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高職院校系級教學秘書是高校教學管理隊伍中最基本的一員和基層執行者，是教學鏈中不能缺少的一環，不僅起著上令下達，下情上奏，調節各部門和師生關系的作用，而且還是教務部、教師、學生三者之間的紐帶和橋梁，是信息傳遞和反饋的重要渠道。平時工作量大，工作事務繁瑣，接觸面廣，時間性強。筆者從事教學秘書工作6年多，本文就如何做好高職院校系級教學秘書提出以下幾點思考。

1充滿工作熱情

只有熱愛教學秘書工作，把它當成自己生活的一部分，才會建立起自己對工作的責任感和使命感，關心學院未來的發展，愛崗敬業，才會去思考如何將工作做得更好。當我們死心塌地熱愛我們所做的工作時，就能產生火熱的激情，它能讓我們每天在工作中全力以赴，竭力所能地投身到教學管理工作中，發揮更好的作用。熱愛工作、對工作充滿熱情的人也是單位更樂意聘用、樂于培養的人。而成功始于源源不斷的工作熱忱，只有熱愛工作，才會把握每一個機會，注重每一個工作細節，調動所有的力量去爭取創造出類拔萃的成績。

而對工作沒有了熱情，必然會對工作產生厭倦，平時提不起精神，心情懶懶散散，遇事推脫應付，抱有“當一天和尚念一天經”心理，必然會失去做好工作的動力；沒有了工作熱情，也必然會失去戰勝困難的勇氣，不敢面對創新與挑戰。除非你喜歡自己的工作，否則永遠無法做好本職工作，事業也就無法成功。

2擁有廣博知識

教學秘書從事服務教學的管理工作，學歷和專業知識水平可能沒有任課老師那么高，另外很多教學秘書是從不同專業中轉行而來，專業素質還需要在工作中不斷提高。所以教學秘書應不斷提高知識理論水平和具備相應專業的知識結構。要利用業余時間學習教育學、教育心理學、秘書學、辦公室管理、公文寫作、管理學等方面相關知識。另外還需要根據所在系的不同，學習、了解本系開設相關課程的知識。例如筆者身在工商管理系，就要學習、了解本系所開設的各門重點課程，例如市場營銷，商務談判，營銷策劃，物流管理，基礎會計等課程。同時了解各專業課程體系設置的原則，掌握各專業的教學特點和教學規律，以協助教學主任更好地調整教學計劃，提出實用有效的觀點和意見。

教學管理工作正逐步走向現代化、科學化。這就要求教學秘書還需要學習掌握系統管理、信息管理等先進的管理技能，熟練運用辦公軟件，教務管理系統，網上辦公系統等現代化的管理軟件，熟練使用與維護辦公設備。教學秘書要不斷學習掌握廣博的知識，與教學管理實踐相結合，才能做好教學計劃執行與管理、學籍管理，考試與成績管理，教學檔案管理、教材管理、教務文書撰寫等工作。

3替領導把好關

系級教學秘書在教學主任的直接領導下工作，是領導的助手和參謀，把好關是參謀和助手的重要職責。平時協助主任完成教學管理的各項任務，保證日常教學井然有序，促進各項教學活動健康發展。經常提醒主任哪些工作沒有完成，哪些文件需要上交，開會時帶什么材料等等。領導會的秘書要會，領導不會的秘書也要會，領導會有忘記、糊涂的時候，但是秘書卻不能，要時刻清醒協助領導工作。雖然職位不在，但是要站在領導的高度想問題，看問題，這樣才能當好領導的參謀，替領導把好關。

例如領導寫完報告，習慣性讓地教學秘書幫助檢查。教學秘書必須認真校讀，發現錯別字，段落格式錯誤，有疑義的詞匯及時向領導匯報，及時修改，以免上報之后出現問題。申報特色專業，領導將佐證材料的收集往往交給教學秘書，因為教學秘書對教學情況有最完整的備份和整理。教學秘書要很好地領會領導的意圖，才能將佐證材料與領導寫的申請書相對應，并分門別類建立文件夾，排好材料順序，做好目錄。幫助領導一遍一遍審核，修改，打印，檢查，裝訂。這個過程的每一步都需要教學秘書的細心與耐心，不厭其煩的修改，替領導把好每一道關。

4勤懇踏實

系教學秘書工作龐雜，上有教務部、系領導，下有學生，還要和上課教師和其他職能部門打交道，也就是我們日常所說的“婆婆多”（婆婆是指相關部門，例如實訓辦、就業辦、科技處、宣傳處、學生處等）。每個“婆婆”交辦的事情都要認真仔細的處理。日常排課表，調課串課查課，組織考試報名，每件小事教學秘書都要考慮周全，認認真真、勤勤懇懇地去做。做好了默默無聞，而稍有疏忽就是教學事故。例如組織學生考試報名，不小心把學生名字打錯，“鴻”打成了“紅”，學生發下來的證也就錯了，這可能就會給學生以后的工作帶來麻煩。審核畢業生成績問題時，稍有疏忽，就可能影響學生的一生，造成無法挽回的結果。所以教學秘書必須養成細致周到的思考習慣，勤懇踏實的工作作風，辦事條理清楚，記憶準確，思維靈敏，善于總結。

5心態平和

教學秘書工作繁、重、緊、雜，他們在默默無聞地為學院的教學管理工作做貢獻。而他們永遠是背后的奉獻著，沒有轟轟烈烈的成績。不像任課老師能有很好的立項科研成果，不像輔導員組織一次學生活動，就能給領導留下深刻印象。他們做的似乎都是日常小事，而一旦出事卻都是大事。他們的地位、身份、待遇等方面與教師、科研人員有著一定的差距，來自各方面的原因，造成教學秘書心理或多或少的不平衡。

面對工作中的不理想，教學秘書要善于調節自己的心態，提高心理素質，加強對秘書工作的認識，樹立光榮感與自豪感，胸襟開闊、樂觀向上、積極進取，在平凡中實現自己的人生價值。不要把自己工作中的不順心掛在嘴邊，寫在臉上。向領導，老師、學生和你身邊的人展示燦爛的笑容，用微笑帶走心理的煩惱，感染身邊的每個人。無論遇到什么都要記得微笑，保持心態平和。

6善于溝通交往

教學活動不是一個系就能獨立完成的，需要職能部門的密切配合，教學秘書要與學院教務處、學工辦，及職能部門保持溝通，保證信息暢通，進行信息反饋。學會借助有效的溝通手段協調院與系以及系與各職能部門的關系，建立起相互了解，相互合作，相互促進的融洽關系。特別是與本系教師和學生進行良好的溝通。將本系的通知，如上交教學文件，科研申報，考試安排，監考閱卷等事宜及時的傳達給任課教師，將老師的想法意見適時恰當地反饋到系里；將系里的課程安排，考試安排，各種通知及時地通知給學生，將學生對任課教師的意見，對教學方面的意見反映給系里。

教學過程的每個環節都離不開教學秘書的溝通。溝通過程中教學秘書要認清自己的角色位置，充分考慮對方的特點和需要，互相尊重，互相理解，注意談話的藝術，靈活應變，熱情機智。同時教學秘書要善于交往，營造一個與同事和諧相處，與學生和平共處的舒暢的工作環境。善于協調各種關系，充分調動各方面的教學積極性。

總之，高職院校系教學秘書，應該具有充分的工作熱情，擁有廣博的知識，勤懇踏實的工作精神，平和的心態，良好的溝通與交往能力，才能更加出色地做好教學秘書工作。