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一、會(huì)計(jì)電算化的作用

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱。它主要是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及代替部分由大腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理、分析和判斷的過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化已發(fā)展成為一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)為一體的新型科學(xué)和實(shí)用技術(shù)。

會(huì)計(jì)電算化不僅大大減輕了財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和大大提高了企業(yè)財(cái)會(huì)信息的處理和傳遞速度，更重要的是企業(yè)財(cái)會(huì)工作發(fā)生了質(zhì)的變化，主要表現(xiàn)在：（1）使企業(yè)財(cái)務(wù)真正做到統(tǒng)一規(guī)范。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，避免了在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)期間因人為因素在數(shù)據(jù)處理方面的不統(tǒng)一和不對(duì)應(yīng)，減少了實(shí)際工作中標(biāo)準(zhǔn)的模糊性以及主觀人為的不確定性，增強(qiáng)了會(huì)計(jì)工作客觀性和會(huì)計(jì)信息可比性，方便企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行控制。（2）可以方便做到信息資源共享。由于基于網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以做到在財(cái)務(wù)各崗位間的資源共享，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一體化；而且對(duì)生成的財(cái)務(wù)信息，在設(shè)置權(quán)限的情況下可以在同一時(shí)間內(nèi)任意查詢。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)時(shí)期，由于分工傳遞和手工操作，不僅財(cái)務(wù)以外無(wú)法獲得所需信息，即使在各財(cái)務(wù)各崗位間也無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。（3）便于加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，一方面最大可能地細(xì)化和明確了會(huì)計(jì)工作全過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的參照依據(jù)和考核標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)會(huì)計(jì)人員和工作進(jìn)行嚴(yán)格控制；另一方面實(shí)現(xiàn)了有效實(shí)時(shí)監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)及操作情況均記入系統(tǒng)日志，各分支機(jī)構(gòu)弄虛作假的可能性減少。（4）強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)信息的處理能力空前提高，使會(huì)計(jì)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映能力更及時(shí)和準(zhǔn)確，反映的信息更加細(xì)致、全面和深入，信息查詢對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握財(cái)務(wù)運(yùn)行提供了方便，保證了財(cái)務(wù)在管理中的核心地位。（5）保證了財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)會(huì)電算化特別是上馬“管理型”會(huì)計(jì)軟件后，通過(guò)資金管理、材料采購(gòu)管理、成本管理、經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)分析、預(yù)算管理、集團(tuán)財(cái)務(wù)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)的事前預(yù)算、事中控制以及事后考核，保證了企業(yè)財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（6）提供財(cái)務(wù)決策支持。由于會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相比，在會(huì)計(jì)信息的處理上具有全面、快速、準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)，可以輕松實(shí)現(xiàn)及時(shí)記賬、實(shí)時(shí)報(bào)告、全面反映，從而提高財(cái)務(wù)的決策支持能力。

二、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)實(shí)意義

（一）企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化的要求。企業(yè)不僅需要提高生產(chǎn)技術(shù)水平，而且還需要實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)在國(guó)內(nèi)外的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理工作的重要部分。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)信息約占企業(yè)管理信息的60%～70%，而且多是綜合性的指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎(chǔ)，可以帶動(dòng)或加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。河北鹽業(yè)系統(tǒng)共有161家報(bào)表匯總單位，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的不斷發(fā)展，經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)營(yíng)方式不斷變化，經(jīng)營(yíng)內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求越來(lái)越高、越來(lái)越嚴(yán)格，會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容越來(lái)越多，會(huì)計(jì)電算化可以加大會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性，保證會(huì)計(jì)核算工作的及時(shí)性，更為充分地利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，為管理者提供多方位的會(huì)計(jì)信息，從而為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理提供可靠的決策依據(jù)。

（二）河北鹽業(yè)系統(tǒng)集團(tuán)化改革的需要。河北鹽業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化水平還很低，省、市、縣三級(jí)公司除省公司及個(gè)別市級(jí)公司實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化以外，大多數(shù)市、縣級(jí)公司都還停留在手工記賬階段，財(cái)務(wù)核算、信息傳遞與共享的效率比較低。而省鹽業(yè)系統(tǒng)流通體制改革已步入實(shí)施階段，走集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)體制是經(jīng)營(yíng)性質(zhì)所承擔(dān)的職能決定的，財(cái)務(wù)管理又是企業(yè)改革中的最重要一環(huán)，是集團(tuán)化改革的核心，會(huì)計(jì)電算化則在改革中發(fā)揮了重要的作用。首先，統(tǒng)一的會(huì)計(jì)管理軟件使我們各單位處在一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)，統(tǒng)一了會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理口徑，便于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集匯總，提高了內(nèi)部財(cái)務(wù)管理水平。其次，電算化網(wǎng)絡(luò)化管理方便了各單位之間的信息傳遞和共享，加大了會(huì)計(jì)信息反饋的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高了集團(tuán)化管理的水平。第三，鹽業(yè)專營(yíng)的集團(tuán)化改革要求總公司對(duì)二級(jí)公司的財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)緊密、便捷、高效的管理職能，而財(cái)務(wù)電算化的網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)各成員間的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)通信，二級(jí)單位與總部的業(yè)務(wù)往來(lái)以及對(duì)二級(jí)單位的匯總等功能完全能滿足總公司對(duì)各成員間的迅速、快捷、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)管理的需要。因此，河北鹽業(yè)系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化迫在眉睫。

