因此，檔案文件的電子化只是最大限度地獲取和保存原始檔案的信息，不能完全代替檔案原件。

11.檔案管理信息系統

在檔案信息管理系統中，基于單位的信息系統平臺，服務器操作系統可以選用微軟的Windows2003server，后臺數據庫為微軟的SQLServer2003，Web服務器采用Ⅱserver，客戶端瀏覽器可使用IE7.0。檔案管理系統包括分為8個模塊：收集整編模塊、檔案分類整理模塊、檔案統計打印模塊、借閱管理模塊、鑒定銷毀模塊、檔案編研模塊、用戶及系統管理模塊、網頁查詢模塊。

三、結論

總之，現代檔案系統的備份與管理主要包括傳統紙質檔案的備份、電子檔案的備份、各種數據庫的備份、實物檔案的備份、膠片、磁帶磁盤的備份、檔案系統的異地備份、重要檔案的等級備份、數字載體的長期備份、紙質載體的長期備份、檔案文件的電子化和檔案管理信息系統等。檔案系統的電子信息化和備份研究，可以為城市建設部門提供科學的檔案管理思路，系統推進檔案管理工作的全面開展。