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隨著社會的進步，檔案管理向信息化發展是時代的必然選擇，作為交通運輸部門的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動檔案管理工作，把建立檔案信息網絡，實現館藏檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

1交通運輸部門檔案管理實現信息化的必要性

在信息化時代的今天，信息技術的快速發展和廣泛應用，對經濟和社會的發展產生了深遠的影響。交通運輸部門檔案管理工作也不例外，同樣需要現代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發展的必然選擇，是加快檔案現代化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑。所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

2檔案信息化建設的主要內容

交通運輸部門檔案管理實現信息化應本著統籌規劃、統一標準、安全保密的原則，做好以下三項工作。

2.1建立一個實用的檔案信息網站。檔案網站是交通運輸部門檔案管理在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用，這是檔案信息化的主要目的。建設檔案信息網站時，要選用標準化的設備。選用的產品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發的成本。

2.2加強電子文件的管理。隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這就要求檔案管理人員必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.3做到檔案信息的規范化、標準化。規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。交通運輸部門在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各種文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。以便實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

3檔案信息化建設對檔案管理人員的素質要求

搞好檔案的信息化建設必須不斷提高檔案管理人員的素質，這是檔案信息化成功之本。

3.1應當有檔案管理的專業知識。檔案管理人員必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案管理人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。

3.2應當有相關的科學文化知識。（1）文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。（2）相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案管理人員應當有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學。（3）信息化管理知識。檔案管理人員應當熟練掌握網絡知識和軟件操作及計算機維護技能，及時捕捉社會信息，以便針對受眾需求更好地促進檔案信息的傳播。

3.3應當有高尚的職業道德。（1）熱心服務，不為名利，甘為人梯。交通運輸檔案部門不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。（2）尊重檔案，尊重歷史。交通運輸部門檔案管理人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌。（3）遵紀守法，嚴守黨和國家秘密。由于檔案工作不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。

作者：劉英 單位：安達市道路運輸管理站