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1互聯網時代電子版文件檔案面臨管理挑戰

1.1信息處理數字化信息化發展中的檔案信息現在必須進行數字化處理，將各種檔案信息轉換成二進制數串編碼，存貯在光盤、計算機硬盤、網絡服務器數據庫中，這樣才有利于互相交流與科學應用。而針對檔案信息數字化處理，目前主要有兩大類方式，一類是對檔案室（館）藏傳統檔案，以方便利用為主要目的，運用專用設備進行數字化加工處理；另一類是對直接以數字化形式產生的電子圖檔所進行的數字化管理，包括數字化電子圖檔和文件的接受與安全保管，以及科學合理利用[3]。當前高科技產業汽車行業產生的電子圖檔與文件都是在數字設備及環境中生成，因此閱讀、處理及利用也依賴于計算機、網絡設備環境，為此如何確保電子圖檔與文件的法律憑證價值又是一項嚴峻挑戰的管理工作難點。

1.2信息記錄多樣性傳統檔案信息記錄媒體以紙張文字形式為主。隨著多媒體技術在行政、科研、管理等各個領域廣泛應用，現在電子信息更多以圖像、動畫、視頻、音頻等類型，以立體化多媒體信息形式存儲和利用，人們更頻繁地從網絡中轉載和利用多媒體信息。因此電子信息來源呈現多元化發展趨勢，檔案管理將面對多渠道地信息來源和多種形式地信息記錄媒體，如何在新形勢下更好履行新興多媒體檔案信息地收集、保管、利用工作，并完善最終形成的自主知識產權電子版文件檔案的管理對策顯得十分重要與迫切。

1.3管理和服務工作網絡化管理對象信息化、信息處理數字化、信息媒體多樣化，導致知識產權電子版文件檔案管理與服務手段和方式計算機網絡化。一些知識產權電子版文件與圖檔嚴重依賴于計算機軟件管理系統，而高科技產業汽車行業利用電子文件、數字化的檔案目錄，及時傳遞、存取、利用也已成為常態。計算機技術迅猛發展使得相關軟硬件淘汰和升級換代的周期不斷縮短，促使檔案管理人員也要不斷完善和更新計算機應用水平和掌握能力。現在信息高端“云”處理中心正把相關的數據信息中心、公共查詢搜索系統和個人計算機終端巧妙連接起來，實現信息資源共享，同時信息泄密風險也大大增加了。因此汽車行業里如何加強跨地區、跨系統、跨部門的信息資源整合，以及網絡化利用中造成自主知識產權電子版文件檔案的安全與保密問題日益嚴峻化趨勢下，檔案管理人員的責任更為重大。

2電子版文件檔案的利用與安全管理策略

首先積極轉變觀念引進現代管理思想，著眼于科技專利、核心自主知識產權、電子版文件檔案管理對可持續科學發展所發揮的巨大促進作用，創新管理和服務理念，勇于迎接挑戰，創造新管理機制，努力實現歷史傳統檔案與信息數字化“新”電子檔案的有機鏈接與無縫銜接[3]。

2.1以人為本同步更新專業知識結構在信息化社會中管理人員首先明白自身的定位在于網絡信息與電子檔案管理的前沿，管理與服務現代化是一項系統工程，通過人機交互方式對檔案信息和檔案實體進行管理與服務工作，除了要具備基本的行業專業領域知識、檔案與信息管理技能及職業道德素質以外，更重要的是熟練掌握現代網絡信息技術，能夠及時有效地介入自主知識產權電子版文件與檔案的整個形成過程，能夠適時參與電子文件運行審批管理，提出各類檢索系統的規劃設計，推出維護電子版文件與檔案的完整有效性和安全性以及紙質檔案與電子檔案統一性的可行方案[4]。同時由于電子文件與檔案自身存在信息內容易變性等特點，使得電子文件與檔案的證據價值需要獲得相關法律法規的支持，而相關管理技術的保障措施與科學的管理服務機制是取得法律保護的前提與關鍵因素，這方面檔案管理人員具有獨特的雙重優勢，正好可以大有作為，用出色的管理技能和無可替代的服務成果來贏得應有的受尊敬地位。隨著科技與社會進步，傳統檔案管理模式已遠遠不能適應時展需要，檔案管理人員只有通過自身的蛻變，將新型檔案信息管理理念應用于自主知識產權電子版文件檔案維護，結合檔案管理服務特點，重點破解電子文件與檔案的保密保管與安全科學利用之間的平衡問題，推動電子檔案信息資源共享，為大型集團企業內部信息交流提供廣闊平臺，提升企業經營效益提高競爭力，從而實現檔案管理人員個人的人身價值與大型集團企業提升能級跨入國際一流先進行列的宏偉目標相整合，為爭創創新性百強企業愿景添磚加瓦[5]。

