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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、電大檔案管理工作中存在的問題

電大的檔案管理工作是電大事業發展的重要組成部分。電大檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體形式的材料。隨著電大管理體制的改革和以計算機技術為代表的現代化信息技術的發展，勢必給電大檔案管理工作帶來新的變化，提出更高的要求。中央電大和各省級電大的檔案管理工作都要遵照教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的要求規范進行。各級基層電大是中央電大和省級電大具體執行教務教學、科研和管理的教學單位，如何結合電大實際開展檔案管理工作，需要中央電大和省級電大檔案管理部門對地市級電大檔案管理提出規范化、科學化、系統化建設的要求，統籌協調，加強業務指導，定期進行檢查和監督，同時提出整改要求。目前各級基層電大檔案管理工作還十分薄弱，具體表現為以下幾方面的問題。

1.思想觀念落后，檔案意識薄弱，領導重視不夠，從上至下沒有形成對檔案管理的統一認識，導致檔案工作的開展遇到很多阻力和困難。

2.許多基層電大沒有建立檔案室，檔案都分散在各個部門或個人手中，沒有實行集中統一管理，導致學校檔案遺失、損壞嚴重。

3.經費投入不足，檔案室的基礎設施配備沒有完全到位，沒有建立檔案管理軟件系統或系統不具備通用性；沒有設置獨立的檔案機構，與其它部門合屬辦公。檔案事業發展的相對滯后與電大的蓬勃發展明顯不協調。

4.檔案人員的業務素質與檔案事業發展不相適應。從事檔案管理的人員大多沒有上崗證，沒有參加過檔案管理業務培訓，沒有建立兼職檔案員體系。

5.檔案管理制度的執行和落實不到位。很多重要的數據收集不上來，造成學校檔案不完整，缺失較多。

6.由于檔案管理不規范，檔案缺失嚴重，為了應付上級部門的評估檢查，突擊收集整理檔案，甚至閉門造車、篡改文件材料、“筆下開花”的現象屢見不鮮，造成檔案嚴重失真。

二、加強基層電大檔案管理工作的思考及建議

針對基層電大檔案管理工作中存在的諸多問題，筆者對如何做好基層電大檔案管理工作提出如下幾點思考。

1.必須高度重視和加強領導檔案工作是學校的重要基礎工作，是衡量學校教學質量和管理水平高低的一個重要尺度。學校各級領導都要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領導，要將檔案工作納入學校的統一規劃、計劃和管理制度中，把檔案工作列入各單位崗位職責并作為年終考核標準之一。

2.建立和加強基層電大檔案工作的管理體系根據教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的要求，由中央電大或省電大牽頭對基層電大檔案工作做一次調研，制定出一個關于基層電大檔案工作的指導意見和辦法，規范基層電大檔案管理工作，并進行檢查、督查和指導。

3.必須加強建章立制建立健全檔案管理規章制度是加強基層電大檔案工作的首要任務。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則，《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規范的建立，有利于提高全員檔案意識，規范檔案管理工作。要認真研究落實本部門的檔案工作任務，在工作中堅持照章辦事，確保檔案質量，使學校檔案工作逐步實現規范化、制度化。

4.加強檔案室建設電大各級領導要重視加強檔案室建設，從人力、財力、物力上給予支持，特別是在檔案場所、軟件硬件設施等方面要到位并符合要求，及時解決檔案工作中的實際問題，為檔案工作創造良好的環境和便利的條件。

5.建立一支專兼職結合的高素質的檔案管理隊伍，形成檔案管理網絡學校檔案是由各種有保存價值的文件材料轉化而來的，文件材料轉化為檔案，一般要通過“歸檔”來實現，這些文件材料來源于各個部門，因而各部門文件材料收集工作做得好與壞直接影響到案卷的質量，如果文件材料收集齊全、完整、準確，則檔案的數量和質量就能得到保證。文件材料是檔案的基礎，什么樣的文件材料，就形成什么樣的檔案，哪個部門文件材料質量不過關，哪個部門的檔案質量就不高。文件材料形成單位要實行預立卷制度，基層檔案員承擔著每個部門文件材料的收集、整理工作，是搞好檔案工作的基礎。因此必須建立健全兼職檔案員隊伍，不斷提高他們的業務能力和業務水平。一支專兼職結合的高素質的檔案隊伍和健全的檔案管理網絡，直接決定了單位檔案管理的水平。要建設一支專兼職結合的高素質的檔案管理隊伍必須做到以下幾點。(1)各部門要確定兼職檔案人員，每學期研究和布置本部門的檔案工作，檢查執行情況，及時解決檔案收集、歸檔工作中存在的問題。(2)要抓好本部門檔案文件材料的收集積累工作，保證兼職檔案人員從事立卷工作的時間，支持、督促和考核本部門兼職檔案員的工作。(3)要加強兼職檔案人員的業務培訓，提高他們的業務能力，保證人人都持有檔案人員上崗證，從而全面提高單位的檔案管理水平。(4)學校每年要依照檔案立卷歸檔要求，對歸檔部門進行檢查、評比，對檔案工作成績突出的部門和優秀檔案人員給予表彰和獎勵。

6.進一步規范部門兼職檔案員工作流程部門兼職檔案員文件收集、組卷流程如下圖所示：部門兼職檔案員的工作要嚴格按照檔案文件材料收集、組卷的流程進行，確保檔案的完整準確、真實系統，不斷提高檔案管理水平。

7.進一步完善檔案室工作流程檔案室檔案歸檔、保管、利用、信息加工流程如下圖所示：通過對上述舉措的貫徹落實，基層電大檔案管理工作水平一定會有一個顯著的提升，檔案工作服務電大人才培養中心工作的能力也將大幅提高。

目前，中山電大檔案工作在學校各級領導的重視和領導下，取得了長足的進步。特別是學校以辦學三十周年為契機，成立籌備組對建校三十年的辦學成果進行了深入、系統的收集、整理與總結，彌補了學校許多歷史檔案的空白，為中山電大檔案工作傳承歷史、開拓未來做出了貢獻。為全面加強學校檔案管理工作，學校領導在多種場合采取不同的方式宣傳檔案工作，督促和推動學校檔案工作的全面開展；制定了一系列檔案管理辦法；建立了兼職檔案員隊伍，并創造條件對他們進行檔案業務培訓，使兼職檔案員持證上崗，全面提高了檔案業務水平；加強檔案室建設，及時解決檔案工作中的實際困難，為檔案工作創造了良好的環境和條件；同時采取各種方式提高專職檔案人員的業務素質，如組織他們到兄弟電大、省電大學習、取經，結合電大實際，科學、規范地做好學校檔案管理工作。中山電大的檔案管理工作已走在了基層電大的前列。當今檔案管理已進入信息化、數字化的時代，基層電大的檔案管理工作還將進一步加大建設力度，推動電大檔案管理信息化更上一層樓，為此我們任重而道遠，電大全體同仁要共同努力，開創電大檔案管理工作的新天地。

作者：曹林單位：中山廣播電視大學