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第一篇

一、檔案數字化建設的主要內容

1．構建檔案信息數據庫。領導部門必須高度重視，思想方面達到統一，堅持以網絡技術人員同專業檔案人員協作配合為根本方向，以實際應用作為基礎構建原則，來打造靈活查詢的檔案系統。還應將檔案的利用率及使用率，作為考核數據庫靈活度的主要節點。二是建立系統化的檔案資源庫。在構建中突出重點，專注于由單一性的檔案資源庫，向著系統化的檔案資源庫進行發展。同時，完善各級單位部門的檔案庫建設，利用網絡逐步形成一個分層分步的數據庫群，大大提升自動化系統的運行效率。

2．規范管理檔案信息。當前檔案數字化工作存在制度不夠完善等等問題，影響著數字化工作整體發展水平。檔案信息的數字化發展現狀，要求檔案部門應當在檔案的規范化方面達成共識。檔案信息的規范化涉及檔案工作的各方面，其中最為主要的是規范檔案數字化業務工作。應促使檔案管理建設達到思想上的飛躍，使得各級檔案部門的視野由計算機系統，良性拓展到整個檔案的信息管理中來。

3．優化檔案信息系統。對于數字化檔案的建設，需要從系統整體進行著手，確保系統的縱向組成及橫向組成等各個節點，均能達到相應的水平層次。并通過網絡進行聯接貫通，形成系統化的網絡檔案體系，切實發揮檔案服務的整體優勢，提升檔案系統的綜合能力，避免因部分節點問題，引起系統整體的障礙。

二、加快檔案數字化建設的路徑

1．采用科學高效的工作方法。首先，輸入文件級目錄。在數據庫的構建過程中，可邊輸入邊打印。一方面，有效補齊卷內的文件目錄。另一方面，可以檢查輸入正確程度。從而保障檔案數據庫的完整性和真實有效性。其次，采取數碼相機與掃描儀器等設施設備，實現對源文件的信息數字化。因為只有信息數字化，方能確保源文件的長期有效保存。

2．注重電子文件的收集工作。電子文件的收集整理是數字化檔案館藏資源的最主要來源，之前傳統進館單位僅是進行紙質檔案和文件目錄的移交。而隨著科技的進步，在各單位的檔案文件移交工作中，應當專注于紙質檔案、文件和數字化檔案及文件的同步進行，以雙軌制度促使檔案館文件的電子化進程，同時減輕檔案館數據庫構建時的工作總量。

3．完善數字化的軟硬件環境。因為各種原因，各個進館單位所提交的數字化檔案文件，所使用的軟硬件設備、載體及平臺各不相同。這為檔案文件集成至檔案數據庫之中，造成了相應的困難。對待這一問題，檔案館應予以高度重視，積極采取相應措施，在各入館單位檔案文件的軟硬件平臺方面，予以最大化統一。印發統一、標準的數據庫電子目錄結構及交換格式，對于案卷級、文件級的目錄結構類型，字段名稱、長度，做出具體的規定，以此規范數據格式，確保信息的準確、有效性。

作者：侯濤侯波單位：白山市委黨校白山市交通運輸局渾江分局

第二篇

一、當下醫院數字化檔案建設中存在的缺陷和不足

（二）信息的存儲載體也給檔案數字化的完整有效性帶來了一定影響當下的信息存儲載體多以光盤、硬盤等為主，這些存儲載體容易受到外界的影響傷害，如物理劃傷、灰塵污染、溫度和受潮等，信息存儲載體受到傷害后極容易使載體內所存儲的信息也受到傷害，造成數據的丟失或損壞，有時甚至難以修補，造成信息文件的丟失，因此數字信息的存儲載體的不穩定性也同樣會給檔案數字化的完整有效性帶來了一定影響。

（三）建設醫院數字化檔案，在系統的開發和應用上仍需加強醫院數字化檔案建設是一項長期、浩繁的工程，需要不斷的開發、完善和改進。為了使數字化檔案能夠得到更廣泛的開發和更便捷的利用途徑，仍需要在系統的開發應用上加強力度，在醫院內有重點、有選擇的對醫院的檔案分層次、分階段的進行數字化，以達到更加高速、高效的檔案管理目的。

（四）完善醫院檔案數字化建設，資金的投入也是個問題不論是什么項目的建設，都需要資金的投入來維持和發展。在進行醫院數字化檔案建設時，也需要充足的資金作為發展的保障。如醫院的設備引進、操作人員和醫護人員的培訓等都需要大量的資金消耗。但是如果投入大量的資金到數字化檔案建設上也是不現實的，因此就需要我們在如何運籌投入資金上多做斟酌、多做探討，有限的資金需要合理的分配、合理的利用。

