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為進一步規范會議工作程序，切實提高會議效能，根據有關文件精神，結合工作實際，制定本規則。

一、會前準備

1、根據會議安排，由秘書科按照會議內容擬定參會人員、會議地點、會議時間、會議材料等事項，報請分管副秘書長審批，并向秘書長報告。

2、需要進行宣傳報道的會議，經請示秘書長同意后，書面或電話通知電視臺、報社。

3、會議通知的發送。由主辦秘書擬文，送分管秘書長審核。發文人員要做好發文登記工作，包括送達時間、收文人員等。

4、會議材料的準備。根據會議要求電話或書面通知有關部門，限期將會議材料報州政府辦公室審核，并于會前一天按要求的份數報州政府辦公室。

5、會議材料的發送。秘書科按會議材料內容確定分發范圍，并于會前一天分送至有關州長、副州長、秘書長、副秘書長及有關部門參會人手中。

6、參會人員的落實。要求于會前一天落實參會人員，主辦秘書整理打印后，于會前分發到有關領導手中。

7、主辦秘書按照會議研究事項，查閱有關背景資料，作好備查工作，必要時可復印送有關領導參閱。

二、會場布置

1、會場準備。主辦秘書提前1—2天通知會議中心或通訊員，做好會場的整理、清潔、音響調試等工作；若在政府會議室召開會議，應安排好茶水、便箋等物件。需頻閉的，要做好準備工作。

2、需懸掛會標的，應提前一天確定會標名稱，通知行財科制作會標。

3、需擺放桌簽的，應提前安排打字室打印桌簽，并按座次順序于會前擺放完畢。

4、需安排水果、飲料等物品的，應提前通知會議中心或行財科。

5、會前發放的材料，應整齊擺放于會場，做到整潔大方。擺放前要檢查材料有無缺頁、倒裝等現象，并及時更換。

6、會前應視領導參加情況和會議室的遠近，安排有關車輛做好準備。

三、召開會議

1、秘書科提前安排會議記錄、會場服務、會議召集人等人員,明確工作職責,并提前到位，按照責任要求做好工作。

2、會議召集人要做好參會人員的簽清點到，督促參會人員及時到會，人員到齊后及時向主辦秘書長匯報。

3、會議日程有修改調整的應及時通知有關領導和部門。

4、會議時間較長的，應請示主辦秘書長是否安排集中就餐。若就餐，應提前通知做好就餐準備。

四、會后工作

1、會議結束后，通知通訊員作好會場的清理工作。

2、記錄人員及時整理會議記錄、會議材料并歸檔。若需發會議紀要，一般應于2個工作日內撰寫完畢，交分管副秘書長審核后呈州政府領導審簽。

3、會議確定的各項決定或擬辦事宜，由各協調口秘書分別督辦，一般應于一周內辦理完畢，并做好辦結報告。

根據中辦掌握的原則：當領導同志人數為單數時，1號首長居中，2號首長排在1號首長左邊，3號首長排右邊，其他依次排列；當領導同志人數為雙數時，1號首長、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的右邊，2號首長排左邊，其他依次排列。

會議記錄格式

會議名稱：

會議時間： 會議地點：

出席與列席會議人員：

缺席人員：

會議主持人： 記錄人：

主要議題：

會議記錄：

會議記錄及會議文件整理歸檔規則

為進一步規范州政府及州政府辦公室各類會議記錄、文件整理以及文件歸檔程序，確保會議文件、檔案的安全、完整、真實、有效，結合辦公室實際,特制定本規則。

一、會議范圍

指州政府召開的州政府全體會議、常務會議、專題會議以及州政府黨組召開的各類會議；省委、省政府有關領導來調研召開的重要會議；與省內其他地、市、自治州或省外地區、企業等召開的協調會、聯席會、洽談會等。

二、會議記錄

會議記錄要做到文字記錄與錄音記錄同步進行。情況特殊的，在征求秘書長和有關州政府領導同意后，還要做好圖片、影像記錄。重要會議應安排兩人以上做好會議記錄。

會議記錄要做到以下幾點：

1．記錄準確：要如實記錄發言，不論是詳細記錄，還是概要記錄，都必須忠于原意，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定的事項，更不能有絲毫出入。

2．要點不漏：要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，決議、建議、問題和發言人的觀點、論據材料等要記得具體、詳細；論證過程可以不記；一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。

3．始終如一：記錄人必須做到從會議開始到會議結束都要認真負責地記到底。

4．注意格式：會議記錄應按下列內容分別記錄會議事項：會議名稱、時間、地點、出席人、列席人、請假缺席人姓名、主持人姓名、記錄人姓名，會議研究事項記載、會議討論情況和決定事項記載等。

記錄時必須把發言人的名字寫在前，并且按照發言順序做好文字的記錄。

會議記錄一般以A4幅面稿紙為記錄用紙，主記錄人不得在個人筆記本或其他紙張上作記錄，必須按照會議記錄的有關規定如實做好會議記錄，并與有關會議材料一同歸檔。

三、記錄整理

根據有關規定和領導要求，由主記錄人整理會議記錄或會議紀要，并及時做好會議記錄整理、會議材料的歸檔等。若需發會議紀要，一般應于2個工作日內撰寫完畢交分管秘書長審核。并在7個工作日內下發會議紀要。

四、文件歸檔

歸檔文件包括以下幾方面：

1、會議原始記錄，包括會議文字記錄、錄音記錄、圖片影像等資料（錄音、圖片以及影像必須刻錄光盤歸檔，并做好文件夾目錄）。

2、會議文件，包括會議研究文件、研究文件的背景材料、征求意見的有關說明。

3、其他歸檔文件，包括會議通知、參會人員名單、會議議程和其他有關文件。

文件的歸檔按照“一會一歸檔”的原則，對每個會議的有關文件進行單獨歸檔。

秘書科科長要對會議有關文件歸檔情況進行督促檢查，要求于會議結束10個工作日內對會議有關記錄和文件交檔案室，并由秘書科科長、檔案整理人員、檔案接收人員三方核實簽字。

年底由檔案管理人員對全年會議文件進行全面整理和歸檔。