（三）可以提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化不僅要求從業(yè)人員有豐富的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還要有電腦知識(shí)，這就要求會(huì)計(jì)人員在加強(qiáng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，還要加強(qiáng)電腦知識(shí)的學(xué)習(xí)，只有這樣才能從事現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)工作。因此，會(huì)計(jì)電算化的普及對(duì)鹽業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的素質(zhì)帶來(lái)一個(gè)飛躍，要從事這項(xiàng)工作，就必須在掌握財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上還要掌握電算化的相關(guān)知識(shí)和技能，才能勝任現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)工作，而對(duì)財(cái)務(wù)和電腦知識(shí)的學(xué)習(xí)又會(huì)大大提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地做好會(huì)計(jì)核算、管理工作。

三、會(huì)計(jì)電算化實(shí)施步驟

（一）會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及單位內(nèi)部各個(gè)方面，各單位負(fù)責(zé)人或總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)親自組織、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化工作，主持?jǐn)M訂本單位會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門共同搞好會(huì)計(jì)電算化工作。各單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，是會(huì)計(jì)電算化工作的主要承擔(dān)者，在各部門的配合下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)和承擔(dān)會(huì)計(jì)電算化的具體組織實(shí)施工作，負(fù)責(zé)提出實(shí)現(xiàn)本單位會(huì)計(jì)電算化的具體方案。

（二）各單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作，可根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則進(jìn)行。例如，可先實(shí)現(xiàn)總賬、報(bào)表編制、應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算，然后實(shí)現(xiàn)成本管理、合同管理、預(yù)算管理、資金管理等管理會(huì)計(jì)核算；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化；也可根據(jù)單位實(shí)際情況，先實(shí)現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動(dòng)多、見(jiàn)效快項(xiàng)目的電算化，然后逐步向其他項(xiàng)目發(fā)展。

（三）在各單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上，逐步做到報(bào)表匯總或合并報(bào)表編制工作的電算化，并逐步向集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

四、幾點(diǎn)建議

當(dāng)前河北鹽業(yè)系統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程還處于起步階段，會(huì)計(jì)電算化工作還有很多工作要做，主要應(yīng)從以下幾方面來(lái)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化工作：

（一）各級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化工作，從會(huì)計(jì)人員的配備、會(huì)計(jì)電算化軟硬件的配置等方面要給予大力支持，是做好會(huì)計(jì)電算化最基礎(chǔ)也是最重要的保證。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人才培訓(xùn)。會(huì)計(jì)電算化人才缺乏，是制約各單位會(huì)計(jì)電算化事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要大力培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人才。目前，要立足于在職會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，著重進(jìn)行專業(yè)會(huì)計(jì)軟件知識(shí)和電算化操作的培訓(xùn)，以達(dá)到在開(kāi)始實(shí)行電算化時(shí)能夠立即上崗的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）建立健全各項(xiàng)電算化管理制度和操作規(guī)程。單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)人員必須操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作，如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，必須通過(guò)對(duì)系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成會(huì)計(jì)核算工作，保證會(huì)計(jì)信息的安全與完整。

1、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度的主要內(nèi)容包括：（1）明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換操作員的密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。（2）預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確、合法。（3）操作人員離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件，否則密碼的防線就會(huì)失去作用，會(huì)給無(wú)關(guān)人員操作軟件留下機(jī)會(huì)。（4）根據(jù)本單位實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄、記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。（5）必要的防范計(jì)算機(jī)病毒的措施和制度。

2、電算化會(huì)計(jì)檔案和管理制度。電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案具有磁性化、不可見(jiàn)及易修改的特點(diǎn)。因此，電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。主要內(nèi)容包括：

（1）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失，每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問(wèn)題。

（2）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。

（3）采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。

（4）會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料及會(huì)計(jì)軟件程序視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情況下，單位如遇到會(huì)計(jì)軟件升級(jí)、更換以及會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境改變的情況時(shí)，舊版本會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)的文檔資料應(yīng)與該軟件使用期的會(huì)計(jì)資料一并歸檔。

（四）確立明確的內(nèi)部分工、專人主管職責(zé)。一般由本單位熟悉電算化工作的會(huì)計(jì)主管兼任，便于協(xié)調(diào)工作；也可由會(huì)計(jì)主管指定業(yè)務(wù)熟悉、電算化技術(shù)較好、事業(yè)心責(zé)任心較強(qiáng)，有一定的組織能力的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，對(duì)本單位會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)。強(qiáng)化審核和內(nèi)部控制制度，以保障電算化軟件的正常運(yùn)行和維護(hù)，保證電算化工作的順利進(jìn)行。