（五）數字化檔案管理需要專業的管理人員，管理人員的素質高低對數字化檔案管理也存在巨大的影響數字化檔案管理是信息技術發展的產物，其管理也需要具備一定專業素質的人才。當下醫院的一些檔案管理人員多為科室職員的兼職擔任，在專業素質上存在很大的欠缺，而檔案管理人員的業務素質對于數字化的檔案建設存在的巨大的影響，檔案管理人員不僅需要對電子信息技術的熟練操作技能，更需要對當下的網絡發展趨勢和潮流做出正確的反應，因此，建設一支高素質的專業數字化檔案管理隊伍，對于醫院的數字化檔案管理十分重要。

二、完善醫院數字化檔案建設的一些對策

（一）為提高檔案信息的安全可靠性，需要采取有效的措施當前的網絡安全管理以防火墻、信息加密等安全防護手段為主，這些手段在保護我們數字化的檔案信息上同樣重要，為保護檔案信息的安全，需要我們建立一套的網絡防護體系，對信息資料的備份也是不能忽視，把檔案信息備份好了，即使數據庫內的信息受到破損，也能夠恢復回來，這樣檔案信息的安全性就得到了很大的提升。同時，即便建設起來數字化的檔案管理系統，也仍舊需要紙質的檔案存根，這樣栓關起下的檔案信息管理，更加能夠確保檔案信息的安全可靠性。

（二）嚴格遵循《電子文件歸檔與管理規范》的要求，以加強檔案信息存儲的安全性和穩定性信息的存儲載體得不穩定性會給檔案數字化的完整有效性帶來了一定的影響。因此，我們在選擇存儲載體時應當充分的考慮各種存儲載體的性能、壽命和信息保護能力等因素。根據國家質監局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》，檔案存儲管理的載體采用優先順序為：只讀光盤——一次寫光盤——磁帶——可擦寫光盤——硬磁盤等。如果是需要作為長期歸檔保存的信息文件不能夠使用軟磁盤作為存儲載體。因此，醫院的檔案部門應當嚴格遵循國家《電子文件歸檔與管理規范》的要求，選擇品質優佳的存儲載體，以確保存儲信息的安全性和可靠性，并要對保存這些檔案資料的環境、溫度、濕度等進行專業的調選，同時還要科學、定期的對存儲信息進行維護、轉存和檢測等，以加強檔案信息存儲的安全性、穩定性和可靠性。

（三）逐步有序的加快紙質檔案的數字化建設工程，不斷開發數字化檔案功能、提高數字化檔案質量將醫院多年來所積累下的紙質檔案變為數字化檔案是醫院數字化檔案建設中的一個重要的環節，是一個極為浩繁的工程，不能急于求成，也不能不溫不火。數字化檔案建設的根本目的是方便和利用，而不是單純的將紙質檔案變為數字化檔案，因此，我們應當，分清主次輕重，有重點、有選擇的對醫院的檔案進行分層次、分階段的數字化，吸取以往的經驗，借鑒其他醫院的優秀成果，不但開發、不斷發展，不斷提高自身數字化檔案的質量。

（四）資金是建設的有力保證，數字化的檔案建設需要領導的重視和合理的資金投入醫院的數字化建設需要領導的重視，需要合理的資金投入來支撐。有了領導的重視，醫院的數字化檔案建設就能夠被列入醫院年度考核，發展資金也就有了著落，有了發展的資金，合理的利用也十分重要。資金的使用應當極力杜絕閑置和浪費，首先，在購置信心存儲載體時，要優先選擇質量優佳的產品，避免以后的反復更換而造成的浪費；其次，在設備引進方面，對于那些使用較少，并無必要的設備應當暫時不予引進，可采取租借的方式來避免設備閑置造成資金和空間的浪費。建設需要資金，資金的使用要求合理，只有這樣，才能不斷推進數字化檔案的建設。

（五）建設一支高素質的專業數字化檔案管理隊伍，對于醫院的數字化檔案管理十分重要檔案管理人員的業務素質對于數字化的檔案建設存在的巨大的影響，因此建設一支高素質的專業數字化檔案管理隊伍，對于醫院的數字化檔案管理十分重要。醫院可以從企業內部中挑選一些職員進行專業的數字化檔案管理技能培養，訓練他們熟練操作計算機的各種技能和檔案管理系統的操作，這樣，就能夠培養出對醫院本身具有了解，同時具備高素質的數字化管理技能的復合型人才，建立起一支高素質的專業數字化檔案管理隊伍，為醫院的數字化檔案建設提供有力的保障。

