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第1篇

關鍵詞：檔案征集；規范化；管理

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。

三、檔案征集工作流程規范化管理探討

檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。

1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。

2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。

3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。

四、規范檔案征集人員行為

1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。

3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。

五、結語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。

參考文獻：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)

[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學報.2007(03)

第2篇

1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機關檔案工作領導小組，沒有明確分管檔案工作的領導，檔案工作經費和設備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統一管理，重收集保管文書檔案，輕會計、聲像、科技、榮譽、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數職，不能保持檔案隊伍相對穩定。

1.2 檔案業務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是部分機關檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關檔案室沒有建立全宗卷，有些機關檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；四是部分機關沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關檔案保管沒有實現“三鐵”，達不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機關檔案工作存在問題的原因

2.1 領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。

2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。

2.3 經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。

3 機關檔案工作規范化管理認證對策

3.1 抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。

3.3 抓主管部門，發揮主管機關的作用。只有發揮主管機關的作用，共同履行指導、監督與檢查職責，才能把機關檔案工作搞好。如河南省國稅、地稅系統開展的機關檔案工作規范化管理認證工作很有成效。

第3篇

關鍵詞：信息電子化；檔案創新服務；文書管理

檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎，檔案的整理要以檔案征集的收集數據為基準，檔案的管理要以安放完好的檔案數據架構為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待，馬虎不得。這也是為后續的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應該對檔案的征集工作進行一定的規范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發展。

1 檔案征集工作的環節

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規范的程序征集對象進入館內，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。

2 檔案征集工作規范化管理的手段

2.1 意向申請的規范化

任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關意向的發起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書，以及規范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應由國家統一，不能任由公民擅自復制。

在相關資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調查人員核實檔案征集者的相關資質，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環節不出現任何紕漏，進而導致檔案征集意向傳達失敗，申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數字報告，在報告中寫明相關注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數字以及相關詳細信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關人員必須遵循上述章程嚴格執行相應步驟，以保證檔案征集工作的規范化進行。

2.2 制定檔案計劃

檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協議（正本）、征集經費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。

2.3 對檔案征集對象的評估

通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環節中，相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領導統一制定。

2.4 對征集來的檔案的審批

對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認，從而避免因檔案問題而引發的經濟類、法制類民事糾紛的發生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認檔案無誤后出具資質鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環節一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執行，進而避免因個人審核資質的不真實而導致審核失效的情況發生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。

2.5 相關材料的書面化

在這一環節的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統一保管。在這一環節過程中，要將檔案數量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協議清單中。

2.6 尋求專家鑒定

開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。

結束語

總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執行力。因此相關部門務必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關的法規和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業的全面和整體化發展。

參考文獻

[1]楊彩虹.檔案征集工作規范化管理初探[J].科學中國人，2016.

[2]王光玉.檔案征集工作規范化管理初探[J].檔案學研究，2009.

[3]王建偉.關于檔案征集工作規范化管理的若干思考[J].河南科技，2013.