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《傳承雜志》2014年第七期

一、檔案信息數(shù)字化標準研究

（一）完整性標準完整性標準指電子信息管理能保障被數(shù)字化的檔案文件具有完善的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，保障在互聯(lián)網(wǎng)上可以查到文本檔案所記載的關(guān)聯(lián)文件，為客戶提供有價值的關(guān)聯(lián)信息。同時又要保障數(shù)字化結(jié)束后檔案信息在邏輯上的獨立性和精準性，保障數(shù)字化檔案信息具有易理解性，使用戶能清楚地明白任何一份數(shù)字檔案內(nèi)容里面蘊含的信息。完整性標準能夠使電子信息檔案保存較為完善，為日后的查閱、使用等工作提供便利。

（二）共享性標準信息數(shù)字化一個重要目標便是提升檔案利用率，也就是實現(xiàn)共享性標準。檔案信息是社會沉淀下來的結(jié)晶，數(shù)字化檔案信息利用的普遍性和高效性有非常大的聯(lián)系，所以共享性標準需要檔案信息數(shù)字化確立完善的數(shù)字化保障體制，有效對信息進行了解、傳送和使用。可利用技術(shù)來辨析，對社會財富和經(jīng)濟收益影響比較突出的檔案信息盡可能地提高使用的效率。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)達的時代，共享性功能是必不可少的，共享性標準提高了電子檔案的使用效率。

（三）安全性標準檔案信息數(shù)字化的來源可以分為兩類，一是依靠采集電子文本和收藏紙質(zhì)檔案信息，二是通過機器人來收集以及錄入檔案館的相關(guān)資料這兩種方法。以上數(shù)字化檔案信息和老式的檔案信息不同，因為它的媒介是電腦儲存技術(shù)，所以會有無法預(yù)料的不穩(wěn)定因素，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置會發(fā)生改變。所以，一定要保證在檔案信息數(shù)字化處理時的安全性。首先，利用載入或者掃描方式來取得檔案信息，一定要做好相對的檢測和約束工作，從而保障信息檔案的安全性。其次，在數(shù)字化檔案信息儲存和處理的時候，必須確保檔案信息的內(nèi)容和初始檔案相同。再者，做好初始檔案的保密措施，保障涉密檔案信息不被違規(guī)瀏覽和閱讀拷貝。最后，靈活運用現(xiàn)有的計算機安全技術(shù)，如防火墻軟件、殺毒軟件等做好防護措施，保證檔案信息在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)存儲與利用過程中的安全。

二、檔案信息數(shù)字化的影響

（一）工作重心的變化紙質(zhì)檔案信息的工作內(nèi)容偏重于檔案的貯藏和整理。其實檔案工作的一大目的除了保護好珍貴歷史資源之外，主要還是要提升檔案的利用價值，這是檔案工作生存與發(fā)展的基石。如何使這些檔案信息能夠?qū)窈蟮纳鐣ㄔO(shè)與發(fā)展起到重要作用是檔案管理人員不斷探索和努力的方向。數(shù)字化檔案信息可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)遠程技術(shù)實現(xiàn)不同地域上的資源共享與使用，給需要資源的人提供快捷方便又全面的路徑。因此，信息檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作方向，從紙質(zhì)檔案的保存整理工作向電子信息檔案的使用和共享工作轉(zhuǎn)移，提高使用效率。

（二）檔案信息的資源共享由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的進步和各領(lǐng)域信息一體化的實現(xiàn)，檔案信息的數(shù)字化整理作為重要的組成部分慢慢成為檔案管理的一個重要發(fā)展方向。檔案信息數(shù)字化是加快全球各行業(yè)信息共享的重要籌碼，其本質(zhì)也是確保檔案信息共享，實現(xiàn)資源共享與利用是管理的最基礎(chǔ)工作。電子信息檔案的一個重要特色就是資源的共享性，與以往紙質(zhì)檔案有著較大的區(qū)別，電子信息檔案注重于資源共享。

