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一、建立健全確保知識管理平臺高效運轉的制度和運作分享機制

1.強化制度建設，建立知識管理長效機制針對項目部成員分別來自上海高橋機關、大小作業部等不同單位（部門）、專兼職工作人員眾多、工作地點區域廣且分散的現狀，項目部本著靠制度管人、靠制度管事、靠制度律己的原則，從規范解讀公司制度、統一執行標準入手，遵循合規性、統一性、民主性的原則，在加強項目部管理制度建設、確保知識管理平臺運轉方面做了大量的具體工作，共制訂6項項目部管理細則、16項知識管理執行標準。

2.從具體業務入手，注重知識管理與業務工作的深度融合KMT核心小組采用編碼化方法和個人化方法推行知識共享。編碼化方法，主要依托信息技術固化業務流程、建立數據庫族群等，依靠內部管理機制搭建交流、溝通渠道，使個人知識顯性化成為不可逾越、不可或缺、不可替代的環節。個人化方法，如同傳統的“傳幫帶”，通過機制化的交流、培訓、互動等途徑，實現人與人之間的知識傳授與分享。知識管理只有與業務工作完美結合，才能讓各種信息與知識，透過獲得、創造、分享等過程，達到知識不斷創新的目的，并回饋到知識系統內，形成個人與組織知識永不間斷的累積，因此，項目部注重知識管理的針對性、實用性，始終從具體業務和工作實際出發，確保將知識管理寓于業務開展過程中。

3.通過企業文化和激勵措施等使知識管理更高效項目部確定“領導以身作則、推行組織文化、精神激勵主導、引導從眾行為”的知識管理實踐指導原則。高橋石化副總經理兼項目部主任、KMT核心小組組長是公司全程參與“煉油化工一體化項目”的重要人員，他把自己歷年保存的與項目相關的資料從自己海量的電子文檔庫中梳理出來，KMT實踐小組根據既定的知識管理平臺知識倉庫的“構架”與“標簽”進行歸類整理和上傳。2012年2～4月，在項目平臺構建的同時，KMT實踐小組向知識管理平臺的各類公用知識庫分門別類上載了1900多個知識文件。同時，在項目部內部全面倡導與推行“共享、合作、支持、友善”的團隊文化，并通過項目部例會等途徑，不時對成員提供的關鍵知識進行分析與表揚，起到很好的“引導從眾行為”的作用。

二、廣泛應用虛擬組織、知識倉庫等一系列信息化技術

1.知識倉庫實現知識管理有效控制與高效運行知識管理平臺所建立的虛擬辦公室提供一套基于Web的便于訪問的用戶界面，集成業務流轉模塊和知識共享庫。用戶可實現系統登錄、知識提交、知識檢索、知識轉存、最新信息訂閱、知識評論、協同討論交流等知識管理功能；還提供評價工具，從知識提交數量、被訪問數量、評論數量、活躍程度等多個方面，對團隊成員的知識貢獻度進行評價，也可以針對系統的知識目錄，評價某類知識在團隊中的應用情況；并針對不同的知識管理角色，提供對應的系統管理工具，可以對系統的界面、模塊的部署、用戶的授權、訪問的日志等進行管理。

2.虛擬組織實現知識管理在統一的平臺中運行在知識管理平臺中，主要用“虛擬辦公室”和“虛擬辦公桌”來體現虛擬組織理念。所謂“虛擬辦公室”，指包含所有業務流轉和知識共享庫模塊的知識管理信息平臺。打開虛擬辦公室（知識管理平臺）界面，就如同走進項目部大辦公室。在項目前期知識倉庫版塊，如同走到辦公室公用的各資料柜前；在業務流轉與業務公開版塊，項目前期工作所涉及的各業務領域的工作布置與反饋、用印行文審批、出差任務審批等等工作，都已流程化；在內部管理與流轉版塊，則包含涉及項目部內部管理的所有事項；在知識培訓與交流版塊，包含遠程培訓系統，系統內有大量的各專業領域的網上在線培訓課程、技術學習資料等；個人辦公版塊，主要有一個網上虛擬辦公桌區域，點擊打開看到的是模擬某辦公室情景，誰的電腦打開則界面依據IP地址顯示此人已坐到相應的辦公桌前。“辦公桌”內配備個人知識共享庫；個人辦公版塊還配置有個人工作日志、郵件系統、網絡U盤等辦公工具；網絡會議版塊，包含兩種形式的網上會議：在線會議可安排召開不同規模的網上會議，離線會議則應用于針對某專題的頭腦風暴或是溝通討論；而系統管理版塊，主要歸平臺的系統管理員和應用管理員使用，也包含一些所有成員都可以查詢的檢索、統計等功能。