作者：陳艷單位：臨沂市中醫醫院

第三篇

1高校檔案數字化建設的重要性

1.1增加檔案服務的質量與水平在過去紙質文件管理年代中，對檔案進行管理的方法主要使用物理管理方法，其重要工作的內容屬于比較簡單且機械的勞動形成，并且對檔案管理過程中紅，大部分處于“重藏輕用”狀態中，在一定程度上可對檔案的開發與利用造成限制的影響。但是伴隨踏進數字化時代，使用計算機以及檔案管理方面的各種軟件對檔案開展有效的管理，可以確保其全部過程可以準確和迅速，不僅減少人力物力的投入，同時還增加了工作效率，并且推動檔案工作從主要采取手工操作轉變為過去目前的自動化操作，增強檔案工作具備的現代化性質。從高校方向來說，對檔案信息進行數字化建設后，學校每個部門均能夠在校園網和局域網的幫助下，實時且正確地獲取信息，能夠根據每個部門的需要對材料進行組織，及時傳輸至相關機構，進一步充分發揮重要的作用，能夠大程度上增加高校檔案在服務方面的質量與水平。

1.2增強檔案利用率近年來，我國的高校不斷進行擴招，由此形成高校檔案館出現館藏量越來越大的現象，而其中學生的學籍檔案變化最大，其數量非常多以及時間久遠。對此，目前我國的高校必須使用合適的方法，科學地處理好繼承和發展創新兩者之間的關系，不斷增加檔案的利用率，進一步推動高校改革發展速度。可是我國當前大部分高校檔案館對檔案進行保管和利用的水平比較低，在一定程度上對高校檔案事業發展產生了不利的影響，由此建立數字化檔案是高校進行改革重中之重的內容。

2高校檔案數字化建設的措施

2.1提高高校進行數字化檔案建設的資本投入我國當前的大部分高校并沒有充分認識到對檔案開展數字化建設的重要意義，由此造成學校對其資金投入不足，從而致使高校檔案館對外資源的開放和共享范圍極其小。而對檔案進行數字化建設中需要使用到的資金，大部分主要用在軟件與硬件設備兩個方面中。但是科學技術一直處于變化發展的狀態中，由此形成軟件開發也不斷發生不變化，電子產品的更新時間越來越短，根據這些現象，高校在檔案進行數字化建設上資金的投入也必須合理變化，需要按照實際開展上下調整，符合時展的潮流。

2.2保障數字化檔案信息的安全性科學地建立一個檔案信息安全防護的體系，可以對數字化檔案信息的安全提供保障。另外，學校還需要給網絡管理人員開展相關的課程培訓，防止違法操作和另外人員登錄情況的出現，另外對系統開展合理的檢查與維護，有效地將安全隱患處理掉。面對當前全球數字化的現象，對數字化檔案進行管理也必須具備數字化的特點，持續學習現代化管理觀念與措施，堅持增加業務的學習和創新兩方面的能力。經過上述的方法，可形成高校對檔案進行數字化建設得到創新，一直處于突破的狀態中。

2.3建設一支具有專業化高水平的管理隊伍高校每個級別的管理者均需要全面認識到高校對檔案信息進行數字化建設的重要性及其作用，然后將對檔案信息開展數字化建設作為高校改革內容當中不可缺少的內容，另外高校的考評體系內容中也需要增加對高效檔案工作進行考評的內容，與此同時還需要構建并完善一套合理的管理制度。另一方面，按照學校實際的情況，恰當地對人員開展配備工作，必須分配管理合適的人員對高校數字化檔案建設進行相關的管理。其次，學校領導必須對人員的工作開展科學的分配，需要達到工作人員不僅可以專人專崗，同時還能夠分工合作以及隨時都可以開展合適的工作調度的效果。而傳統檔案的工作人員，對其開展合適培訓，推動可以盡可能快速符合新發展形成的要求，充分學會有關的技能。

2.4檔案開展數字化建設的規劃合理高校需要按照學校具體的資源分配情況，其建設必須要具有計劃性與合理性。在檔案信息處理過程中，必須有選擇性地對其開展逐步的數字化建設。另外，合理使用兼職檔案員數量大以及范圍廣的有利條點，對其開展有效的業務學習與培訓活動，同時在前端控制以及全程管理的幫助下，合理地把每個部門當中價值較高的檔案信息開展適合的數字化建設。而實際工作過程中，每個檔案工作人員都必須具備積極性與前瞻性，以確保檔案信息完整和安全作為基礎的前提下，給檔案數字化信息體系當中的整體完整性和健全性提供一定的保障，避免信息丟失現象的出現。綜上所述，對高校檔案開展數字化建設的意義重大，相關部門必須高度重視，使用合適且有效的方法對其進行相關的建設工作，從而服務于高校的建設發展，推動其發展的速度。

作者：馬東薇單位：北華大學吉林省吉林市