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《冷戰(zhàn)國(guó)際史研究》2017年第1期

［摘要］基建項(xiàng)目檔案是建設(shè)工程的真實(shí)記錄，記載了基建工程的全過程，做好基建檔案工作對(duì)工程管理、運(yùn)行、維護(hù)和改建具有重要的作用。本文從基建項(xiàng)目管理實(shí)踐出發(fā)，詳細(xì)闡述了基建項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，分析了管理工作中存在的主要問題，并提出了解決問題的建議，希望能夠提升基建項(xiàng)目的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。

［關(guān)鍵詞］基建項(xiàng)目；檔案管理；實(shí)踐思考

1基建檔案概述

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，具有比工程實(shí)體本身更長(zhǎng)久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的重要憑證和依據(jù)。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，重點(diǎn)工程項(xiàng)目不斷增多，認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性是新形勢(shì)下基建檔案管理的重要任務(wù)。筆者所在單位作為一家集團(tuán)公司下屬的專業(yè)從事基建項(xiàng)目管理的全資子公司，負(fù)責(zé)總公司生產(chǎn)基地配套生活設(shè)施建設(shè)。為滿足總公司快速發(fā)展對(duì)辦公資源的需要，公司成立以來，分別在北京、天津、上海、深圳等4個(gè)地區(qū)新建了一批辦公、科研用房及配套服務(wù)設(shè)施，并分別在上述4個(gè)地區(qū)設(shè)立了項(xiàng)目組、子公司，負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)和管理。自2015年，又相繼承接了惠州和山西項(xiàng)目，目前在建中。

2基建項(xiàng)目檔案管理的主要做法

筆者所在單位通過幾年的管理實(shí)踐，逐步探索出了符合工作實(shí)際的一套基建項(xiàng)目檔案管理模式，主要思路和做法可概括為：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中保管和節(jié)點(diǎn)把控。

2.1統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

一是統(tǒng)一管理制度。以國(guó)家、行業(yè)、以及系統(tǒng)內(nèi)主管單位的相關(guān)要求為基礎(chǔ)，公司檔案部門提前謀劃和統(tǒng)籌安排，提前訂標(biāo)準(zhǔn)、出要求，制定并《項(xiàng)目工程檔案管理制度》（歸檔范圍、檔案分類、歸檔要求和整編細(xì)則，含聲像檔案、電子檔案等），以利于各項(xiàng)目組執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際實(shí)施過程中，由各項(xiàng)目組結(jié)合地方城建檔案館規(guī)定及項(xiàng)目特點(diǎn)，制訂實(shí)施細(xì)則并組織進(jìn)場(chǎng)的參建單位具體實(shí)施，做到標(biāo)準(zhǔn)一致、規(guī)范統(tǒng)一。同時(shí)，在整理檔案的實(shí)際工作中，不斷積累、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)對(duì)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善升級(jí)。二是統(tǒng)一計(jì)劃管理。為確保工程檔案整理與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，公司采取制訂年度工作計(jì)劃的管控方式。每年年初組織各項(xiàng)目組依據(jù)公司確認(rèn)的年度項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃，組織監(jiān)理、總包等參建單位共同制訂年度項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃，明確各階段工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并按計(jì)劃認(rèn)真推進(jìn)執(zhí)行。三是統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。公司采取“請(qǐng)進(jìn)來”的方式，委托專門的檔案咨詢單位統(tǒng)一實(shí)施項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，協(xié)助進(jìn)行項(xiàng)目工程檔案業(yè)務(wù)交底培訓(xùn)、監(jiān)督指導(dǎo)、過程檢查，對(duì)檔案收集整理、組卷、編目、保管等工作的整體質(zhì)量進(jìn)行指導(dǎo)與把關(guān)，形成自始至終的同一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

2.2各負(fù)其責(zé)

