前言：我們精心挑選了數(shù)篇優(yōu)質(zhì)文書檔案管理論文文章，供您閱讀參考。期待這些文章能為您帶來啟發(fā)，助您在寫作的道路上更上一層樓。

第1篇

1.1為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)

在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設(shè)計規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計為基礎(chǔ)，運用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責(zé)任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。

2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識的同時，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動文檔一體化管理的順利實施。

3結(jié)束語

第2篇

（一）藝術(shù)檔案對傳播群眾文化藝術(shù)有著重要作用

藝術(shù)檔案通過傳播群眾文化藝術(shù)來體現(xiàn)其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術(shù)能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進(jìn)和提高文化藝術(shù)的生命延續(xù)，能使這項有著良好影響的藝術(shù)活動繼續(xù)傳承下去，對以后藝術(shù)的發(fā)展有著重要的推動作用。

（二）藝術(shù)檔案對發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用

藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動資料，通過藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對藝術(shù)思想進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動，促進(jìn)藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。

二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的措施

要保證藝術(shù)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使藝術(shù)檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和能力的教育培訓(xùn)，使他們能對檔案保管工作盡到自己的職責(zé)。同時在進(jìn)行管理工作時，管理部門要對工作措施進(jìn)行強(qiáng)化，使管理人員在進(jìn)行檔案管理時能不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據(jù)管理工作制定出明確的規(guī)章制定，對藝術(shù)檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進(jìn)行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執(zhí)行情況作為考核檔案管理人員的一項重要標(biāo)準(zhǔn)，通過展示優(yōu)秀藝術(shù)檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對優(yōu)秀檔案管理工作人員進(jìn)行設(shè)立獎勵機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）明確歸檔范圍。藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流以及個人藝術(shù)等活動中形成的具有保存價值的各種藝術(shù)材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外，業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動中形成的具有保存價值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存，不應(yīng)歸檔。在文化藝術(shù)活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實物，任何個人不得據(jù)為己有。（三）強(qiáng)化收集與整理。在對文藝活動產(chǎn)生的文藝檔案進(jìn)行收集整理時，要保證文藝檔案和文藝活動中的聯(lián)系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動的內(nèi)容。由于文藝活動的多樣性，其在生成的文藝檔案時也體現(xiàn)出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時，要根據(jù)檔案的不同類型來進(jìn)行歸類。藝術(shù)檔案應(yīng)分為大類和屬類,大類設(shè)業(yè)務(wù)類、個人業(yè)務(wù)類、綜合類等，具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。要按照藝術(shù)檔案材料的內(nèi)容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷，文化藝術(shù)科研材料按科研專題分類立卷，藝術(shù)教育材料按各專業(yè)課程分類立卷，社會文化、文化交流材料按業(yè)務(wù)活動進(jìn)行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料歸檔時，應(yīng)將每一單項作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術(shù)活動并對以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。（四）加強(qiáng)信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運用計算機(jī)把藝術(shù)檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術(shù)檔案的保存壽命。在對文藝檔案進(jìn)行信息化管理時，需要把各種各樣的藝術(shù)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對信息化檔案管理制定出相應(yīng)的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業(yè)技術(shù)能力。（五）加大教育培訓(xùn)力度。文化藝術(shù)單位在進(jìn)行檔案管理時，要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作意識，重視對藝術(shù)檔案的保存，使藝術(shù)檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發(fā)展，還需要對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，在檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力、工作意識不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。

第3篇

1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險

除了基于計算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風(fēng)險因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價方法和評價指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護(hù)的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

3結(jié)語