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摘要：

高職院校辦公室作為一個綜合的行政管理部門，對應于不同的工作職責，它具有以下四大職能：參謀咨詢職能、溝通協調職能、服務管理職能、協查督辦職能。教育深化改革對辦公室行政管理工作提出了更高的要求，本文闡述了改善行政管理工作成效的五大措施。

關鍵詞：

新形勢；辦公室；行政管理

高職院校辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時也是核心部門，擔負著協助參謀、溝通協調、督查協辦、調研分析、處理學院日常事務等職責。當前，隨著高等教育事業的迅猛發展和教育改革的深入展開，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰與機遇，可以說挑戰與機遇并存。如何在新形勢下乘風破浪，提升工作水平、創新管理機制是目前需要研究的首要問題。

一、高職院校辦公室行政管理工作內涵

行政管理是運用國家權力對社會事務的一種管理活動?，F代行政管理多應用系統工程思想和方法，以減少人力、物力、財力和時間的支出和浪費，提高行政管理的效能和效率。高職院校與企業是完全不同的主體，高職院校的辦公室行政管理工作是為了學校的辦學目的服務的，在這一指導思想下，行政工作應該圍繞提高服務質量進行。特別是新形勢下，教育改革對管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途徑，以此為學校的發展夯實基礎。

二、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的職能

高職院校辦公室是一個特殊的行政機構，它是學校的中樞部門，起著承上啟下，連接左右的作用。對上要做領導的參謀助手，對下要傳達重要精神，對左要督辦協查，對右要溝通協調，這些工作賦予了它相應的職能。在新形勢下，這些職能又會較以往有所轉變，筆者將結合多年實際工作中得到的體會進行闡述。

1.參謀咨詢職能。當前，高職院校的決策依據已不再是依靠經驗獲得，而更多的是通過民主討論，科學分析得來。在這個過程中，辦公室會有很多機會參與其中，辦公室人員不再只是被動接受領導交辦的任務，更需要轉變觀念，主動關心學院的重大事項，積極思考，提出新思路，想出新辦法，為領導的決策提供參考。首先要注意材料以及信息的收集，這些離不開實際調查，有調查才有發言權，因此辦公室人員要主動與學院其他部門溝通，要多向兄弟院校學習交流，這些都要在平時工作中積累。辦公室人員要對收集的資料和信息進行分析加工，將其中最能反映事物本質的資料整理成案，提供給領導；其次是協助領導決策。公室人員要及時精準的把握上級部門傳達的核心思想，時刻關注現階段學院工作重心的進程，結合國家方針政策與學院的當前狀況，提出切實可行的對策和思路。

2.溝通協調職能。高職院校辦公室，作為連接校內外的紐帶，其基本職能就是溝通與協調，即學校與上級主管部門、各兄弟院校、有關合作單位的關系，學校內部各部門上下左右的關系，為學院的發展營造一個良好的氛圍。首先要做到步調一致，在商討的過程中，對決策有不同意見的同志進行解釋，交換意見，有效說服；其次要能化解矛盾，如對對錯分明的問題，不能和稀泥，要旗幟鮮明的表明立場；部門利益與整體利益相沖突的問題，有時需要對部門利益給予一定照顧；部門與部門利益相沖突的問題，要對涉事雙方進行勸解，要有大局意識，相互讓步。再次是需要安排得當，每項工作在實施過程中能否運作順利，在很大程度上取決于安排是否合理得當。

3.服務管理職能。對于高職院校辦公室來說，管理與服務是不可分割的。首先是為領導服務，做好參謀助手，協助領導安、處理相關事務，認真完成領導交辦的其他任務；其次是為各部門以及所有教師服務，高職院校辦公室承擔著文件管理、檔案管理、印章管理、傳真收發、會議室安排等任務，所有這些都是具有服務性質的工作，在工作中，每個辦公室人員都應該樹立服務意識，盡最大的努力讓服務對象滿意。再次是為學生服務，高職院校辦公室作為學校的行政管理部門，最要不得的就是“衙門作風”，也就是說在面對學生訴求時，不能“擺架子，甩臉子”，從某種意義上講，辦公室人員的態度將直接影響學生對學院行政管理部門以及教師的印象，這就要求辦公室人員在服務中應做到一視同仁，熱情周到。

