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作者：張皓瑩單位：廣東電網公司中山供電局電氣工程師

供電企業客戶檔案的特點

客戶檔案與文書檔案、科技檔案有所不同，它屬于供電企業專門檔案，專業知識性強，具有如下特點：

1．檔案保管期限長。因客戶檔案關系到供用電雙方責權利的保障，只要供電單位具備能力，原則上為永久保管。

2．檔案中包含有用戶房產證、身份證、營業執照等復印件。

3．在日常供電業務中，隨時產生“銷戶檔案”。

4．續檔量大，具有動態管理的特點。對新增的客戶增容、更名過戶、遷址、移表等業務文件資料，應及時補充到原客戶檔案中，而不能替換原文件資料。

加強規范管理，提升客戶檔案管理水平

1．嚴格檔案制度，規范基礎業務管理。根據檔案管理的工作要求，結合營銷管理工作實際，由檔案專職人員協同市場營銷人員，對供電客戶資料管理現狀和存在的問題進行研討分析，經廣泛征求意見、基層調研、反復修改，共同編制出《供電客戶檔案管理規定》、《供電客戶檔案分類編號方案》及《電力客戶檔案保管期限表》等管理制度，使單位供電客戶檔案管理有章可循，積極推動客戶檔案管理規范化、標準化、一體化工作進程。

2．保障檔案安全，建設標準庫房設備。在領導的重視關注下，按廣東電網公司檔案安全保護工作規范要求，對各供電公司建立起供電客戶檔案專用庫房，并相應安裝了檔案密集柜，配備了電腦、彩色打印機、抽濕機等硬件設施，使客戶檔案庫房建設符合國家標準，為確保檔案安全、最大限度延長檔案壽命提供保障。

3．設定檔案分類，制定編號原則。為加強供電客戶檔案分類的穩定性和唯一性，避免因業務變更導至類別變化，從營銷業務性質考慮，將供電客戶檔案分為“高壓客戶”和“低壓客戶”兩大類，低壓客戶又可細分為“低壓非居民客戶”和“低壓居民客戶”，以電壓等級區分，10kV及以上電壓等級的用戶為高壓客戶，380V及以下電壓等級的用戶為低壓客戶。大類用英文字母標識，H表示高壓、L表示低壓。檔案編號力求簡明合理、減少代碼差錯、便于續用庫藏空間，按檔案的分類劃分，客戶檔案號由供電公司代號—類別號—柜號—案卷順序號組成。具體如下：

4．利用網絡技術，加強客戶檔案信息化建設。將供電客戶檔案“卷內目錄表”和“客戶檔案歸檔范圍表”，嵌入單位電力營銷信息管理系統中，利用系統信息庫數據，通過相關系統功能模塊操作，使客戶檔案歸檔內容在系統中能自動生成，并打印出歸檔案卷卷內目錄表，從而使檔案目錄可隨著系統實際業務的流轉和變化及時調整檔案目錄最新數據，保持檔案的有效性和可靠性，并且改變了供電企業客戶檔案以往手工書寫檔案目錄的落后形式，大大提高了人員的工作效率。

5．優化庫藏空間，規范檔案整理和排架方式。根據檔案保管要求和客戶檔案分類，供電客戶檔案裝具分為“高壓客戶”和“低壓客戶”兩種檔案盒，盒內檔案實體應全部去除金屬釘子，采用“三孔一線法”或“左上角粘貼法”裝訂方式，將卷內目錄表，放在案卷首頁。“高壓客戶”為一戶檔案裝一盒，盒背脊包含用戶名、檔案號、戶號、地址等內容，卷內文件蓋上檔號章、填上檔案、處月等內容；“低壓客戶”為若干戶檔案裝一盒，盒背脊包含供電公司代號、類別、檔案柜號、起止卷號等內容。排架方面，也按照高壓和低壓客戶檔案分類，按序上架保管。對于被鑒定為銷戶的客戶檔案，要從“永久檔案”中抽出，而將新建的客戶檔案放入“銷戶檔案”位置，從而以“頂號換空間”的手段來滿足供電客戶檔案庫存需求，最大限度地利用庫藏空間。

6．維護合法權益，做好供電客戶銷戶檔案的管理。銷戶檔案是用戶與供電企業終止用電關系后，原申請用電時所產生的檔案，主要有居民屋拆遷、客戶合并、臨時用電等業務方面的資料。銷戶檔案被確定后，需另柜存放，妥善保管。為了維護供電企業的合法權益，避免產生糾紛，對已銷戶的高壓客戶檔案5年內不準、得銷毀；已銷戶的低壓客戶檔案3年內不得銷毀。銷戶檔案號由供電公司代號—類別號—年月—案卷順序號組成。案卷順序號以每月一個小流水號編制。在銷戶檔案被確定后，另柜存放，妥善保管。

7．完善檔案保密措施，促進企業健康發展。客戶檔案涉及供用電雙方合法權益，屬企業商業秘密、知識產權范疇的，檔案管理人員和使用人員應嚴格遵守國家檔案法、國家保密法和公司有關規定，做好檔案的保管、保密、查借閱管理，保證供電企業持續健康發展。