文書檔案管理制度論文范文
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1.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國(guó)封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡(jiǎn)牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫(kù)房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍。”蘭臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國(guó)家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國(guó)都洛陽(yáng)的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫(kù)。《后漢書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽(yáng)宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來(lái)存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫(kù)房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡(jiǎn)牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡(jiǎn)牘官文書檔案的庫(kù)房。郡級(jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡(jiǎn)牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無(wú)東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長(zhǎng)一人。主記室史，主錄記書，催期會(huì)。無(wú)令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案管理人員，如縣令長(zhǎng)的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣。”睡虎地秦簡(jiǎn)《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過(guò)安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡(jiǎn)牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡(jiǎn)牘的放置情況來(lái)分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡(jiǎn)牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡(jiǎn)牘官文書檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡(jiǎn)冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡(jiǎn)牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡(jiǎn)中的兵簿簡(jiǎn)牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡(jiǎn)中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來(lái)。除最后一種是進(jìn)行過(guò)程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份來(lái)分類。
二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書的正本由長(zhǎng)官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡(jiǎn)“：庫(kù)武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎。’”
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來(lái)防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫(kù)。檔案入庫(kù)后，必須經(jīng)過(guò)檢查確認(rèn)沒(méi)有火源以后，才能關(guān)閉府庫(kù)房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫(kù)周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時(shí)立法對(duì)于玩忽職守丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡(jiǎn)《法律答問(wèn)》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽(yáng)發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽(yáng)坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽(yáng)及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書的運(yùn)作對(duì)于保障國(guó)家政令正常傳遞，保護(hù)國(guó)家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡(jiǎn)中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫(kù)中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
綜上所述，秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書是封建國(guó)家體制下各種政令信息傳遞的主要載體，秦漢行政體系能夠正常運(yùn)行是依托于秦漢官文書傳遞展開的，為保障各級(jí)政令傳遞的暢通與行政管理工作的順利開展，秦漢時(shí)期確立并完善了相應(yīng)的簡(jiǎn)牘官文書檔案收藏和管理制度，并對(duì)日后幾千年的中國(guó)文書檔案工作制度產(chǎn)生了重要的影響。
作者：賀科偉單位：河南師范大學(xué)圖書館事業(yè)與文化研究中心