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一、矩陣式高校內部審計的范圍

矩陣式審計組織形式,具有高效、靈活整合審計資源,強化信息流通和共享,易于建立內審部門的快速反應機制,統一審計處工作目標等諸多優點。將矩陣式管理運用到審計中來,適用于以下幾種高校內部審計情形:

⒈大型的非常規審計項目。非常規審計項目通常具有大規模、重要性等特點,需要快速投入大量的審計資源,擁有豐富的知識儲備。矩陣式審計既可以滿足其信息反饋速度快的要求,也可以滿足其資源共享的需求。例如新校區建設的全過程跟蹤審計。為了做好新校區跟蹤審計工作,我校審計處堅持“以我為主,借助外力,審管結合,確保質量”的工作思路;明確管理協調機制,一般性問題,根據學校授權,各負其責;疑難問題,通過與基建部門聯席會議協商解決;重要事項,提交新校區建設領導小組審議決定。審計處派專人常駐施工現場,強化對設計單位、施工單位、監理單位等人員的監督,加強組織協調;全體人員主動介入到新校區跟蹤審計過程,參與招投標、合同談判、廠家考察、合同履行檢查等跟蹤審計活動。緊緊圍繞“三公、三控”(即“公平、公正、公開”,“招投標控制、合同控制、資金控制”)開展工作,及時提出了相關審計建議,進一步規范和促進了工程項目的管理,有效地控制了工程造價。新校區建設項目全過程審計組織結構就是典型的矩陣式內部審計組織結構。

⒉審計項目間存在缺乏審計資源的情況。通常情況下,內部審計項目時間緊、強度大、計劃安排緊湊,很難在不同項目中靈活地調配人員和審計資源。這時就可以把審計人員和不同領域專家,以項目組形式指派到位,以項目組為單位對其進行領導和考核。高校基建工程主要服務于教學,普遍都會要求在秋季開學前投入使用。下半年施工單位才忙于編制竣工結算資料,經基建管理部門初步審核后報審計部門審計。這套程序下來該到年底了。所以每年年底工程竣工結算審計工作量非常大,這就需要聘請不同領域的專家,成立若干審計項目組,在處領導的統一安排下緊張、有序地開展審計工作。

⒊審計項目面對復雜和不確定環境時,適合應用矩陣式管理。面對復雜和不確定環境時,內部審計對協調與信息處理有較高的要求,需要更加靈活、有效地協調審計項目。如“小金庫”的專項審計。“小金庫”的設立,其性質屬侵占、截留、私分國家和學校的收入,它的支配權實際上掌握在個別領導者手中,由于其隱蔽性和開支的隨意性,形成了監督的死角、管理的“黑洞”,在很大程度上擾亂了正常的高校財務管理秩序,造成國家資產的流失,也極易誘發違紀違法案件和消極腐敗現象,并且縱容助長了不正當的職務消費,危害了黨風黨紀,敗壞了社會風氣,這是一個重要性問題。同時它又是一個復雜性的問題,它存在于各類學費的收取,學校資產的出租、出借,招標采購環節,包括儀器設備大宗物資、醫藥、圖書等采購,工程建設以及校內上繳款項、利息收入等方面。為從根本上杜絕私設“小金庫”行為,學校要成立治理“小金庫”專項工作組,由審計處牽頭,財務、紀檢等職能部門密切配合,建立有效監督檢查機制。

二、矩陣式高校內部審計的開展方式

(一)矩陣式管理與傳統的垂直式組織形式相結合。矩陣式結構在復雜多變的審計環境中具有較大優勢,因此適用于非常規的審計項目。這些審計項目要求審計組具有高度的靈活性、效率性、豐富的專業儲備和專家經驗。而審計處每年安排的常規項目,審計的內容和重點變化不大,都已經形成了穩定、規范的做法,更適合傳統的審計組織形式:即審計處每年制定年度工作計劃,報分管校領導批準后,各科室執行計劃。將矩陣式審計與傳統的直線式審計組織形式相結合,才能既做好常規審計項目的日常審計工作,也抓住校領導關注的問題的審計;既有強大的執行力和穩定性,也兼顧高效、靈活的應變能力。

(二)加強矩陣式項目組的領導力和執行力。跨部門各專業人才的協作以及審計項目組成員工作時間的合理調配,是矩陣式項目組高效運行的前提。項目成員可能同時從屬于其他的審計項目,勢必會出現時間沖突、工作優先級別難明確、溝通不暢等問題。因此建議審計處領導擔任矩陣式項目組的總指揮,把控全局,處理跨多個職能部門及審計項目負責人之間的關系,合理分配項目成員在本項目中的時間及職責,有效避免上述問題的發生。

(三)建立合理的績效考核和激勵制度。在矩陣式組織中,審計人員接受雙重領導,成員位置不固定,容易產生臨時觀念、責任心不強的問題。解決這一問題的關鍵就在于建立合理的績效考核和激勵制度。審計部門應在考核體系中,綜合考察審計人員在兩個崗位上的表現,即明確他們在每個崗位上的目標和責任,以防范矩陣式管理可能造成的管理責任不清、業務部門互相推諉的現象。建立完善的個人考核指標體系,細化評分標準,可以根據審計項目完成情況適當增加審計項目組成員的評分權重,以激勵參與項目組的審計人員盡心工作。同時適時地采用獎懲和其他一些激勵措施,將合理的獎懲制度日常化、規范化,充分發揮各部門和個人的積極性,確保審計處內部管理體系的高效穩健運行。

作者：何昌云單位：揚州大學