公司堅(jiān)持“誰形成、誰整理”“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的檔案管理工作原則。項(xiàng)目組作為建設(shè)單位，是項(xiàng)目檔案管理的主責(zé)單位，負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程檔案資料管理工作的全過程組織、協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)；負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目各階段工程檔案的驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)組織參建單位編制竣工文件，完成竣工檔案整體移交。各承包商負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、積累、整理和編制，實(shí)行總承包的，由總承包商匯總，總承包商負(fù)有對(duì)自行實(shí)施工程、分包工程及平行發(fā)包工程等竣工資料的審核、整改及歸檔等職責(zé)。監(jiān)理單位負(fù)有協(xié)助建設(shè)單位對(duì)參建單位項(xiàng)目工程資料進(jìn)行過程監(jiān)督檢查職責(zé)，負(fù)責(zé)審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)收材料及其他監(jiān)理文件。各參建單位自覺接受建設(shè)單位的監(jiān)督檢查，按照國(guó)家相關(guān)法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及建設(shè)單位合同約定完成各自職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目工程資料的收集、整理、歸檔和驗(yàn)收工作。

2.3集中保管

公司要求項(xiàng)目組及參建單位建立資料管理臺(tái)賬，對(duì)項(xiàng)目資料實(shí)行集中統(tǒng)一保管，確保項(xiàng)目建設(shè)全過程資料的齊全完整。堅(jiān)持原件歸檔，要求項(xiàng)目組加強(qiáng)對(duì)報(bào)請(qǐng)審批類文件（多為復(fù)印件、傳真件）的管理，在資料臺(tái)賬中要注明原件存放處，以便及時(shí)追溯并進(jìn)行原件替換。

2.4節(jié)點(diǎn)管控

（1）階段檢查。為掌握參建單位竣工資料的形成情況，注意與項(xiàng)目管理緊密結(jié)合，適時(shí)進(jìn)行階段檢查，特別檢要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段的資料收集整理進(jìn)度以及資料質(zhì)量。對(duì)于容易疏忽和多發(fā)問題，以及不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的做法，公司采取施工單位自查、監(jiān)理復(fù)查的方式，并在過程中及時(shí)整改解決。

（2）竣工資料審核把關(guān)。及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，按照工程階段竣工節(jié)點(diǎn)，組織檔案咨詢單位對(duì)需移交的竣工資料進(jìn)行把關(guān)。提前介入，對(duì)資料整編計(jì)劃、歸檔范圍、資料規(guī)范性以及移交方案等進(jìn)行審查把關(guān)，提出指導(dǎo)意見，確?？⒐べY料符合歸檔要求。

3基建項(xiàng)目檔案管理存在的問題

近年來,公司在基建項(xiàng)目檔案管理方面進(jìn)行了成功的探索與實(shí)踐,順利完成了上海項(xiàng)目、北京項(xiàng)目檔案的歸檔和移交。天津、深圳項(xiàng)目也即將進(jìn)入竣工檔案驗(yàn)收階段。但是，基建項(xiàng)目檔案管理也存在一些不容忽視的問題。

3.1檔案工作人員變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)水平不高

在工程建設(shè)中，檔案工作人員多為新同志，有的甚至是臨時(shí)抽調(diào)，身兼數(shù)職，缺少基建工程知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)流程不熟悉，欠缺工程檔案管理業(yè)務(wù)方面的實(shí)踐能力，需要長(zhǎng)時(shí)間去適應(yīng)基建工程檔案管理工作。另一方面，檔案管理人員工作不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，尤其是參建單位，人走檔走、人走檔案無人做或檔案管理缺乏連續(xù)性的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)和管理要求未能得到有效落實(shí),造成檔案管理工作脫節(jié)，無法保證檔案資料的齊全，嚴(yán)重影響了工程檔案的歸檔質(zhì)量。

3.2檔案整編進(jìn)度滯后

參建單位的檔案意識(shí)淡薄,認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)項(xiàng)目檔案工作不夠重視，在項(xiàng)目建設(shè)過程中存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，施工單位往往比較重視工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量、安全、資金等問題，不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作,不是按照施工過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來整理資料,往往是工程施工快結(jié)束了,才投入大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收，導(dǎo)致工程檔案的形成滯后于工程建設(shè)進(jìn)度。

