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1基于信息技術(shù)下的檔案管理工作存在的問題

（1）制度不完善。（2）和社會發(fā)展不相符。（3）管理人員素質(zhì)有待提高。

2信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1在檔案管理內(nèi)容中的應(yīng)用檔案管理內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，一般都是管理人員人工完成檔案內(nèi)容，在檔案內(nèi)容管理中運用電子信息技術(shù)能夠有效改善工作質(zhì)量，提高工作效率，具體的應(yīng)用有幾方面的內(nèi)容：存儲文件目錄、復(fù)制、檢索；存儲檔案內(nèi)容信息和檢索；統(tǒng)計、編目和匯總檔案文件；標引文件關(guān)鍵詞；管理借閱，提供借閱咨詢服務(wù)；打印文件目錄；管理保管室安全；傳輸數(shù)據(jù)，進行系統(tǒng)維護。

2.2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運用電子信息技術(shù)將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進了信息化檔案管理的發(fā)展。

2.3在備份恢復(fù)中的應(yīng)用電子檔案是以計算機數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞?，硬盤容量大、價格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。

3推動信息化檔案管理的進一步發(fā)展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進行歸檔保護，環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對電子檔案要進行定期維護和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄；第三，加強電子檔案的安全管理，對管理人員要進行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

4結(jié)束語

綜上，分析了信息技術(shù)的內(nèi)涵，介紹了信息技術(shù)的優(yōu)勢和當前檔案管理工作中存在的若干問題，最后詳細分析了信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用。

作者：李薇單位：江蘇省水利工程建設(shè)局