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第1篇

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位；文書檔案；收集問題；措施

中圖分類號(hào)：F433 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作日益受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書檔案收集作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，起點(diǎn)工作必須要做好，只有這樣，后續(xù)的檔案管理工作才有質(zhì)量可言，才有可能形成良好、健全的檔案管理體系。從而保證檔案管理效率和質(zhì)量的提高，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展，滿足社會(huì)進(jìn)步和人類發(fā)展的需求。

一、文書檔案收集工作存在的問題

（1）文書檔案的歸檔分類不齊全

文書檔案的收集工作是現(xiàn)階段很多單位基層檔案室的首要工作內(nèi)容，往往忽視了科技檔案和專門檔案的收集，特別是新型檔案的收集和歸檔工作，例如電子檔案和聲像檔案的重視層度普遍不高。這樣一來(lái)，單位基層檔案室中的文書檔案材料較為單一，沒有有效的管理具有較大利用價(jià)值的檔案，滿足不了單位內(nèi)部對(duì)檔案的需求，從而對(duì)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高造成不利的影響。

（2）收集工作人員缺乏工作意識(shí)

在收集文書檔案的過程中，單位內(nèi)部各部門工作人員的檔案意識(shí)普遍不高，對(duì)于日常工作中形成的檔案文件并不是很注意，更別說(shuō)是積累和保管了，這樣一來(lái)，很多的文書檔案原始材料就會(huì)不知去向，到年終整理檔案的時(shí)候，有多少文書檔案就整理多少。一些重要的工作環(huán)節(jié)，因?yàn)閷?duì)于原始文書材料的積累不注重，從而使文書檔案的歸檔工作造成不利的影響。此外，對(duì)于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門開展的工作，檔案管理部門是不了解的，因此，監(jiān)督和知道工作只是一種表面形式，從而導(dǎo)致文書檔案收集工作的開展難度較大，而收集的原始檔案材料并不齊全，也不完整。

（3）文書檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)

在檔案工作規(guī)范化的管理過程中，文書檔案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的標(biāo)準(zhǔn)過于籠統(tǒng)。沒有設(shè)置硬性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書檔案的收集工作，而知識(shí)對(duì)文書檔案材料是否收集齊全完整進(jìn)行籠統(tǒng)的檢查。文書檔案的歸檔率也不是很真實(shí)，只是為了應(yīng)對(duì)檢查也做出來(lái)的，存在自欺欺人的現(xiàn)狀，將實(shí)際的歸檔數(shù)看作是已經(jīng)完成的歸檔數(shù)，所以說(shuō)，這種考核的標(biāo)準(zhǔn)不具有任何的現(xiàn)實(shí)意義。

（4）文書檔案部門培訓(xùn)力度不足會(huì)影響檔案的收集歸檔

機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門在收集文書檔案時(shí)，會(huì)通過電話的形式通知給單位的各個(gè)部門，并告知其文書檔案收集的范圍和具體的收集時(shí)間，但是檔案收集的針對(duì)性并不是很強(qiáng)，因此，文書檔案收集工作的重要性在這個(gè)過程中并沒有得到充分的體現(xiàn)。單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作職能和工作性質(zhì)存在較大的差異，文書檔案也會(huì)呈現(xiàn)多元化的情態(tài)，并且各個(gè)部門的文書檔案材料的個(gè)性也比較強(qiáng)。因此，在文書檔案的收集工作開展之前，檔案管理部門進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工作，并進(jìn)行細(xì)致的知道，從而提高工作人員的文書檔案收集工作的水平。然而在實(shí)際的收集工作中，單位的檔案管理部門并沒有有效的開展這項(xiàng)活動(dòng)，從而影響到了文書檔案收集工作的質(zhì)量。

（5）檔案管理制度不規(guī)范

目前我國(guó)幾乎所有的機(jī)關(guān)單位都建立了檔案管理制度，但仍然有個(gè)別機(jī)關(guān)單位文書檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，存在各部門分工不明確，職責(zé)不清晰，操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強(qiáng)等問題。比如，很多事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但并沒有將檔案管理制度融入到機(jī)關(guān)單位的所有部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏合力；個(gè)別事業(yè)單位盡管制定了完善的檔案管理制度，卻不能遵照制度執(zhí)行，由于檔案管理制度缺乏執(zhí)行力，直接導(dǎo)致檔案管理制度形同虛設(shè)。

（6）資料整合能力不強(qiáng)

