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編制用料采購計劃，合理確定庫存物資

由于醫(yī)療行業(yè)物資種類繁多，涉及多個品種、規(guī)格、型號和廠家，實際工作中可根據(jù)不同類別的物資，合理借鑒模型，制定合理儲備量的確定方法。醫(yī)院在編制物資采購計劃時可考慮分類物資管理模式和供應(yīng)商貨物管理模式。所謂分類物資管理，就是根據(jù)物資特征分為A類、B類、C類物資分別進行管理。

1.A類物資具有品種少、用量小、金額大的特點，醫(yī)院的高值醫(yī)用耗材就屬于這一類。針對這類物資，醫(yī)院應(yīng)按品種甚至規(guī)格進行重點管理、嚴格控制，盡量避免大批量購入，一般儲備3～5天的用量。如果條件許可，零庫存是比較好的管理模式。我院在實踐中是這樣做的：由臨床科室根據(jù)手術(shù)日程安排提前7天編制A類物資申領(lǐng)計劃，物資管理科室根據(jù)申領(lǐng)數(shù)量組織采購，經(jīng)物資管理科室驗收入庫后直接配送到使用科室，此時物資管理科室對A類物資的庫存就為0，這樣既節(jié)省了倉庫空間、倉庫管理費用，還避免了資金占用。實施零庫存的關(guān)鍵是臨床科室和供應(yīng)商的配合。

2.B類物資具有品種多、用量大的特點，醫(yī)院的一般耗材就屬于這一類。對這類物資可按大類品種進行一般控制。考慮預(yù)計訂貨到貨日期，這類物資的儲備量最低應(yīng)控制在5～7天內(nèi)。實際操作中，可由臨床科室根據(jù)季節(jié)變化、以往耗用情況及可預(yù)計的耗用，按月編制物資需求計劃，物資管理科室在復核基礎(chǔ)上根據(jù)倉庫存儲能力及衛(wèi)生材料在庫存期間的有形損耗情況組織采購，定期配送。有形損耗是指物品在倉儲期間，由于經(jīng)常搬動或濕度、溫度等自然條件的作用使之損壞或失去價值的損耗,例如酒精自然揮發(fā)。

3.C類物資介于A、B類之間，醫(yī)院后勤物資庫房管理的物資就屬于這一類，包括辦公用品、維修材料等。對C類物資，應(yīng)根據(jù)不同情況確定庫存量。辦公用品無論是采購流程還是物流都是相對便捷的，所以對這類物資可用零庫存來管理。而維修材料一定要有儲備，以應(yīng)對突發(fā)情況，可由設(shè)備維修班組確定合理的維修材料儲備，保證醫(yī)院醫(yī)療器械隨時處于可運行狀態(tài)。醫(yī)療器械跟A類物資有點相似，在制定購置計劃時,最好也應(yīng)做到零庫存，避免既占用資金又擠占庫容，防止無形損耗。無形損耗是指物資在倉儲期間,由于市場價格的下降或技術(shù)的進步使其成為淘汰產(chǎn)品造成的損耗。

建立高效、便捷的物資信息管理系統(tǒng)

1.基礎(chǔ)工作。為了實現(xiàn)系統(tǒng)強大的管理功能，首先要做好系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，主要包括建立物資基本字典、供應(yīng)商檔案、科室檔案、倉庫檔案以及人員檔案等五個方面的基本信息。相對而言，物資基本字典的建立難度較大，因為物資尤其是辦公用品、維修用的五金配件等品種規(guī)格繁多，三級醫(yī)院一般會有上千種，且同一物品不同時期、不同廠商可能會出現(xiàn)不同的名稱。為建立相對統(tǒng)一、實用的物資基本字典，應(yīng)按會計核算口徑對庫房所有物資逐一進行編碼定義分類，界定身份，方便查找。

2.流程再造。傳統(tǒng)的物資申領(lǐng)模式為：各科室經(jīng)辦物資申領(lǐng)人員填寫“請購單”交采購部門→分管院長審批后購買→待采購后，各使用科室到庫房領(lǐng)取。這種手工申領(lǐng)的流程容易造成人員多次往返奔波于職能部門、院長辦公室、庫房之間。在新申領(lǐng)模式下，各科室授權(quán)人員只需在本科室的電子工作站上點擊進入物資管理系統(tǒng)，在菜單目錄中選擇所需物品，保存并遞交上級部門審核即可。審批人（按金額大小授權(quán)給總務(wù)科長或分管院長）審核，保管室按審核確認的領(lǐng)用計劃統(tǒng)一配發(fā)并下送到各相關(guān)科室。科室申領(lǐng)物品的相關(guān)手續(xù)只需在網(wǎng)上就能完成，審核力度大大加強。

3.功能開發(fā)。（1）實現(xiàn)醫(yī)院物資的全程管控，保證賬物相符。增設(shè)使用部門二級庫存實時盤點的功能,對每個部門物資增減變動以及物資在各部門間流轉(zhuǎn)進行動態(tài)記錄,增加物資平臺的信息透明度，實時動態(tài)掌握賬物是否相符。當物資從一級庫房向二級庫房轉(zhuǎn)移時，物資的信息也隨之被記錄，當物資最終發(fā)給病人后，信息系統(tǒng)自動減少庫存，實現(xiàn)物資流和數(shù)據(jù)流的同步。醫(yī)院采購以及核算部門能夠隨時了解、掌握和監(jiān)控醫(yī)院物資的庫存、價格和流向,并以此做出審核判斷,有效控制物資采購。

（2）對接成本核算、績效考核系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。依托網(wǎng)絡(luò)化，將醫(yī)院的物資管理系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、績效考核系統(tǒng)集成在同一個平臺上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。成本核算系統(tǒng)可自動采集物資管理系統(tǒng)中各科室物資消耗與使用數(shù)據(jù)，自動歸集、形成其醫(yī)療成本與各項費用，提高成本數(shù)據(jù)的準確性與真實性。同時，績效考核系統(tǒng)也可自動采集各科室物資消耗數(shù)據(jù)，既避免了大量、繁瑣的重復勞動，也為實行準確的成本控制提供便利。

（3）綜合查詢，方便各科室管理。綜合查詢模塊可為用戶提供其所需的任意時間段庫房物資進銷存報表的實時、動態(tài)統(tǒng)計信息，系統(tǒng)可以按部門模式、物資輔助類別模式、供應(yīng)商模式等不同類別進行統(tǒng)計，當然以上操作均需在授權(quán)范圍內(nèi)進行。系統(tǒng)還設(shè)置了庫存自動報警功能，醫(yī)院可根據(jù)實際管理的需要設(shè)定物品庫存數(shù)的最小報警值，當某物品的實際庫存量低于報警值時可自動報警，提示采購人員及時補充庫存，滿足需求。綜合查詢功能使院長在辦公室里就能即時了解庫存總量及其明細構(gòu)成，直接掌握第一手資料；各臨床科室也可隨時查詢本科室物品消耗情況。同時，通過將科室消耗與績效緊密結(jié)合，在科室消耗全額納入科室支出的同時，對辦公用品、印刷品等實行定額指標控制，節(jié)約有獎，超支扣減，使節(jié)約意識成為職工的自覺行為。

作者：丁旭輝單位：江蘇省鎮(zhèn)江市第一人民醫(yī)院