（三）珍貴檔案的保護工作檔案的獨一無二、初始性以及利用性決定了檔案是記載過去事件的重要憑證。所以，保證檔案能安全使用是管理檔案工作人員的責任。將檔案進行信息數(shù)字化整理后，檔案使用方法從直接使用初始檔案改變成利用數(shù)字化的檔案信息，而不是從檔案館里面直接觀看紙質(zhì)檔案。尤其對于蘊含著檔案保存價值的文件，電子信息技術(shù)可讓它更好地被保護起來。無論是紙質(zhì)檔案還是電子信息檔案都是珍貴的歷史資料，都要做好保存和保護工作。尤其是電子信息檔案，由于是數(shù)字化信息，要做好數(shù)字化信息的保護工作，因此要對管理人員作出嚴格的要求。

（四）信息的多次利用借助網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)母咝Щ?、信息技術(shù)存儲的方便化，利用信息技術(shù)在進行檔案信息存儲、管理、使用的一系列過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的共享、及時更新，使得信息資源能夠高效快速地被合理使用。在數(shù)字化檔案中根據(jù)檔案媒介的差異，可以把文策、音頻、視頻、相片等媒介的檔案信息通過數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)換和處理，實現(xiàn)不限次數(shù)的閱讀和收聽,這能使檔案信息的利用實時性和檔案價值得以充分利用和反映，提升檔案工作價值。

（五）響應(yīng)無紙化辦公隨著國家電子政務(wù)法律法規(guī)的慢慢成熟、節(jié)能減排觀念的深入以及電子文檔的普及，國家對電子文檔的指標進行調(diào)整和規(guī)范，在法律準許的范圍內(nèi)，電子文檔可使用數(shù)字技術(shù)進行保存，和以前紙制檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化信息一同形成數(shù)字檔案信息資源庫。

三、檔案信息數(shù)字化的問題與對策

（一）檔案信息數(shù)字化標準檔案信息數(shù)字化的目的之一是為了實現(xiàn)資源共享，而檔案信息資源存在的分散性導(dǎo)致各式各樣部門的檔案文件媒介、情節(jié)、儲存形式等千差萬別。故在進行檔案信息數(shù)字化過程中有必要遵守有關(guān)檔案管理規(guī)定和信息管理標準，這是當前數(shù)字化整合過程中需要解決的問題。在當前計算機和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)迅速進步的大環(huán)境下，各種現(xiàn)代化的新方法新思路和檔案管理模式層出不窮，當然前提是必須順應(yīng)社會發(fā)展需要，及時更新和制定各類管理標準與方針，確?，F(xiàn)代檔案管理工作能適應(yīng)時代變化的大潮。

（二）檔案信息數(shù)字化受網(wǎng)絡(luò)安全的影響信息時代的資源共享介質(zhì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也是現(xiàn)代檔案管理的必然趨向，檔案的相關(guān)維護人員主要任務(wù)就是要確保檔案信息的安全性。檔案管理人員當下的重要責任不再是僅僅對原始文件信息的安全性和完整性負責，還需要對信息技術(shù)帶來的不可預(yù)知的威脅進行防范，這就需要對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)有所了解，以確保檔案庫的正常運營與維護。

隨著各行各業(yè)檔案資源規(guī)范化的不斷深入，行業(yè)間信息聯(lián)系日益密切。在進行檔案信息數(shù)字化管理過程中應(yīng)該認真謹慎地研究檔案信息數(shù)字化中存在問題的相關(guān)對策、方案，還有各種不穩(wěn)定因素，盡最大的可能利用計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的一些開放接口實現(xiàn)跨越產(chǎn)業(yè)行業(yè)，跨越地域地界的信息資源共享，以此來幫助實現(xiàn)行業(yè)產(chǎn)業(yè)之間的信息數(shù)據(jù)庫的資源整理與合并，提升檔案使用效率、方便用戶獲得檔案資源，真正實現(xiàn)信息資源共享，從根本上提升檔案信息整體服務(wù)成效和質(zhì)量。

作者：黃小玫單位：福建省邵武第一中學助理館員