3.線上流轉實現業務流轉的同時自動產生新知識虛擬辦公室的構建，充分利用K2軟件優勢，開發了一系列基于業務流轉的知識應用服務，配以沒有流轉功能的知識共享庫，分類管理各種業務資料，實現項目部主要業務全部在虛擬辦公室內運行。開發業務流轉的知識應用服務，既為完成業務，又鼓勵團隊就某一主題進行討論、交流，其實質是留下團隊成員的隱性知識。因此，規定團隊所有成員的工作完成情況與結果必須在模塊上反饋，不得跳開模塊單獨提交。而模塊則將交流、討論、反饋結果的“過程”自動接收、保存，并生成WORD或者PDF文檔予以歸檔，形成新知識。

4.“虛擬辦公室+VPN”組合，使知識管理不受時間、地點、環境限制一是采用VPN技術解決不同地域統一辦公問題。公司采用了VPN技術（遠程訪問），給項目部每位成員都配發了VPN加密鑰匙，“虛擬辦公室+VPN”的組合，使項目部成員不管在哪里，只要連上互聯網，就能通過VPN進入系統，打開的是同一個辦公界面，如同在公司內部一樣在虛擬辦公室里處理所有事項。這種“把辦公室帶著走”的工作理念與方式，使知識管理再也不受時間、地點、環境限制。二是實現網絡在線會議和離線會議。網絡在線會議，即在線群體通過“網絡會議系統”，專門討論工作或技術問題。有了在線討論，無論是點對點聯系還是開網絡會議都很便捷。網絡離線會議，即信息溝通與交流模塊。用于員工自發對某些問題的討論、交流或咨詢。此系統也能讓項目部領導發出一個網絡離線會議的邀請，可以把某個不是非常緊急的討論議題，通過此模塊來闡述清楚予以傳達，并征詢解決相應問題的措施。

5.強化權限設置，確保知識安全性建立相應的安全管理策略，包括權限設置有效地對知識的提交、分類、共享和傳播等進行管理，實現了多維度的知識訪問控制。尤其是所有上傳的知識都不能刪除，只能下架與回收。只有管理員可以清理回收站，只有管理員可以刪除文件，確保組織知識的安全性。

三、培育形成知識共享文化的長效機制

1.內部管理標準化、規范化與有效化KMT設計并推行“共享、合作、支持、友善”的項目部文化，為知識共享與知識管理打好思想基礎。項目部內部管理在虛擬辦公室運行，規范地布置、聯絡、溝通、協調各項工作，做到了“工作責任界限清晰、工作質量評判有據”；既打破必須聯絡對象在場才能溝通的窠臼，又便于各級領導將交辦工作由定性化轉為定量化；誰完成的工作較多、誰完成的工作質量較好、誰完成工作的時間進度抓得緊，誰為知識共享上傳的知識多等等，在服務器上留有記錄，所有人都可以查閱，完全可以作為績效考核的依據，實現了項目部內部“事事做有依據，事事便于溝通，事事留有痕跡，事事得到共享”。

2.解決人員交替造成的崗位適應期長的問題項目部成員進出變化多，但以前很多知識都是由各成員自己掌握的，新成員進來后往往一頭霧水，崗位適應周期較長。知識管理平臺較好地解決了知識沉淀問題。設計一個專用的知識應用服務“員工告知與確認”，以此模塊實施對新員工的規范化知識轉移與知識管理。該模塊可先建立“告知條目庫”，將所有可能的告知知識進行分類，涵蓋了工作、專業、制度、內部管理、安全、學習、保密、工作聯系與銜接等。最后系統自動將“告知與確認”的過程生成文檔予以保存。這種方式，讓新進員工快速熟悉團隊、工作要求，獲取新知識。

作者：中國石油化工股份有限公司上海高橋分公司