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摘要：近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，電子檔案成為趨勢，它與基建檔案管理相結(jié)合，強化檔案資源的有效收集與歸檔，為新時期基建工程檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了更加豐富與有利的條件，提升了檔案管理的有效性與可靠性，從根本上為基建工程可持續(xù)發(fā)展提供了堅實的保障。

關(guān)鍵詞：基建工程；電子檔案；收集

基建工程電子檔案主要形成于基建工程活動實踐之中，借助計算機媒介進行存儲，形成支持網(wǎng)絡(luò)傳送的數(shù)字代碼序列，能夠支撐計算機軟硬件的使用。基于快速發(fā)展的計算機技術(shù)，基建工程設(shè)計施工技術(shù)水平不斷提升，尤其是CAD等軟件的應(yīng)用，使得紙質(zhì)檔案管理很難滿足實際需求。為此，要以基建工程發(fā)展為切入點，對基建工程電子檔案收集工作進行全面探討，正視管理中存在的問題，構(gòu)建行之有效的對策，切實增強電子檔案服務(wù)的規(guī)范性與有效性。

一、基建工程電子檔案的特征

（一）基建工程電子檔案囊括工程全過程，凸顯系統(tǒng)性與階段性基建工程電子檔案是以基建工程為依托而構(gòu)建的完整與系統(tǒng)的檔案，內(nèi)容涉及圖像、文本、影像等多種形式，是檔案系統(tǒng)中必不可少的組成部分。在基建工程項目中包含多個環(huán)節(jié)，如規(guī)劃、設(shè)計、施工以及竣工等，各個時期都會產(chǎn)生大量電子文件，彼此關(guān)系緊密，不可分割，同時又凸顯不同環(huán)節(jié)的差異性。階段性的這一特征要求基建工程電子檔案要以工程施工為目標，強化設(shè)計、施工等階段資料的高效收集、整理與分類，提升管理效率，保證收集的高效性。

（二）基建工程電子檔案內(nèi)容專業(yè)性強，動態(tài)特征突出基建工程自身極具專業(yè)性，其設(shè)計與施工由多種專業(yè)的技術(shù)人才共同完成，涉及諸多技術(shù)內(nèi)容，同時凸顯多種學(xué)科的交叉性。例如，CAD技術(shù)雖然在基建工程設(shè)計與施工中都有應(yīng)用，但不同專業(yè)對其應(yīng)用性存在差異，這就需要在繼續(xù)電子檔案收集工作時明確工程專業(yè)的特征。另外，基建工程施工，影響因素眾多，主客觀都有，設(shè)計變更時有發(fā)生，設(shè)計文件圖紙等很難維持不變，這種頻繁與普遍的修改與調(diào)整就需要電子檔案保證動態(tài)性，實現(xiàn)與紙質(zhì)文件的一致性與統(tǒng)一性。

二、基建工程電子檔案收集工作中的難點與問題

（一）基建工程電子檔案管理水平參差不齊，重視程度有待提升基建行業(yè)多處于不同區(qū)域進行現(xiàn)場施工，地區(qū)特征明顯，辦公自動化程度差異很大。一些地區(qū)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)辦公，但還存在單機管理的形式。從電子檔案管理角度探討，網(wǎng)絡(luò)是其存在與發(fā)展的前提，一旦辦公自動化條件落后，電子檔案收集與管理工作就很難順利開展。另外，還有些地區(qū)雖然已經(jīng)開通網(wǎng)絡(luò)，但是辦公自動化尚未與檔案工作相融合，尤其缺乏較強的自動化意識與觀念，電子檔案的作用尚未有效發(fā)揮。此外，一些管理者對收集與管理工作不夠程度，影響電子檔案管理效率的提升，無法保證電子檔案的全面性、可靠性與完整性。

（二）缺乏高效與統(tǒng)一的規(guī)范與制度當前，檔案管理雖然具備相關(guān)標準與規(guī)范，但是在收集與管理制度方面存在較大差異，尤其是電子文件的收集，尚未構(gòu)建統(tǒng)一性的規(guī)范，電子檔案的作用尚未得到全面發(fā)揮。電子檔案收集與管理工作缺乏行之有效的對策，歸檔整理意識不強，使得電子文件處于分散狀態(tài)，文件損壞、失效現(xiàn)象時有發(fā)生，電子檔案的優(yōu)勢也無法得到有效發(fā)揮。

