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進入21世紀,互聯網開始在全世界范圍內普及。人們的生活、學習、工作無一不和網絡產生了密切的聯系。作為輔助生產重要手段的會計,也正順應歷史的腳步,邁向網絡化。上世紀90年代,會計電算化曾對會計業務的流程產生了巨大影響,現今,網絡也將給電算會計帶來變革。

一、會計工作非專業化

在網絡化電算會計中,財務的各項工作無須再由專業會計人員完成。傳統電算會計時代,會計憑證的錄入、審核等只能由專業會計人員完成。企業成立了專職的財務部門,并聘用了大量會計人員從事該項工作。但隨著企業規模的不斷擴大,分支機構的增多,這樣的設置明顯不能適應企業的發展。從用人成本方面考慮,企業無法為每個分支機構都增派會計人員。

網絡化的電算會計中,以前只能由專業會計人員完成的工作,可以由普通人員來進行。總公司的會計主管可以對普通人員進行授權,由這些人員來完成基本的進貨、銷貨等信息的錄入。信息錄入的過程相對簡單,只要經過簡單的培訓即可勝任。

二、分工更加細致

傳統的電算會計中,經濟業務流程和普通會計幾乎沒有區別。每個環節都要相關人員提供原始憑證,并需要簽字、蓋章等繁瑣的手續。但在網絡化電算會計中,這些人員遠在異地,根本無法見面,由此就需要賦予不同的權限。權限的賦予人不僅僅是會計人員,還包括普通工作人員。例如業務員報銷差旅費,需要登陸財務系統提交報銷申請,負責領導審核過關后,經由會計人員將報銷款項直接匯到業務員的銀行賬號并完成相應憑證的錄入。相關人員無須見面,但卻能完成了個財務流程。

網絡化電算會計中,需要為每位員工都賦予權限。員工的權限要根據其職責不同而不同。例如領導要賦予相應的核準權限,但只能在自己的職責范圍內。普通工作人員、網絡維護人員以及會計人員的權限要分開,不能相互跨越權限。

三、規范更加嚴格

與傳統電算會計一樣,網絡化的電算會計仍需要將原始數據轉變為計算機能夠識別的源數據,但規范會更加嚴格。在網絡環境下,數據由多個用戶進行輸入,大量業務同時進行。如果沒有統一規范格式,就無法對數據進行集中處理,更不能生成統一的賬目。因此必須制定嚴格的數據規范,經過轉換的數據應有固定格式。

企業應在財務系統中設置緩沖池,由非專業會計人員錄入的信息錄入的信息不能直接進入總賬系統生成憑證。信息經過網絡傳送到總公司后,要由專業會計人員進行把關,如果發現不符合規定的信息要對其進行修改,最后生成合格的會計憑證。財務系統內部也要建立控制體系,對輸入的數據進行檢驗,不符合的數據則不能正常輸入。

四、交易網絡化

根據2007年底中國金融認證中心(CFCA)的《2007中國網上銀行調查報告》顯示,有58.6%的企業使用網上銀行替代了超過一半以上的柜臺業務;有26.1%的企業使用網上銀行替代了50%～60%的柜臺業務;26.9%的企業使用網銀替代了70%～80%的柜臺業務;網銀替代90%以上柜臺業務的企業網銀用戶比例也超過了5%。由數據可見,越來越多的企業傾向于使用網上銀行,交易網絡化是會計結算的必然趨勢。

企業和企業之間、企業和個人之間的交易都能通過網上銀行直接在網上進行,不需要再跑去柜臺。目前,各大銀行開通的網上服務非常繁多,從銀行明細賬查詢到網上匯兌再到網上貸款。傳統電算會計中,由于支票的兌換、異地匯款有一定的時間差。從而導致了企業賬目與實際的銀行賬目無法統一的情況。這樣降低了會計的工作效率,也不利于企業的資金周轉。實現交易的網絡化后,所有的銀行業務都可以得到實時的反饋信息。現在有銀行已經推出了短信提醒服務。當有款項匯進或匯出的時候,會發出短信提醒。交易網絡化讓銀行與企業的賬目之間能達到時間上的統一,信息可以同步。

五、電子憑證為主

傳統電算會計中,依舊是紙制憑證為主。會計人員要審核各種紙制的單據并加以整理。網絡化的電算會計中,電子憑證會代替紙制憑證。電子憑證分為內部電子憑證和外部電子憑證。內部電子憑證是企業內部財務軟件系統生成的憑證。比如由采購人員在進銷貨系統中錄入的信息,生成憑證后傳送到總賬系統中。外部電子憑證則是企業與其他單位或個人在交易中產生的電子票據,比如網上銀行匯款的電子回單等。紙制憑證由于摻雜了太多的人工因素在里面,不僅速度緩慢,而且容易出錯。憑證的電子化則可以很好的解決這些問題。

部分人理解中的憑證電子化只是憑證信息接收的電子化。信息接收以后,再將憑證打印出來,然后整理并保存。這并不是真正意義上的電子化。憑證電子化,應該是紙制憑證的完全替代,不需要中間再轉化為紙制單據的過程。財務軟件從網絡接收到憑證信息后,經過財務人員審核,直接錄入總賬系統。中間不需要人工干預,更不需要將憑證打印出來。以后查詢憑證的時候也很方便,直接調閱信息庫即可,不需要再去查找會計檔案。

憑證的電子化會涉及到憑證真實性的問題。由企業內部人員錄入的信息、由銀行傳遞來的信息,如何鑒別這些信息的真偽?比較可行的辦法是在每個信息中都加入一個電子簽名。這個電子簽名具有唯一性并且不可更改。這樣才能保證電子憑證和紙制憑證具有一樣的效力。憑證的電子化會大大提高會計業務的處理速度,提升會計人員的工作效率。

六、提供多元化信息

網絡化的電算會計可以為企業提供多元化的信息。財務系統與企業的各個部門、各個子公司的信息接口對接,無論是在本地還是異地,都能通過網絡實時接收財務信息。財務系統對接收到的信息進行整理,并加以分析。財務信息的需求者不僅僅是企業內部員工、管理層,還包括企業外部的投資人、債權人等。根據信息需求者的不同要求,財務系統可以生成多方面、多層次的信息。對于專業人士可生成會計報表,對于非專業人士可輔以分析性的文字。

使用者可以從中得到一天、一個月、半年等任意時間段的信息,也能得到企業不同分支機構的信息。使用者既可以得到原始信息,也能得到加工后的信息。但企業要注意相關信息的保密,對于重要信息要建立網絡防火墻,防止競爭對手獲知對企業產生不利影響。網絡化的電算會計提供的不僅僅是枯燥的文字信息,還可以提供圖片、語音甚至是視頻等多樣化的信息。目前,電子計算機的硬盤容量已經達到TB級,完全能滿足企業存儲大容量信息的需求。豐富的信息有利于幫助使用者更好地了解企業的運行狀況。

電算會計的網絡化必然會對會計業務流暢產生影響。而作為企業管理者來說,也應當即時地適應網絡化的電算會計,改變業務流暢,讓會計更好地為企業發展服務。