3.3檔案質(zhì)量存在缺陷

由于工程施工過程中產(chǎn)生的檔案資料未得到足夠重視，工程檔案存在不完整性、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)等方面的問題。不完整：地勘資料、征遷文件、未中標(biāo)標(biāo)書、特種設(shè)備檢測(cè)、試運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)程記錄消缺、質(zhì)量問題處理、監(jiān)理通知回復(fù)、工程變更以及影像檔案等資料收集不全。不準(zhǔn)確：合同無騎縫章、報(bào)告無簽字印章、驗(yàn)收無意見只有章、試驗(yàn)報(bào)告填寫缺項(xiàng)、代簽字、印章使用超過有效期等問題屢見不鮮。不系統(tǒng)：分類或歸類不合理、原材料證明與復(fù)試組卷不對(duì)應(yīng)、案卷文件排序亂、跨單位工程組卷不合理。不規(guī)范：各類載體（包括聲像）文件的形成和整編均存在不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的現(xiàn)象。這些問題如得不到有效解決與整治，勢(shì)必會(huì)影響在建項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收以及新建項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展，這也就為如何做好項(xiàng)目工程檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

4思考與建議

針對(duì)新建項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)全面分析以往項(xiàng)目存在的問題、系統(tǒng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有預(yù)見性地開展工作，提前解決制約基建檔案管理工作的難題。同時(shí)，建設(shè)單位要充分發(fā)揮文件檔案管理支撐項(xiàng)目管理的作用，進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，落實(shí)管理責(zé)任，大力推動(dòng)過程管控，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查與考核，確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程檔案目標(biāo)。

4.1“落實(shí)制度”是做好檔案工作的重要前提制度

千好萬好，關(guān)鍵在于落實(shí)和執(zhí)行。項(xiàng)目組作為竣工驗(yàn)收的終端單位，不但要對(duì)參建單位進(jìn)行工作檢查，開展審核驗(yàn)收與整理移交，重點(diǎn)是要做好日常制度宣貫及業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作（尤其新項(xiàng)目），明確管理要求，確保紙質(zhì)、聲像資料整編要求落實(shí)到位。同時(shí)，項(xiàng)目組要督促各參建單位把檔案管理列入項(xiàng)目管理，形成項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由業(yè)主牽頭，成立由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面有關(guān)人員組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確工程參建單位法人為該項(xiàng)工程的檔案第一責(zé)任人，并要求各單位配備專職檔案員，要把工程文件材料形成、積累、歸檔工作納入崗位責(zé)任管理，落實(shí)到人。此外，業(yè)主、監(jiān)理單位要按項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定做好工程文件材料的收集、整理、歸檔保管以及督促、指導(dǎo)、檢查工作。

4.2提高檔案工作人員的履職度

一要及時(shí)了解項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，主動(dòng)與當(dāng)?shù)爻墙n案主管部門取得聯(lián)系，掌握項(xiàng)目竣工檔案的具體規(guī)定及要求。二要做好與參建各方項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)的工作聯(lián)系，建立縱向到底、橫向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)檔案人員崗位責(zé)任制。三要認(rèn)真履行項(xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)咨詢和跟蹤服務(wù)工作，做好過程監(jiān)督檢查，使項(xiàng)目檔案工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。四要掌握項(xiàng)目檔案管理操作技術(shù)，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)范，確保項(xiàng)目資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

4.3實(shí)現(xiàn)合同化管理，確保合同對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效控制

合同是約束整個(gè)工程的關(guān)鍵，也是對(duì)工程建設(shè)中各方面實(shí)施控制的龍頭，控制了每份合同執(zhí)行完畢應(yīng)提交的文件，也就等于收齊了所有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)開發(fā)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)、咨詢招標(biāo)等合同、協(xié)議中，合同均應(yīng)設(shè)立專門條款，對(duì)項(xiàng)目文件的整編歸檔內(nèi)容、整理標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量、介質(zhì)和套數(shù)、移交時(shí)間等方面提出具體要求，并寫明違約責(zé)任。監(jiān)理合同中應(yīng)增加對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任，懲罰中應(yīng)明確審核責(zé)任占質(zhì)量保證金的比例。