（三）基建工程極具復(fù)雜性，電子檔案收集管理凸顯系統(tǒng)性一般情況下，基建工程涉及多個階段。同時，不同環(huán)節(jié)間隔時間較長，有的甚至達到數(shù)年，而歸檔時間多在項目結(jié)束之后進行。因此，新舊交替現(xiàn)象較為普遍，很難保證計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性與可靠性，系統(tǒng)故障極易發(fā)生，無法維持資料的完整性，很容易對施工造成損失。除此之外，在施工過程中，計算機系統(tǒng)、軟硬件以及管理操作都存在風(fēng)險，一些不可預(yù)見因素都會對檔案完整性造成影響，無法保證電子檔案的科學(xué)性與可靠性，影響紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性。

（四）基建工程檔案管理人員思想滯后，缺乏對電子檔案的深度理解鑒于電子檔案與紙質(zhì)檔案的差別，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理存在較大差異，如管理思想、管理手段以及管理形式等方面。但是，當前很多檔案管理人員缺乏對電子檔案的深刻認識，忽略電子檔案的科學(xué)性，單一地認為其自身存在不安全性，載體缺乏穩(wěn)定性，對電子檔案尚未給予充分肯定。這種思想的存在促使其同時進行紙質(zhì)檔案與電子檔案的存儲，在很大程度上增加了工作強度，工作效率亦無法真正提升。

三、如何全面加強基建工程電子檔案收集工作

（一）增加相應(yīng)投入，做好人員培訓(xùn)與教育對于基建工程電子檔案的收集工作，檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變思想與觀念，正確認識電子檔案的價值，合理加大相關(guān)投入，加快辦公自動化的發(fā)展，加大電子檔案發(fā)展空間，實現(xiàn)支持性資源的合理配置，尤其是做好各種載體的維護工作。另外，要重視開展檔案管理人員的培訓(xùn)，促使其轉(zhuǎn)變思維，以積極的熱情投入電子檔案收集工作之中，更好地掌握現(xiàn)代化工具，切實提升電子檔案管理效率，加強全面管控能力。

（二）加快制度性建設(shè)，提升管理的規(guī)范性與標準化針對電子文檔的收集與整理，國家及行業(yè)作出了詳細的規(guī)定，在進行相關(guān)規(guī)定與制度的構(gòu)建時，要以國家及行業(yè)標準為依托，充分考慮基建工程電子檔案文件的階段性與動態(tài)性特征，實現(xiàn)電子文檔與紙質(zhì)文檔的同步性，目的是維護電子檔案的一致性。立足電子檔案管理實踐，歸檔驗收是關(guān)鍵性一環(huán)，是電子檔案形成的入口，要嚴格遵循國家相關(guān)規(guī)定，對電子文件的齊全性進行檢驗，確保其滿足管理標準，存儲格式正確，能夠有效提供查閱功能，從根本上保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性。

（三）合理設(shè)置電子檔案使用權(quán)限，加強電子檔案的保管與使用檔案管理部門要將基建工程電子檔案管理工作落到實處。一般情況下，基建工程電子檔案存儲光盤不允許外借，可以進行復(fù)制與拷貝，但要登記，不得私自進行。另外，可以對使用權(quán)限進行設(shè)置，加強授權(quán)管理，構(gòu)建嚴格的保密制度，有效維護電子檔案的安全性與可靠性。

（四）將電子檔案收集管理工作滲透在基建工程項目前端在電子檔案管理過程中，要重視其形成階段的管控。具體講，電子文件多形成于立項與設(shè)計，因此要將電子檔案管理工作滲透在立項初期，進行規(guī)定，肯定其價值，明確收集方式，以便維護整個過程的有序進行，做到細節(jié)控制與監(jiān)督，保證文件的完整性。由此可見，電子檔案的有效管理離不開前端的科學(xué)有效控制，這是維護檔案完整性與系統(tǒng)性的前提，有利于資源的有效節(jié)約。立足新的發(fā)展時期，基建工程發(fā)展迅速，其檔案管理工作不容忽視。因此，要結(jié)合信息技術(shù)飛速發(fā)展，積極構(gòu)建電子檔案管理模式，正確認識電子檔案收集過程中存在的難點，構(gòu)建有效應(yīng)對策略，全面發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，維護檔案的可靠性與完整性，從根本上為基建行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供更加可靠的支撐。

參考文獻：

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作者：鄒婷 單位： 廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司