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一、重大會議（活動）的申報程序：各單位應提前5日，就會議時間、地點、主題、擬約請市級領導、議程、參加人員及會務安排提出報告，由單位主要負責人簽署意見，并經分管領導批準后送黨政綜合辦。

二、會務組織工作的主要任務：會前認真負責地做好準備工作，會中嚴密準確地組織好各項活動，會后妥善處理好一切事宜。

1、制定會議方案。要根據會議主題和領導意圖制定周密科學的會議方案，內容包括：會議時間、地點、出席會議人員、會議日程、會務分工、會議材料準備、現場組織、會場布置、分組安排等。

2、起草審核會議通知。黨委、政府重要會議由黨委秘書起草會議通知。一般會議通知內容包括：會議名稱、時間、地點、會期、參加會議人員、注意事項。

3、分發會議通知。重要會議通知由黨政綜合辦負責分發，一般會議通知由承辦單位負責分發。

4、安排人員座席。應根據會議性質、與會人員職級及次序來排定座席。（1）排序的一般原則：①黨政領導（依照《市級領導排序表》排序）（2）主席臺原則上只安排黨政領導主席臺就座，其他會議安排有講話、頒獎、主持等任務的市級領導在主席臺就座。（3）未在主席臺就座的其他村級領導安排在廳中靠前就座，并設置座席卡。

5、布置會場。應根據會議的性質和要求采取不同的會場形式。一般來說，大型的工作會議、總結表彰會議、代表大會等采用課桌式，設立主席臺；匯報會、交流會、聯誼會、茶話會等可采用圓桌式。

6、印制會議材料。主要包括：開（閉）幕詞、領導講話稿、工作報告、匯報材料、典型（經驗交流）材料、相關文件、主持詞等。

7、制作會議證件。包括兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證等；另一類是工作證件，包括工作人員證等。證件一般采用佩戴式和吊牌式。

8、組織會議報到。為及時準確地掌握人員到會情況，要求認真組織與會人員簽到，并及時向會議主持人報告應到和實到人數。（1）工作人員應提前40分鐘到達會場；（2）會議報到應盡可能實行“一站式”服務，簡化報到手續，減少等候時間。

9、搞好會場服務。為確保會議順利進行，保持良好的會場秩序，應切實搞好有關會場服務工作。

10、組織好新聞報道。會議新聞報道由黨政辦負責組織實施。（1）要確定采訪報道的新聞媒體和審定會議新聞稿；（2）重要會議要下設宣傳組。

11、做好安全保衛和信訪工作。基本要求是全面、周密、方便，確保萬無一失，由政法綜治辦組織實施。（1）來訪接待由黨政辦負責，出席、列席會議人員原則上不接待群眾來信來訪；（2）要及時妥善處理群體性上訪，避免影響會議的正常進行；（3）重要會議要下設保衛組和信訪組。

12、搞好有關后勤服務。與會人員餐飲服務由會議指定地點負責落實，會議后勤組要提出明確要求并及時檢查督促，按要求布置好會議室和討論室。

13、做好會議記錄和相關文稿服務工作。重要會議要由黨政辦安排現場錄音，領導即席講話和會議小結要及時進行整理，有分組講話安排的會議，要安排工作人員進行記錄。

14、做好會后總結工作。散會后要清理會場，回收會議文件資料，督促衛生員清理會議室。要做好文件資料歸檔和會務總結等工作。