文書檔案的收集工作，除了要求工作人員應(yīng)該對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集之外，對(duì)工作人員的整合能力也有較高的要求。根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，目前我國(guó)文檔的收集工作中，工作人員經(jīng)常因?yàn)閷?duì)資料的分類整理不明確導(dǎo)致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個(gè)檔案管理效率，造成辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。例如：如果檔案資料沒有進(jìn)行明確的分類整理，當(dāng)工作中需要一些資料時(shí)，相關(guān)人員很難快速、準(zhǔn)確的將資料找出，我們都知道“時(shí)間就是金錢”，很有可能就是因?yàn)樵谫Y料的整理時(shí)工作人員沒有進(jìn)行合理的分類整理，耽誤了會(huì)議的時(shí)間，失去一些機(jī)會(huì)，從而降低了機(jī)關(guān)單位的辦事效率。

（7）對(duì)材料的真?zhèn)伪鎰e不明

一般來(lái)說(shuō)，文書檔案收集工作應(yīng)該按照一定的工作流程進(jìn)行，在檔案的收集時(shí)應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)的對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行真?zhèn)舞b定。如果收集的資料失去了真實(shí)性，那么整個(gè)收集、歸檔等工作都屬于無(wú)用功，沒有實(shí)際的工作意義，也失去了檔案的利用價(jià)值。在進(jìn)行文檔的收集工作中需要注意的是，應(yīng)當(dāng)對(duì)文檔資料的原件和復(fù)印件分開存放，以避免資料的遺失造成企業(yè)工作無(wú)法正常的運(yùn)行。

二、解決文書檔案收集工作問題的有效措施

（1）加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)

檔案部門可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、報(bào)紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀(jì)違法的規(guī)定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門，引起各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案工作的重視，增強(qiáng)全員的檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識(shí)。另外，檔案工作人員也要經(jīng)常向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)單位檔案工作動(dòng)態(tài)及面臨的困境，爭(zhēng)取得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。同時(shí)做好檔案的利用服務(wù)工作，以利用的高效性進(jìn)行宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（2）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業(yè)務(wù)工作，所以要在國(guó)家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的參考下，和各業(yè)務(wù)部門工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實(shí)可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

（3）增強(qiáng)檔案人員主動(dòng)收集意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案收集工作一直處于被動(dòng)收集的局面，你來(lái)交我就收，你交多少我收多少，到時(shí)候如果查找不到，就說(shuō)材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無(wú)責(zé)任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認(rèn)清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會(huì)議，了解各業(yè)務(wù)部門年度工作計(jì)劃，掌握主要工作項(xiàng)目和時(shí)間安排，便于及時(shí)督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓部門工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

（4）文書檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)要有明確性，不可籠統(tǒng)無(wú)操作性

在收集工作考核時(shí)，要抽樣檢查某個(gè)工作項(xiàng)目，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門針對(duì)此項(xiàng)工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡(jiǎn)單地用一個(gè)歸檔率來(lái)說(shuō)明收集材料的齊全完整性。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員 ，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)和嘉獎(jiǎng)，反之，對(duì)于在工作中的工作人員，必須給予嚴(yán)厲的懲處，例如：適當(dāng)?shù)目鄢糠止べY，通報(bào)批評(píng)或者進(jìn)行再學(xué)習(xí)教育等等。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門和業(yè)務(wù)部門工作人員都能從思想上高度重視起來(lái)，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進(jìn)檔案人員對(duì)部門相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。

（5）加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，強(qiáng)化收集歸檔工作

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內(nèi)專兼職檔案人員分別開一次碰頭會(huì)。年初就各單位年度重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查摸底，并反復(fù)強(qiáng)調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求，落實(shí)好各單位責(zé)任人員；年末歸檔前要再次強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對(duì)于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

（6）建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

各單位應(yīng)完善細(xì)化單位檔案管理規(guī)定，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行清理和完善，對(duì)于那些已經(jīng)過時(shí)的檔案管理制度要進(jìn)行清理，嚴(yán)格規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、移交、銷毀等規(guī)定，有效地保護(hù)和利用檔案。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員教育和培訓(xùn)，建立檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制，確保檔案管理制度規(guī)范化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在整個(gè)檔案管理的過程中，文書檔案收集工作是一個(gè)極為重要的工作環(huán)節(jié)，與檔案管理中其它的環(huán)節(jié)相比，其具有較強(qiáng)的特殊性，其是進(jìn)行檔案管理的首要環(huán)節(jié)和起點(diǎn)，只有做好文書檔案的收集工作，檔案管理后續(xù)環(huán)節(jié)的開展才能夠順利。其是檔案資源體系建設(shè)中的重要組成部分，因此在檔案三大體系建設(shè)中具有重要的地位。如果文書檔案的收集工作沒有做好的話，完整的檔案管理是不能夠形成，健全完善的檔案管理制度也談不上了，所以說(shuō)，做好檔案管理的前提是做好文書檔案的收集工作。

