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1高校教學(xué)檔案對(duì)高校的發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)管理工作等方面產(chǎn)生重要影響

高校教學(xué)檔案如實(shí)地反映了高校各項(xiàng)教學(xué)規(guī)劃和決策在實(shí)施過程中的真實(shí)效果，它不僅為高校開展各項(xiàng)教學(xué)工作提供有力的證據(jù)，也為高校的教學(xué)管理工作提供重要的參考。例如以右江民族醫(yī)學(xué)院為例，在迎接專家組檢查學(xué)校教學(xué)工作的過程中，學(xué)院綜合檔案室向?qū)＜覀兲峁┑慕虒W(xué)檔案材料中，真實(shí)完整地記錄了我校在參加第七、八屆廣西高等教育教學(xué)軟件大賽的一系列相關(guān)材料，原始生動(dòng)地展現(xiàn)了學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃、決策在實(shí)施過程中的真實(shí)效果。不僅如此，專家想看、要看和想查、要查的檔案材料，都能一一呈現(xiàn)，并得到了檢查專家們的充分肯定和贊許。高校教學(xué)檔案具有極其重要的參考和憑證價(jià)值，檔案部門應(yīng)及時(shí)收集、整理歸檔在各類教學(xué)比賽中形成的一系列相關(guān)材料。如在2012年的第十二屆廣西高校教育教學(xué)軟件應(yīng)用大賽中，右江民族醫(yī)學(xué)院繼續(xù)再獲佳績，獲得一等獎(jiǎng)一項(xiàng)，二等獎(jiǎng)三項(xiàng)，三等獎(jiǎng)一項(xiàng)，優(yōu)秀組織獎(jiǎng)一項(xiàng)，這些材料為我們今后的教育教學(xué)規(guī)劃與管理工作提供重要的參考。

2高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

2．1高校檔案部門對(duì)教學(xué)檔案的宣傳力度不夠，教學(xué)檔案利用率偏低高校檔案部門對(duì)教學(xué)檔案的宣傳力度不夠，致使大多數(shù)的教職工對(duì)于教學(xué)檔案認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)教學(xué)檔案的了解，沒能真正意識(shí)到教學(xué)檔案的重要性。在高校，相當(dāng)多的老師甚至不知道高校教學(xué)檔案為何物，也不知道其具體有何用處，他們?cè)谄綍r(shí)的教學(xué)、科研活動(dòng)中，從未想到要利用教學(xué)檔案為之服務(wù)。諸如以右江民族醫(yī)學(xué)院為例，教學(xué)檔案的利用率在整個(gè)檔案的利用中達(dá)不到10％，這使得檔案專職人員辛辛苦苦整理、歸檔的大量教學(xué)檔案變成死檔案，大部分教學(xué)檔案沒能有效地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。此外，高校檔案部門服務(wù)方式落后，缺乏以人為本、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，這也是高校教學(xué)檔案利用率低的重要原因之一。

2．2高校兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，收集、歸檔的教學(xué)檔案不齊全、不完整高校兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，對(duì)平時(shí)在教學(xué)活動(dòng)中形成的資料不用心收集或整理，收集到的教學(xué)檔案不齊全、不完整。造成這種情況主要有以下三個(gè)方面的原因：一是教學(xué)檔案分散在各個(gè)部門、二級(jí)院系、教研室和教職工個(gè)人手中，教學(xué)檔案的分散性決定了它在收集過程中容易造成疏漏；二是一些二級(jí)院系、教研室兼職檔案員頻繁地?fù)Q人，人員不固定，使教學(xué)檔案收集工作難有延續(xù)性，容易造成教學(xué)檔案的缺失；三是各部門的兼職檔案員檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為這些材料放在本部門更容易查找，方便自用，沒有必要報(bào)送到檔案館（室），因?yàn)榇娣艞l件或其他原因容易造成檔案的遺失。諸如以右江民族醫(yī)學(xué)院為例，分散在各二級(jí)院系、教研室和教職工個(gè)人手中的優(yōu)秀教案、教學(xué)競賽活動(dòng)等重要的教學(xué)資料，就沒能及時(shí)、完整地收集、整理與歸檔，既不利于優(yōu)秀教學(xué)資源的共享，也不能服務(wù)于教學(xué)工作。