2.2構建科學管理與安全服務組織框架促進檔案信息管理服務水平有實質性飛躍，其核心內容就是怎樣科學應用現代信息網絡技術，使得高新技術產業不斷積累的寶貴自主知識產權電子版文件檔案信息資源得以深度開發與廣泛共享，同時防微杜漸，在確保自主知識產權電子版文件檔案安全可靠的基礎上，充分發揮其在企業科技創新工作中的顯著作用。本文根據上海汽車行業多年網絡信息管理與自主知識產權電子版文件檔案管理的成功經驗，介紹如下。1）知識產權電子版文件檔案屬性數字化，也可稱為檔案目錄數字化，即在網絡中建立檔案信息查詢的基礎———目錄數據庫。這就像一個主骨架，架構越縝密軀干越高大健全，信息越周全，覆蓋面越廣。2）知識產權電子版文件檔案內容數字化，稱為紙質檔案全文的數字化，這是自主知識產權電子版文件檔案信息數字化的核心，也是一個難題。因此檔案管理人員應積極參與企業制訂企業檔案信息、情報專利、知識產權等方面的管理策略。同時面對海量檔案文獻遵循4個原則（準確性、一致性、完整性、穩定性）先行篩選，然后對需要數字化的紙質檔案依照5個前提條件進行操作：一是價值性，即優先選擇珍貴檔案進行數字化，以搶救保護珍貴檔案原件；二是實用性，即優先選擇利用率高的，要求查找速度快的檔案進行數字化，以提高檔案利用效率和價值；三是開放性，即優先選擇開放程度高的，以提高檔案共享效率和影響力；四是特色性，即優先選擇具有鮮明個性化特點的稀缺資源，以提供特殊服務來提高知名度和品牌效應；五是嚴格監控性，即對于涉及機密、非開放性、受知識產權保護的紙質檔案應謹慎對待，嚴密控制，謹防泄密。應用掃描錄入、微縮等最新科技，以專業視角劃分數字化工作的輕重緩急，針對海量庫存紙質檔案有計劃有步驟將重要、利用頻繁、具有特色的檔案信息先期優先數字化，并及時公布于網絡上共享，便于科技人員利用檔案信息從事創新研究。3）知識產權電子版文件檔案形態網絡化、來源多源化。針對網絡信息復雜多變的特征，要求檔案管理人員密切關注電子文件的形成過程與積累過程，探求運作規律，完善電子圖檔的歸檔工作，研發科學歸檔軟件，使產生于不同體系的電子圖檔能按歸檔要求充分共享與兼容。并且電子文件還有一個紙質化備份三大要求，一是確保憑證性，即對于需要確保原始憑證價值的電子文件要打印一份備份；二是確保安全性，即對于需要確保萬無一失的電子文件要打印一份備份；三是確保適用性，即對于容易改變原格式、形式、功能的電子文件要打印一份備份。4）完善網絡信息管理“防火墻”安全系統。電子信息與文件在網絡化環境里獲取便利是一把雙刃劍，尤其是在高科技產業領域里維護知識產權電子版文件檔案的安全可靠性方面顯得十分矛盾，優秀的電子信息與文件之網絡管理工具是平衡安全與利用兩者關系的“安全閥”。特別指出“防火墻”安全系統的安全策略尤其關鍵，做到堅如磐石和密不透風是安全工作的最高境界，首先，利用用戶身份認證和工作角色定義，合理劃分進入企業網絡信息管理系統中的用戶權限，建立起特殊用戶、專業用戶、一般用戶、臨時用戶等身份識別功能模塊使得不同身份用戶區分不同使用權限，讓各類用戶各取所需，盡情暢游在知識的海洋中，汲取養分提高工作效率，最大限度的保障企業知識產權的科學合理的應用，同時確保企業知識產權的安全可靠。其次，為了防止黑客入侵不妨采用動態個人登錄密碼管理，定期提醒網絡信息管理系統中的合法用戶更新個人密碼，防止黑客冒用身份侵入，從而造成破壞與損失。第三，另一個安全策略保障手段是防拷貝措施，除了通過網絡信息管理系統合法流程與渠道獲取的電子文件以外，非法強制操作拷貝電子文件都將立即觸發網絡信息管理系統凍結該操作命令，從而癱瘓該個人客戶終端。并且通過網絡信息管理系統合法流程與渠道獲取的電子文件也只能在本系統的操作界面中可以打開，在系統外就是一片亂碼。總之，重視知識產權的安全是基礎，對知識產權的科學利用是根本，就像一系列經絡組織和免疫系統，控制與管理“肌體”的運作和安全。

2.3以人為本的安全管理策略像汽車行業這樣的高科技產業依靠“借鑒吸收再提高”是邁向進一步跨越發展的必由之路，面對浩如煙海的新型載體電子檔案信息，需要以人為本，將海量的電子信息與文件運用有效安全的管理和歸納提煉方法，篩選出可供利用升華的潛在優質資源，提供給企業探索出自主創新的知識產權產品與服務，為倡導企業創新驅動轉型發展，凸現其核心價值作用。同時通過參與制定相應規則完善安全保密制度與機制，推動管理服務科學化、法制化、標準化，平衡自主知識產權電子版文件檔案科學利用與安全可靠之間的和諧關系，緊緊跟上時代飛速發展的腳步。在目前紙質檔案和電子檔案“雙軌制”管理的大背景下探索“復雜工作簡便化”“日常管理服務規范化”“實行的措施多元化”等科學管理服務理念，積極推動現代管理與服務機制。

作者：張凱元單位：上海三電貝洱汽車空調有限公司