參考文獻(xiàn)：

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第2篇

［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理

文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來(lái)越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。

一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識(shí)

首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識(shí)。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國(guó)家對(duì)檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識(shí)、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國(guó)有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對(duì)檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。

其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強(qiáng)專業(yè)化意識(shí)。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對(duì)查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對(duì)查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫(kù)。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。

再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢(shì)，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國(guó)統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。

二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式

要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專用庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。

目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。

三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式

文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。

制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會(huì)公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識(shí)水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。

四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍

培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識(shí)，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。

文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書檔案的鑒別、識(shí)別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識(shí)，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識(shí)，以利用各種手段實(shí)行對(duì)干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國(guó)檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。

其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識(shí)體系，根據(jù)社會(huì)需求，有條件的高校要積極開辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。

其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評(píng)定、推優(yōu)評(píng)優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。

其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識(shí)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。

第3篇

1.1 重要性

文書檔案所涉及的工作基本上就是對(duì)文書檔案進(jìn)行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)利用、統(tǒng)計(jì)等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內(nèi)容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務(wù)于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創(chuàng)造條件。通過文書檔案管理而服務(wù)于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務(wù)，加強(qiáng)文書檔案的管理也是為促進(jìn)文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據(jù)，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.文檔工作一體化。文書檔案的應(yīng)用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦來(lái)進(jìn)行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質(zhì)量對(duì)檔案工作及檔案管理的質(zhì)量有直接影響。2.文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進(jìn)行，它有著一定的綜合性。它不但負(fù)責(zé)管理文書檔案，還管理著人事、財(cái)會(huì)等檔案，分類眾多、內(nèi)容繁復(fù)、工作系統(tǒng)，為單位的各項(xiàng)工作及時(shí)、準(zhǔn)確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當(dāng)前，隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時(shí)具備文書檔案工作意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、技能等等，才能做一個(gè)優(yōu)秀的文書檔案管理者。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

2.1 文書檔案管理制度方面不完善

通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時(shí)將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。

2.2 辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足

文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說(shuō)這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為單薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無(wú)法真正做到和諧的統(tǒng)一。 甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 辦公室文書檔案管理效率提升對(duì)策

3.1 利用信息化管理提高效率

辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨(dú)立、封閉的管理方式，將文書檔案和網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，建設(shè)文書檔案信息管理系統(tǒng)。當(dāng)前，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，將之運(yùn)用到文書檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)管理的便捷性與規(guī)范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時(shí)間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強(qiáng)度，也有利于避免因?yàn)槿藶樵蚨鴮?dǎo)致的檔案遺漏、操作不規(guī)范等問題出現(xiàn)。運(yùn)用信息化管理文書檔案還有助于保護(hù)和補(bǔ)充遺漏文件。具體來(lái)說(shuō)，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)讓按件歸檔效果更加穩(wěn)定，最終可以更好地補(bǔ)充、插入遺漏文件。還有就是，在文書檔案的借閱上實(shí)行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實(shí)現(xiàn)文書檔案的保密。運(yùn)用數(shù)字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護(hù)原件的同時(shí)也簡(jiǎn)化借閱工作。

3.2 提高“文檔一體化”意識(shí)

文檔一體化的最終目的就是將文書檔案的管理工作在組織制度與具體運(yùn)作程序上進(jìn)行有機(jī)融合，超前控制文件管理，確保檔案質(zhì)量，使檔案工作程序簡(jiǎn)化，防止出現(xiàn)重復(fù)工作，促進(jìn)文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎(chǔ)工作就是文書工作，辦公室人員的檔案意識(shí)極其重要。要高度重視文書材料的立卷歸檔，處理文件時(shí)必須和檔案工作聯(lián)系在一起，讓文書、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質(zhì)量，使文件材料的文體、格式等要規(guī)范而標(biāo)準(zhǔn)，不能使用復(fù)寫紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。

3.3 完善文書檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書檔案管理制度。文書是檔案的來(lái)源。遵照立檔歸檔原則，以企業(yè)形成的文書為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計(jì)劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時(shí)效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無(wú)保存價(jià)值的文檔。

3.4 保證文書檔案齊全完整

辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時(shí)歸檔的要記得催要；有外借卻未按時(shí)上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會(huì)否具有保存價(jià)值，不具社會(huì)價(jià)值的無(wú)需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁(yè)”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫(kù)工作。