4.4堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步

項(xiàng)目建設(shè)從立項(xiàng)到竣工是一個(gè)周期長(zhǎng)、涉及面廣的龐大工程，為確保工程檔案整編與工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，建設(shè)單位必須做好以下幾方面。首先，建設(shè)單位要細(xì)化管控措施，采取制訂工程檔案年度工作計(jì)劃的方式，組織監(jiān)理、總包等參建單位依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際進(jìn)展，按照分步分項(xiàng)工程對(duì)檔案的收集、整理、組卷工作進(jìn)行任務(wù)分解，明確各階段工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，制訂項(xiàng)目工程檔案管理工作計(jì)劃，并按計(jì)劃認(rèn)真推進(jìn)執(zhí)行。同時(shí)，建設(shè)單位要實(shí)施計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的檢查考評(píng)，以不斷夯實(shí)日常基礎(chǔ)管理工作。

4.5強(qiáng)化責(zé)任，逐級(jí)審核項(xiàng)目檔案質(zhì)量

本著對(duì)工程負(fù)責(zé)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，建設(shè)單位要把總包、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、業(yè)主的專工審核把關(guān)納入管理程序，與檔案部門審核各有側(cè)重，逐級(jí)審核。同時(shí)，形成審查記錄和整改閉環(huán)，確保項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

4.6重視聲像檔案采集工作。

聲像檔案是最真實(shí)的歷史記錄，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位都應(yīng)給予足夠重視。從施工開始時(shí)，各單位就要跟蹤拍攝工程施工的全過程，在隱蔽工程驗(yàn)收等重要工作節(jié)點(diǎn)一定要有影像資料，對(duì)每一個(gè)工序和每一項(xiàng)技術(shù)，尤其是一些新技術(shù)和新材料要進(jìn)行詳細(xì)拍攝，同時(shí)注意規(guī)范性，最后整理出一套完備的聲像檔案。

4.7把握重點(diǎn)，抓好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的法定內(nèi)容。無論是產(chǎn)權(quán)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局頒布的《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案?jìng)浒钢贫?、?yàn)收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟?；n案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收。在驗(yàn)收工作中，各參建單位要把工作重點(diǎn)放在前期管理文件、重要協(xié)議、重要合同、隱蔽性文件、工程文件、質(zhì)檢文件和監(jiān)理文件上。在驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，各參建單位要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保各類歸檔材料做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備有效，保證項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量，做好基建檔案驗(yàn)收工作。

4.8強(qiáng)化監(jiān)督，充分發(fā)揮監(jiān)理單位作用

在工程建設(shè)過程中，各參建單位要充分利用監(jiān)理單位做好檔案管理工作，借助監(jiān)理的管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)各參建單位檔案管理工作的督促檢查，能夠更加有效地促進(jìn)檔案工作的順利推進(jìn)，因此，要求監(jiān)理單位在抓工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等工作的同時(shí)，做好以下工作。一是要嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程文件的質(zhì)量關(guān)，尤其是隱蔽工程、關(guān)鍵部位，監(jiān)理單位必須親臨施工現(xiàn)場(chǎng)不間斷地進(jìn)行監(jiān)督檢查。二是協(xié)同檔案管理人員督促承包商對(duì)施工文件實(shí)施跟蹤建檔，并進(jìn)行不定期的檢查、抽查，確保歸檔文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

5結(jié)語

建設(shè)單位要在薄弱環(huán)節(jié)上狠下功夫，進(jìn)一步提高基建項(xiàng)目的檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理，為公司可持續(xù)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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作者：郭志綏 單位：中海油基建管理有限責(zé)任公司