2．3高校專職檔案員對(duì)教學(xué)檔案的編研工作不到位，教學(xué)檔案資源不能充分利用編研工作是檔案管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，高校教學(xué)檔案的編研工作包括編研檢索工具和匯編教學(xué)檔案信息兩個(gè)方面。做好高校教學(xué)檔案的編研工作，有利于提高專職檔案人員的工作效率，有利于提高教學(xué)檔案的利用率，有利于更好地服務(wù)于高校的教育教學(xué)管理工作。目前，大部分高校普遍存在著這樣的現(xiàn)象，專職檔案員注重對(duì)行政、黨群檔案的編研開發(fā)，而忽略了對(duì)教學(xué)、科研檔案的編研開發(fā)，這就使得歸檔上來的教學(xué)檔案被鎖在鐵柜里，成為“死檔案”，等著被動(dòng)地提供利用，有的甚至一直鎖在“深閨”中，從未發(fā)揮作用，不能實(shí)現(xiàn)它的保存價(jià)值。

3針對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作存在問題探求解決辦法

3．1加大對(duì)高校教學(xué)檔案的宣傳力度，突出教學(xué)檔案的社會(huì)效益高校檔案職能部門要主動(dòng)有所作為，以貢獻(xiàn)求支持，以效益求發(fā)展，善于利用各種機(jī)會(huì)和場(chǎng)合，理直氣壯地宣傳檔案工作的成績，宣傳檔案工作的地位和作用。向廣大教職工宣傳教學(xué)檔案可以為他們?cè)诮虒W(xué)科研活動(dòng)中提供哪些具體服務(wù)，使他們了解和認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要性，激發(fā)他們對(duì)教學(xué)檔案的利用欲望，使教學(xué)檔案能最大限度地發(fā)揮出它的價(jià)值。同時(shí)，檔案部門專職人員也要更新觀念，改變服務(wù)方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)登門詢問廣大教職工在教學(xué)科研中需要提供哪些服務(wù)，有針對(duì)性地進(jìn)行指導(dǎo)，提高高校教學(xué)檔案的利用率，突出教學(xué)檔案的社會(huì)效益。

3．2提高高校兼職檔案員的檔案意識(shí)，盡可能讓教學(xué)檔案的收集源頭少些“漏、缺、失”高校檔案職能部門要做好高校兼職檔案員的培訓(xùn)工作，讓每一位高校兼職檔案員都能意識(shí)到高校教學(xué)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案是靠他們平時(shí)在學(xué)校與教職工的教學(xué)活動(dòng)中，一點(diǎn)一滴地收集、整理、歸納和匯總而成的，使他們明白只有具有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的主人翁精神，才能把教學(xué)檔案收集完整、齊全。同時(shí)，高校檔案部門還應(yīng)對(duì)高校兼職檔案員實(shí)行職責(zé)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，明確責(zé)任和任務(wù)，規(guī)定時(shí)限要求，并輔以相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施，并嚴(yán)肅有力、堅(jiān)持不懈地貫徹執(zhí)行才能收到實(shí)效。

3．3加大對(duì)高校教學(xué)檔案的編研力度，使高校教學(xué)檔案由“死檔案”變成“活檔案”高校專職檔案員要以主動(dòng)服務(wù)的姿態(tài)，開拓創(chuàng)新，積極編研開發(fā)教學(xué)檔案信息資源，主動(dòng)服務(wù)于高校的教育教學(xué)管理工作。要對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行深挖掘，對(duì)高校教學(xué)檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編撰，把原始、分散、零碎的靜態(tài)檔案變成專指、系統(tǒng)、活的動(dòng)態(tài)信息，根據(jù)利用需求對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行縱向延伸，向一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)加工發(fā)展，形成系統(tǒng)、權(quán)威、深層次的信息，使其具有實(shí)用性、時(shí)效性，發(fā)揮出它的保存價(jià)值。綜上所述，高校的教學(xué)檔案管理工作離不開高校平時(shí)的教育教學(xué)活動(dòng)，它是高校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)寫照，同時(shí)它又為高校的教育教學(xué)工作發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐，高校應(yīng)加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理水平，更好地為高校教育教學(xué)工作服務(wù)。

作者：黃凡玨何麗萍單位：右江民族醫(yī)學(xué)院綜合檔案室