4.協查督辦職能。高職院校辦公室作為基層管理部門，在實際工作中行使著協查督辦的職責。首先要對各部門以及相關人員在現階段所負責的工作了如指掌，同時要立足于學校全局利益，隨時了解各項工作任務的進展，并且要關注完成質量；其次如果發現執行部門或有關人員在無充分理由的情況下無故拖延工作，辦公室要做出適時提醒并督促實施，同時要如實的向學院領導匯報，以便于領導根據實際情況做出其他調整。

三、新形勢下高職院校辦公室行政管理工作的改進措施

1.關注并重視辦公室工作。高等教育的發展使得高職院校辦公室的工作變得越發重要。作為領導層，尤其要重視辦公室工作，要認識到辦公室行政管理工作對于整個學校發展的重大意義，要優先建設和發展辦公室。辦公室因為其綜合性和全面性等特性，在實際工作中可委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評職稱難，這些從某種程度上都會影響辦公室人員的工作積極性，進而影響辦公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，將考核結果與干部任用選拔、工資待遇以及職稱評聘掛鉤，從而激發辦公室人員的工作積極性。

2.建立完善的規章制度。高職院校辦公室的工作繁雜、頭緒多且面廣，還常常會面對很多突發性和臨時性的任務。完善的規章制度可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。結合OA系統，辦公室行政管理工作的流程建設是勢在必行的，印章使用、檔案查詢、文件運轉、會議室安排、車輛管理等，一旦制定出完備的工作須知以及辦事流程，發文至全院范圍，都將大大提高辦公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同時也要注意在實際的使用過程中，聽取各方面的意見和建議，根據實際狀況進行調整、改善。

3.明確辦公室職責。在討論高職院校辦公室職能時，都知道辦公室具有參謀助手的作用，而在實際工作中，大部分辦公室工作都是被動的，遇到問題時，更多的是選擇緘口不言或者附和領導意愿。在服務過程中，關注細節，抓小放大，督辦不力是一直存在的問題。辦公室作為同等行政級別的部門，在進行溝通時常常會有無力感。因此辦公室行政管理工作要想高效完成，必須要明確職責。職責明確，辦公室人員才能放心大膽的干，工作熱情高漲，精神面貌煥然一新，業務能力得以提升，這些對于學校各部門的行政管理工作都具有指導意義，對學校的全面發展有著不可低估的作用。

4.規范辦公室內部機構設置以及分工。大部分高職院校都是由以前的中專校升格而來的，很多都是根據傳統沿用以往的機構設置。通常是黨委辦公室和院長辦公室合署辦公，甚至有的還會包括外事辦。在復雜多樣的機構設置下，辦公室人員常常身兼數職，特別是遇到臨時任務，往往會一邊負責文件運轉以及督辦工作，一邊還要負責會務接待；一邊做著會議記錄，一邊還要做會場服務。多重身份、職責不明晰就會造成工作混亂的局面，出現問題時相互推諉，因此要求辦公室要層次化管理、崗位設置規范化、分工明確化。例如有的學校在辦公室下面設行政科、綜合科、秘書科，在科室下面又會設置具體崗位，做到人與責相對應。這樣才能做到權責明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效用。

5.加強對辦公室人員的培訓。高職院校辦公室作為一個學校的職能部門，不僅是從事行政管理工作，還是學校的形象和窗口部門，即首先是教師，然后才是行政管理人員。辦公室人員的素質直接反映出一個學校行政管理水平以及辦學水平的高低。校領導要對辦公室人員參加培訓學習給予肯定和支持，拓寬眼界，提升能力，強化素質，才能更好為學校的發展提供服務。

四、結語

高職院校在從中專校升格以后，經歷了全速發展時期，在這個過程中，高職院校的辦公室行政管理工作摸索出了一些經驗，但是還遠遠不夠。新形勢下，如何更好的為實現學校的辦學目標服務、如何促進學校的全面發展等問題的思索，對辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關注并重視辦公室工作、建立完善的規章制度、明確辦公室職責、規范辦公室內部機構設置以及分工、加強對辦公室人員的培訓，才能真正建立起一支“能戰斗、會戰斗”的辦公室行政管理隊伍。

參考文獻：

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作者:趙珺 單位:江蘇農林職業技術學院